المحتوى

• مراحل
• جزء 1 اكتب خطاب شخصي
• جزء 2 اكتب خطاب عمل
• الجزء 3 اكتب خطاب تغطية

في هذه المقالة: اكتب خطابًا شخصيًا ، ثم قم بتخفيض خطاب العمل ، ثم قم بتقليل حرف الغلاف 19 المراجع

من المرجح أن تعطي رسالة مكتوبة جيدًا من البداية انطباعًا جيدًا للمستلم. إذا كنت تستعد لكتابة رسالة شخصية أو تجارية أو تحفيزية ، فقد تواجه صعوبة في ملء الخطوط البطيئة والخطوط الأولى. إذا كنت تريد معرفة التنسيق المناسب أو إذا كنت تريد معرفة أفضل طريقة لبدء تقديم خطاب ، فهناك مبادئ واستراتيجيات محددة يمكنك استخدامها.

مراحل

جزء 1 اكتب خطاب شخصي

1. اكتب عنوانك بالنسبة لرسالة شخصية ، ضع عنوانك في الجزء العلوي من الصفحة وقم بتوجيهه إلى اليسار. سيسمح هذا للمستلم بالرد عليك بسهولة لأنه لن يضطر إلى البحث عن عنوانك أو الاحتفاظ بالمغلف حتى يكتب إليك.
   • لا تحتاج إلى إضافة اسمك إلى العنوان. فقط ضع عنوان شارعك أو صندوق بريدك في السطر الأول ، ثم مدينتك ، والولاية والرمز البريدي الخاص بك على السطر التالي.

2. 
   

   
   اكتب التاريخ بعد عنوانك. من المهم تحديد موعد حتى يعرف مراسلك عندما كتبت الرسالة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا أيضًا لمراسلك إذا كان يريد الاحتفاظ بالرسائل التي يتلقاها وترتيبها حسب التواريخ. أدخل التاريخ على السطر التالي لعنوانك.
   • بالنسبة للتنسيق ، ضع أولاً التاريخ والشهر ثم السنة. على سبيل المثال ، "22 أبريل 2016".

3. 
   

   
   
   
   ضع عنوان مراسلك. سيتعين عليك بعد ذلك تخطي خط والكتابة على الجانب الأيمن من صفحتك. يجب عليك دائمًا الاستفادة من التحية "عزيزي" للبدء. اكتب بعد ذلك اسم المستلم مباشرةً ثم ضع فاصلة.
   • فكر في كيفية اتصالك بالمراسل عادة. فيما يلي بعض الأمثلة: "عزيزي ستيفاني" أو "عزيزي الجدة" أو "عزيزي السيد طومسون".

4. 
   

   
   ضع سؤالا. بالنسبة لرسالة شخصية إلى صديق أو أحد أفراد الأسرة ، فإن النهج الشائع هو البدء بطرح سؤال. يمكنك أن تبدأ بإظهار اهتمامك بما يفعله المحاور الخاص بك أو سؤاله كيف يفعل.
   • فيما يلي بعض الأمثلة على ما يمكنك قوله: "كيف حالك؟ "ما رأيك في مدرستك الجديدة؟ "هل تشعر بتحسن؟ "

5. 
   

   
   عبر عن اهتمامك بشيء قاله أو فعله محاورك. هناك طريقة أخرى فعالة لبدء خطاب شخصي وهي البدء بالتعبير عن اهتمامك بشيء قاله مستلمك في رسالتهم الأخيرة ، مثل النجاح الذي تحقق مؤخرًا أو عطلة رائعة لديهم أو عقبة يواجهونها.
   • على سبيل المثال ، يمكنك أن تبدأ رسالتك بالقول ، "مبروك على جائزتك". "يبدو أن عطلتك كانت ممتعة حقًا." "أنا آسف جدًا لأنه كان عليك أن تمر بهذه الأوقات الصعبة في المدرسة. "

جزء 2 اكتب خطاب عمل

1. 
   

   
   
   
   اكتب عنوانك يجب أن يظهر عنوانك البريدي الكامل أعلى الرسالة. لا تكتب اسمك قبل العنوان. ومع ذلك ، يمكنك كتابة عنوان بريد إلكتروني و / أو رقم هاتف تحت العنوان البريدي إذا كنت ترغب في ذلك.
   • اكتب عنوانك على الجانب الأيسر من الورقة.

2. 
   

   
   ضع التاريخ بعد كتابة عنوانك أو بعد وضع أي معلومات أخرى على معلومات الاتصال الخاصة بك ، تخطي خط واكتب التاريخ. اكتب التاريخ بالكامل من خلال تحديد اليوم والشهر والسنة.
   • على سبيل المثال ، "22 أبريل 2016".

3. 
   

   
   ضع عنوان مراسل خطابك على الجانب الأيمن من الورقة. اكتب اسم المراسل وعنوانه بالكامل على الجانب الأيسر من الورقة. اكتب العنوان بعد التاريخ بمسافة تفصل الاثنين.
   • تخطي سطر واحد بعد وضع عنوانك. تحياتك ("عزيزي ___" أو "إلى من هو على حق") يجب أن توضع في السطر التالي.

4. 
   

   
   حدد ما إذا كان التحية "عزيزي" مناسبًا في مخروطك. يعد بدء كتابة الرسائل بهذه الصيغة طريقة قياسية ، لكن هذه التحية قد لا تكون مناسبة دائمًا. على سبيل المثال ، قد تبدو هذه الصيغة شخصية للغاية بالنسبة لخطاب شكوى أو خطاب عمل.
   • النظر في الشخص الذي تكتب إليه وتحديد ما إذا كان إدخال الرسالة مع "عزيزي" سوف تحقق أو لن تحقق أهدافك. إذا كنت ترغب في معرفة المتلقي بشكل أفضل ، مثل الربط مع هذا الشخص في المشروع ، فربما تكون هذه الصيغة مناسبة.
   • إذا واجهت صعوبة في اتباع هذه الصيغة ، فيمكنك إزالتها وبدء تشغيلها من خلال كتابة العنوان واسم المستلم. على سبيل المثال ، يمكنك تقديم رسالتك بـ "Mr. Smith" ، ثم تابع الجملة التمهيدية.
   • "لمن هو الصحيح" هو بديل آخر ، ولكن هذه الصيغة هي أكثر بعداً وأكثر خطورة من التحية "عزيزي". استخدم هذه العبارة التمهيدية فقط إذا كنت لا تعرف اسم جهاز الاستقبال الخاص بك.

5. 
   

   
   فكر في كيفية مخاطبتك للمستلم. قبل وصف اسم المستلم ، خذ لحظة لتحديد أفضل طريقة للتحدث معه. في كثير من الحالات ، يجب أن تتناول خطابات العمل المستلمين بطريقة أكثر رسمية ، مثل عنوان الشخص. يمكنك أيضًا التفكير في كيفية وصول الشخص إليك في رسائله القديمة والتفكير في علاقتك.
   • النظر في عنوان وموقف الشخص . إذا كان المستلم لديه لقب أو يشغل منصبًا محددًا ، فيمكنك بدء عملك بهذا: "عزيزي الدكتور جونز". إذا كان جنرالًا في الجيش ، فيجب أن تبدأ رسالتك بـ: "عزيزي الجنرال ويلسون". يجب عليك أيضًا استدعاء حاملي شهادة الطبيب مع "دكتور".
   • اقرأ الرسالة التي تستجيب لها. إذا كتبت خطابًا استجابة لآخر ، فحاول معرفة كيف أتى المستلم إليك لتحديد العبارات التي يجب استخدامها. على سبيل المثال ، إذا كانت الرسالة التي تلقيتها تبدأ بـ "عزيزي السيد جونسون" ، يجب أن تبدأ رسالتك بـ "عزيزي السيد ____ ،".
   • فكر في نوع العلاقة التي تربطك بالمستقبل. يجب مراعاة العلاقة التي تربطك بالمستلم قبل الرد على رسالته. هل تشترك في نفس اسم العائلة؟ هل تستخدم عادة عنوانًا معينًا عند التحدث إليه؟ ضع في اعتبارك أنه حتى إذا اتصلت بالشخص باسمه الأخير في الماضي ، فقد يكون ذلك غير رسمي في خطاب احترافي. إذا كانت لديك شكوك ، فاحرص على مخاطبة الشخص بطريقة رسمية ، على سبيل المثال عن طريق كتابة السيد والسيدة والدكتور ، إلخ.

6. 
   

   
   اختيار لهجة لطيفة. بغض النظر عن المحتوى الخاص بك ، من الجيد الاحتفاظ بنبرة لطيفة لإثارة اهتمام المستلم. حتى إذا كنت تكتب خطاب شكوى أو أي نوع آخر من الأخطاء ، فلا تبدأ أبدًا في قول شيء غير مهذب أو تقديم طلبات. بدلاً من ذلك ، أرسل له أطيب تمنياتك أو أهنئه على فعل شيء ما.
   • على سبيل المثال ، لتبدو ودية في بداية الخاص بك ، يمكنك تجربة واحدة من هاتين الجملتين: "آمل أن تكونوا على ما يرام" "تهاني المخلصة على ترقيتك".

7. 
   

   
   اذكر الغرض من الرسالة. على الرغم من أنه من المهم أن تبدأ خطابًا تجاريًا بنبرة ودية ، إلا أنه من المهم بنفس القدر أن تصل إلى النقطة الصحيحة وأن تقول ما تكتب عنه. يمكنك تعريف سبب رسالتك باستخدام صيغة بسيطة ومباشرة تبدأ بـ: "أكتب هذه الرسالة إليك بسبب / for. "
   • يمكنك تخصيص هذه المقدمة للاستخدامات المختلفة. على سبيل المثال ، يمكنك أن تبدأ بأحد العبارات التالية: "أنا أكتب لك هذه الرسالة بسبب اهتماماتنا المشتركة" "أنا أكتب هذه الرسالة لتقديم طلب" "أنا أكتب هذا الخطأ لاقتراح شراكة بين شركاتنا. "

الجزء 3 اكتب خطاب تغطية

1. 
   

   
   استخدم نفس التنسيق كرسالة احترافية. عندما تكتب هذا النوع من الأخطاء ، يمكنك الاستفادة من نفس الأساليب المستخدمة لخطاب احترافي.
   • ضع عنوانك في أعلى الصفحة واترك محاذاته. لا تضع اسمك ، فقط عنوانك.
   • أضف عنوان بريد إلكتروني وعنوان موقعك الشخصي ورقم هاتفك إلى السطر التالي.
   • القفز خط.
   • ضع التاريخ مع اليوم الأول: "22 أبريل 2016".
   • القفز خط آخر.
   • أضف تحياتك: "عزيزي ___" أو "لمن قد يكون".

2. 
   

   
   تلخيص نجاحاتك. من الطبيعي أن تبدأ خطاب تغطية مع جملة بسيطة مثل "أنا أكتب للتقدم لشغل منصب ___". ومع ذلك ، إذا كنت تريد أن تحدث فرقًا طفيفًا في المقدمة ، فحاول أن تقدم ملخصًا صغيرًا لأفضل إنجازاتك. قد يؤدي تقديم ملخص لكل ما حققته إلى جذب انتباه المجند وزيادة فرصك في إجراء مقابلة.
   • على سبيل المثال ، يمكنك استخدام هذا النوع من الجملة في بداية رسالتك: "خلال السنوات الخمس الماضية ، ضاعفت مبيعاتي ووسعت نطاق عملي في ثلاث مناطق من البلاد. يمكنك التحدث أكثر قليلاً عن تجربة عملك ، وتعليمك ، والتدريب المحدد الذي تلقيته ، والمؤهلات الأخرى التي تتطلبها الوظيفة والتي لديك.

3. 
   

   
   أظهر حماسك. يمكن التعبير عن سعادتك من خلال الرسالة زيادة فرصك في الحصول على مقابلة. تفانيك يمكن إقناع المجند.
   • يمكنك قول شيء مثل هذا: "لقد كنت متحمسًا لرؤية عرض العمل هذا لأنني كنت دائمًا معجبًا بشركتك". يمكنك لاحقًا شرح ما يعجبك في الشركة ، ولماذا أنت متحمس جدًا لعملك ولماذا أنت المرشح المثالي لهذه الوظيفة.

4. 
   

   
   قم بتضمين كلمات أساسية مهمة في الرسالة. يمكن أن تكون الكلمات الرئيسية مفيدة إذا علمت أنك ستواجه عددًا كبيرًا من الأشخاص بالمهمة المعنية. قد يؤدي استخدام الكلمات الرئيسية في رسالتك إلى زيادة فرص نجاح تطبيقك ، خاصةً إذا كانت تتلاءم بشكل جيد مع الموقف.
   • يمكن أن تكون كلمات تظهر عدة مرات في عرض الوظيفة ، بما في ذلك معرفة أو خبرات محددة. على سبيل المثال ، يمكنك أن تبدأ خطاب التغطية الخاص بك مع هذا النوع من العبارات: "خلال سنواتي الخمس كمدير مبيعات ، قمت بتقديم عروض تقديمية منتظمة ، وضعت بعض استراتيجيات المبيعات الرائعة ، وكتبت عددًا من مخطوطات المبيعات لموظفيي. "
   • يمكنك أيضًا ذكر أسماء الأشخاص الذين قاموا بإعادة توجيهك إلى هذا الموضع. هذا يمكن أن يجذب انتباه مدير التوظيف وضمان الصيانة. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة هذا: "سمعت عن هذا المنشور من مدير قسمنا: الدكتور سميث. "

نصيحة

• يمكن أن تكون الأحرف الشخصية طويلة كما تريد. ومع ذلك ، إذا كان طلب وظيفة أو تطابقًا تجاريًا ، فحافظ على رسالتك قصيرة ودقيقة قدر الإمكان. يجب أن تكون قادرًا على التعبير عن نفسك في صفحة واحدة فقط لهذا النوع من الأخطاء.