المحتوى

• خطوات
• أسئلة وأجوبة المجتمع

أقسام أخرى

يراقب المديرون الفعالون وقادة الفريق موظفيهم بفاعلية بطرق متنوعة لضمان سرعة انضباط أصحاب الأداء المنخفض ومكافأة أصحاب الأداء العالي. يمكن أن يساعدك مراقبة الموظفين أيضًا في تحديد المجالات التي يضيع فيها الموظفون وقت الشركة أو مواردها في الأمور الخاصة. باستخدام البرنامج المناسب ، يمكنك حظر مواقع الويب غير الملائمة أو غير القابلة للتطبيق على العمليات التجارية. يجب أن تكون مراقبة الموظفين بنجاح ، دون التسبب في احتكاك غير ضروري بالمكتب ، هدفًا لأي مدير فعال.

خطوات

طريقة 1 من 4: تحديد التوقعات

1. 

   قم بإنشاء شرح مكتوب لسياساتك. لن تكون سياساتك فعالة إلا إذا تم شرحها بعبارات واضحة في دليل أو دليل الموظف. يجب أن يكون هذا الدليل متاحًا بسهولة لجميع الموظفين وأن يحدد سياساتك وما الذي سيتم عمله في حالة عدم اتباعها. لأي سياسة مراقبة لديك ، مثل مراقبة الإنترنت أو الهاتف ، قد ترغب أيضًا في شرح عملية التفكير التي أدت إلى سياساتك. قد يساعد شرح سبب قيامك بذلك في تقليل عدم ثقة الموظفين بسبب مراقبة أنشطتهم.
   • ضع سياسات واضحة بشأن ضبط الوقت ، والساعات القابلة للفوترة (إن وجدت) ، والمكالمات الهاتفية الشخصية ، واستخدام الإنترنت الشخصي في العمل. شجع الموظفين على أخذ فترات راحة على مدار الساعة عند الاقتضاء.

2. 

   
   
   تأكد من أن الموظفين على دراية بهذه السياسات. إذا كان هناك أي نوع من المراقبة يتجاوز إجراءات التسجيل القياسية عند التقدم ، مثل إذا كنت تستخدم الهاتف أو مراقبة الإنترنت ، فيجب عليك إبلاغ موظفيك مباشرة. قم بعقد اجتماع أو إرسال بريد إلكتروني جماعي لشرح التغييرات في سياسة المراقبة وشرح بالضبط متى وكيف سيتم تسجيل المعلومات وحفظها وحذفها.
   • في بعض الولايات ، مثل كونيتيكت وديلاوير ، أنت ملزم قانونًا بإبلاغ موظفيك بأي مراقبة للإنترنت.
   • حتى إذا لم تكن مطالبًا بإبلاغ موظفيك بشأن المراقبة ، فقد يكون هناك رد فعل عنيف إذا لم تخبرهم واكتشفوا ذلك بأنفسهم.

3. 

   
   
   اتبع الإرشادات التأديبية بالضبط. عندما يفشل الموظف في اتباع سياساتك ، تأكد من اتخاذ الإجراء التأديبي المنصوص عليه لتلك المخالفة. تأكد من تطبيق السياسات بالتساوي على جميع الموظفين. كن واضحا بشأن نواياك. توثيق الإجراء التأديبي واطلب من الموظف التوقيع على الخطط التأديبية. إذا فشلت في اتباع هذه الإرشادات بشكل صحيح ، فسوف يعتقد الموظفون أن سياساتك الموضوعة بعناية لن يتم تنفيذها حقًا.

4. 

   
   
   حافظ على سياساتك في حدود المعقول. لا تسجّل الوصول كثيرًا أو تضع سياسات الإنترنت شديدة التقييد. يمكن للمدير الفضولي أن يخفض الروح المعنوية ويجعل الموظفين يشعرون بالتوتر. ركز على النتائج وليس على العملية. إذا كان الموظف ينتج عملاً جيدًا ويعمل بشكل جيد في فريق ، فلا تعزف كثيرًا على التفاصيل.
   • امنح موظفيك من المستوى الأعلى مزيدًا من الحرية. في حين أنه قد يكون من المناسب إعطاء مساعد مؤقت أو مساعد إداري لديه القليل من الاستثمار في عملك جهاز كمبيوتر يواجه مساحة مفتوحة يمكنك مراقبتها ، يتوقع موظفو المستوى الأعلى الثقة.
   • من المرجح أن تؤدي حرية القيام بالعمل بطريقتهم الخاصة إلى زيادة إنتاجية الموظفين من المستوى الأعلى ، وليس أقل.

طريقة 2 من 4: تقييم الإنتاجية

1. 

   تحقق في موظفيك. من وقت لآخر ، قم بتسجيل الوصول مع الموظفين في مكاتبهم الخاصة في وقت غير محدد. إذا كان الموظف كثيرًا ما "ينقر بعيدًا" عن النافذة عندما تدخل ، أو يغلق الهاتف ، فقد تحتاج إلى التعبير عن بعض القلق. يمكن أن تساعدك مشاهدة الموظفين شخصيًا في تقديم النقد البناء لعملهم.

2. 

   اطلب شرحًا لما كان الموظف يعمل عليه. تتمثل إحدى الطرق البسيطة لإبقاء الموظفين في المساءلة في إجراء محادثات منتظمة معهم حول كيفية سير عملهم. اسألهم عما فعلوه منذ محادثتك الأخيرة ، وطرح المزيد من الأسئلة وتقييم ردودهم مع تطور المحادثة. اطلب تفاصيل وأدلة ملموسة على النتائج.

3. 

   اجعل الموظفين يوثقون عملهم. اطلب من موظفك تسجيل تقدم عمله في سجلات النشاط أو قوائم المراجعة أو تقارير التقدم. ومع ذلك ، يجب ألا تكون التقارير مرهقة أو "مشغولة" ، ولكن يجب أن تشجع أعضاء الفريق والإدارة على حد سواء على البقاء على اتصال وعلى نفس الصفحة. لا تخف من طلب إثبات العمل الموضح في التقرير عندما تتحدث مع الموظف.

4. 

   تقييم الأعمال قيد التقدم. إذا كنت قلقًا بشأن الإنتاجية ، فاطلب إثباتًا ملموسًا للأداء يمكن قياسه ومحدَّد بالوقت. إذا كان الموظف هو قائد المشروع ، فقم بتعيين المعالم ولكن أيضًا اطلب الخطط والجداول الزمنية للمشروع. تحقق مع الموظفين الآخرين للتأكد من أن جميع أعضاء فريق المشروع يتواصلون. تتبع التقدم المحرز في المشاريع طويلة الأجل شخصيًا وتقييم دقتها واكتمالها.
   • على سبيل المثال ، يمكنك مراقبة إدخالات البيانات لموظف تم تعيينه لإدارة قاعدة بيانات. يمكنك تقييم توقيت الإدخالات ودقتها والتزامها بإرشادات الشركة.

5. 

   اسأل الآخرين عن تفاعلات الموظفين. اسأل الموردين والعملاء والموظفين الآخرين عن تفاعلاتهم مع موظف معين للحصول على صورة لكيفية تصرف هذا الموظف. ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى طريقة لزيادة موضوعية هذه الملاحظة حتى لا يتم تمثيل الموظفين بشكل غير عادل. عند طلب هذه المعلومات ، اطلب تفاصيل حول التفاعل بدلاً من مرات الظهور. اطلب أوصافًا للتفاعلات بدلاً من التقييمات. ودائما يكون منفتح الذهن. أنت لا تعرف أبدًا متى يتم تحريف الموظف.

الطريقة الثالثة من 4: مراقبة النشاط عبر الإنترنت

1. 

   اختر برنامج المراقبة. يمكن إعداد برمجيات المراقبة بعدة طرق. أول شيء يجب مراعاته هو إعداد نظام كامل مع خادم. سيشمل ذلك الحماية من الفيروسات والبرامج الضارة ، وكذلك مراقبة الموظفين. إذا لم يكن لديك موظفو تكنولوجيا المعلومات لصيانة المعدات ، فيمكنك استخدام خدمة قائمة على السحابة مثل Trend Micro Business Security أو Symantec Cloud للحصول على هذه الخدمات. هذه الخدمات ليست باهظة الثمن. نتوقع أن تدفع حوالي 150 دولارًا سنويًا.
   • إذا كنت تحاول فقط تتبع استخدام الويب للموظفين وحظر بعض المواقع ، فستعمل حزمة برامج أبسط. ستكون هذه الخدمة أرخص وتتيح لك مراقبة صفحات الويب وتصفيتها وعرض ضغطات المفاتيح والتقاط لقطات شاشة. على سبيل المثال ، توفر Interguard Sonar هذه الخدمات.
   • في بعض الحالات ، قد تتمكن حتى من الحصول على أنظمة تتبع بدائية مجانًا. على سبيل المثال ، تقوم ActivTrak بمراقبة حركة مرور الويب الخاصة بالنظام وتنتج تقريرًا شهريًا لك.

2. 

   منع المواقع الضارة أو غير الملائمة. يحق لأصحاب العمل مراقبة صفحات الويب التي يزورها موظفوهم وحظر المواقع التي يعتبرونها غير مهمة للعمليات التجارية أو غير مناسبة أو قد تكون ضارة. بشكل أساسي ، يحظر أصحاب العمل مواقع ويب معينة إما للتأكد من أن الموظفين منتجين ، مثل حظر Facebook أو مواقع تداول الأسهم التي تشتت انتباههم ، أو للتأكد من أن الموظفين لا يضايقون زملاء العمل أو يرتكبون التجسس على الشركة.
   • قد يقوم أرباب العمل أيضًا بحظر المواقع التي تعتبر إباحية أو بغيضة.
   • تسمح بعض حزم المراقبة بتعيين حدود زمنية على أنواع معينة من مواقع الويب ، على سبيل المثال السماح بمقدار معين من الوقت كل يوم على مواقع التواصل الاجتماعي.
   • عندما تلاحظ أن موظفيك يزورون موقعًا إلكترونيًا لا علاقة له بالعمل بشكل متكرر ، قم بحظر هذا الموقع ثم إرسال بريد إلكتروني لتذكيرهم بأنهم في وقت الشركة.

3. 

   مراقبة البريد الإلكتروني. يصعب على أصحاب العمل تبرير مراقبة رسائل البريد الإلكتروني. قبل قراءة أي رسائل بريد إلكتروني للموظفين ، يجب إخطار الموظفين بالسياسة التي تسمح بقراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج صاحب العمل عادةً إلى سبب للاشتباه الذي دفعهم إلى قراءة رسائل البريد الإلكتروني ، مثل حادثة موثقة مع ذلك الموظف. من الصعب أيضًا على أصحاب العمل تبرير قراءة رسائل البريد الإلكتروني إذا زعموا في الأصل أن رسائل البريد الإلكتروني ستكون سرية.

4. 

   تأكد من أنك ملتزم بالقانون. قد تتداخل بعض إجراءات المراقبة مع حق موظفيك في الخصوصية. تحقق مع محامي التوظيف قبل تثبيت برنامج المراقبة. تأكد من وجود وثائق مكتوبة على البرنامج وقع عليها الموظفون ، وأن الجميع يفهم الغرض من البرنامج.

طريقة 4 من 4: إنشاء أنواع أخرى من المراقبة

1. 

   سجل المحادثات الهاتفية. يسمح القانون الفيدرالي لأصحاب العمل بمراقبة المحادثات الهاتفية للموظفين. ومع ذلك ، هذا صحيح فقط للمكالمات المتعلقة بالأعمال ، مثل تلك مع العملاء أو الموردين. لا يُسمح لصاحب العمل عمومًا بمراقبة المكالمات الشخصية ، ويجب عليه التوقف عن تسجيل المكالمة ومراقبتها عندما يدرك أنها شخصية. الاستثناء الوحيد لذلك هو ما إذا كانت المكالمات الهاتفية الشخصية محظورة صراحةً بموجب سياسة مكان العمل.
   • يجب أن يتم تسجيل الرسائل الصوتية ومراقبتها فقط مع وجود مبرر ، مثل الاشتباه الموثق بسوء السلوك.
   • يمكن تسجيل المحادثات الهاتفية باستخدام نقرات الهاتف أو نظام التسجيل الإلكتروني. في بعض الحالات ، يمكن ربط ذلك ببرنامج المراقبة الآخر.

2. 

   قم بإعداد المراقبة بالفيديو. تستخدم الشركات عادة المراقبة بالفيديو لثني العملاء عن سرقة المنتجات. ومع ذلك ، تستخدم بعض الأنشطة التجارية أيضًا المراقبة بالفيديو للتأكد من أن الموظفين منتجين ولا ينتهكون سياسات الشركة. يمكن أن توفر لك مراقبة الموظفين بهذه الطريقة أدلة غير متحيزة على سوء سلوك الموظف ويمكن أن تحفزهم أيضًا على العمل بجدية أكبر. ومع ذلك ، فإن الشعور المستمر بالمراقبة قد يجعل الموظفين غير مرتاحين ويؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية. لهذه الأسباب ، فكر جيدًا في الإيجابيات والسلبيات قبل استخدام المراقبة بالفيديو.
   • في العديد من الولايات ، يتم تنظيم المراقبة بالفيديو أيضًا بعناية بموجب قانون الولاية. تحقق من قوانين ولايتك قبل تنفيذ هذا النوع من المراقبة.
   • يعد تصوير الموظفين بالفيديو أثناء قيامهم بأنشطة معينة ، مثل استخدام الحمام أو تغيير الملابس ، دائمًا غير قانوني ويمكن أن يؤدي إلى عقوبات جنائية.

3. 

   تتبع مواقع موظفيك. تسمح بعض التطبيقات ، مثل Xora و TSheets ، لأصحاب العمل بتتبع حركة الموظفين من خلال هواتفهم الذكية. يستخدم هذا عادةً لتسجيل الدخول أو الخروج وهو قانوني إذا أعطى الموظف الموافقة. ومع ذلك ، يتم تعقب بعض الموظفين على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع باستخدام البرنامج ، مما قد يمنحهم أسبابًا قانونية لمقاضاة أرباب العمل بسبب انتهاك الخصوصية. إذا قمت بتنفيذ هذا النوع من السياسة ، فاستشر محاميًا للتأكد من أنك تقوم بذلك بشكل قانوني.
   • قد تستخدم الشركات القائمة على الشحن أو القيادة أيضًا أجهزة التتبع في المركبات لضمان بقاء السائقين على الطريق. هذه ممارسة شائعة ومقبولة بشكل عام.

أسئلة وأجوبة المجتمع

أنا أدير فريقًا يتألف من 4 أعضاء. ما هي أداة تتبع الوقت التي توصي بها؟

أود أن أوصي بتتبع WebWork. أنا أستخدمه لاحتياجات مراقبة فريقي لمدة 7 أشهر بالفعل. إنه سهل الاستخدام ويحتوي على العديد من الميزات المفيدة مثل مستويات النشاط ولقطات الشاشة والتقارير والفواتير وما إلى ذلك. بل وأكثر من ذلك ، فهي ميسورة التكلفة مقارنة بالتطبيقات الأخرى.

كيف يمكنني عمل التقارير اليومية؟

يمكنك تجربة برنامج مراقبة وإدارة الكل في واحد. سيجمع ملخص العمل اليومي لكل موظف ويصدر تقريرًا يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا يمكنك التحقق منه أو تنزيله.

لقد وضعت الشركة سياسة تقضي بأن على كل فريق العمل على مدار الساعة عند الذهاب إلى الميدان أو خارج المكتب ، والتسجيل عند عودتهم. كيف يمكنني التعامل مع هذه المشكلة إذا رفض الموظفون القيام بذلك؟

من الصعب إجبار موظفيك على فعل ذلك ، فلماذا لا تستخدم طريقة أخرى لتحقيق هدفك؟ يمكنك تجربة برنامج المراقبة. يمكنه تسجيل وقت تسجيل الدخول وتسجيل الخروج من الكمبيوتر تلقائيًا ، لذلك سيكون وقت تسجيل الدخول والخروج هو الوقت الذي تريد تسجيله. بخلاف ذلك ، يمكنك تهديد موظفيك بأنهم لن يحصلوا على رواتبهم بدقة إذا لم يستخدموا النظام بدقة ، ولكن عليك أن تكون مستعدًا لفرض ذلك. تأكد من نشرها بشكل قانوني ومنح موظفيك الوقت الكافي للتكيف.