المحتوى

• خطوات

يعد التعبير عن الامتنان لعملائك طريقة رائعة لتطوير علاقات قوية والحفاظ على عودة الناس ، بغض النظر عن نوع عملك. يجب أن تكون كل رسالة شكر تكتبها فريدة من نوعها ، لذلك لا يوجد مخطط يجب عليك اتباعه ، ولكن هناك بعض الإرشادات التي يمكنك وضعها في الاعتبار للتأكد من أن رسالتك تحقق الهدف. استمر في قراءة المقالة إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة رسالة شكر ممتازة لإثبات أنك تقدر عملاءك.

خطوات

جزء 1 من 3: كتابة الرسالة

1. 

   في التحية اكتب اسم العميل بشكل صحيح. لقد وجدت العديد من أبحاث السوق أن جميع الرسائل المرسلة تقريبًا إلى العملاء تكون أحيانًا غير فعالة إذا لم يتم كتابة اسم العميل بشكل صحيح. من المهم للغاية أن يتم استخدام التهجئة التي يستخدمها العميل في عنوان خطاب الشكر للمستهلك.مثال:عزيزي السيد سوزا ،

2. 

   
   
   حدد سبب رسالة الشكر. اجعلها صريحة قدر الإمكان. من الجيد قول شيء بسيط مثل "شكرًا على الشراء" ، ولكن من المفيد تحديد ما اشتراه المشتري وكيف تم / سيتم تسليمه. يساعد هذا في إرشاد القارئ إلى علاقته بشركتك.مثال:عزيزي السيد سوزا ،شكرًا جزيلاً لك على حضور افتتاح متجرنا في Rua São Paulo ، 157.
   • هذا هو الوقت الذي يجب أن تكون ممتنًا بصدق. من المناسب إضافة بعض الأسطر التي تشير إلى محادثة أجريتها مع العميل.
   • ابذل قصارى جهدك لمنع الرسالة من أن تبدو ميكانيكية أو تجعل العميل يعتقد أن نفس رسالة الشكر يتم إرسالها إلى مائة شخص.

3. 

   
   
   قم بتضمين بعض الخطوط التكميلية. عند كتابة رسالة شكر للعملاء ، لديك الفرصة المناسبة لطرح بعض الأسئلة الإضافية للتأكد من أن العميل يشعر أنه قد تم تلبية احتياجاته. غالبًا ما تؤدي متابعة العملاء الجيدة إلى جعل العملاء يستهلكون مرة أخرى ، مما يزيد من ربحية الشركة. لا تحتاج إلى الانخراط بشكل كبير في هذا النوع من المرافقة في رسالة شكر ؛ لكن الاهتمام باحتياجات المستهلك هو الجزء الرئيسي لخدمة الجمهور.مثالعزيزي السيد سوزا ، شكرًا جزيلاً لك على حضور افتتاح متجرنا في Rua São Paulo ، 157.شكراً لك ولجميع العملاء مثلك ، الذين يشاركونك الشغف بالمنتجات الإبداعية ، كان هذا أكبر افتتاح لنا في تاريخ الشركة "
   • اذكر رغبتك في أن يكون العميل سعيدًا بعملية الشراء ، وأنك متاح إذا كان لديه أي أسئلة أو مشاكل.
   • اسأل العميل عما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به لزيادة رضا العملاء.

4. 

   
   
   قم بتضمين علامتك التجارية. من المفيد دائمًا تقديم اسم الشركة أو الشعار أو غيرها من المعلومات حول العلامة التجارية في خطاب الشكر للعميل. مرة أخرى ، هذا يسلط الضوء على وضوح العمل.مثالعزيزي السيد سوزا ، شكرًا جزيلاً لك على حضور افتتاح متجرنا في Rua São Paulo ، 157. شكرًا لك ولجميع العملاء مثلك ، الذين يشاركونك شغفًا بالمنتجات الإبداعية ، كان هذا أكبر افتتاح لنا في تاريخ الشركة.أكثر من ألف شخص ، مثلك تمامًا ، جاءوا ليقولوا مرحبًا ويتفقدوا متجرنا الجديد ، ولا يسعدنا أن نرحب بكم جميعًا في أحدث موقع لدينا. يرجى العودة لزيارتنا قريبًا ؛ نود رؤيتك مرة أخرى!
   • إذا كنت تكتب رسالة شكر على الورق ، فتأكد من ذكر اسم عملك.
   • إذا كنت تريد كتابة خطاب الشكر الخاص بك على ورق ذي رأسية ، فسيكون شعار شركتك مرئيًا ، لذا لا داعي لذكر الاسم في نص النص.
   • إذا تم إرسال ملاحظة الشكر كبريد إلكتروني ، فيجب أن يظهر اسم الشركة وشعارها أسفل توقيعك.

5. 

   استخدم الإغلاق الصحيح. يجب أن يتوافق مع العلاقة التي أقيمت مع العميل والشخصية التي تريد إبرازها من عملك. على سبيل المثال ، يمكن الاستعاضة عن كلمة "Honestly" ، التي تكون رسمية للغاية في بعض الأحيان ، بعبارة "Take Care" أو أي نتيجة غير رسمية أخرى مماثلة ، إن أمكن. الاستنتاجات الأخرى الموجهة للأعمال شائعة أيضًا لجعل هذه الرسائل تبدو شخصية.مثال:عزيزي السيد سوزا ، شكرًا جزيلاً لك على حضور افتتاح متجرنا في Rua São Paulo ، 157. شكرًا لك ولجميع العملاء مثلك ، الذين يشاركونك شغفًا بالمنتجات الإبداعية ، كان هذا أكبر افتتاح لنا في تاريخ الشركة. من ألف شخص ، مثلك تمامًا ، توقفوا ليقولوا مرحبًا ويتفقدوا متجرنا الجديد ، ولا يسعدنا أن نرحب بكم جميعًا في أحدث موقع لدينا. يرجى العودة لزيارتنا قريبًا ؛ نود رؤيتك مرة أخرى! مع الامتنان لدعمكم الكريم ،

6. 

   وقع الخطاب باليد. إذا أمكن ، استخدم توقيعك الخاص لإغلاق المنزل. غالبًا ما تصارع الشركات الكبيرة مع فكرة كيفية جعل الخطاب الرسمي يبدو شخصيًا. حتى التوقيع المحوسب يكون دائمًا أفضل من الاسم المكتوب ، لأن هذا يجعل الرسالة تبدو وكأنها مرسلة شخصيًا.مثال:عزيزي السيد سوزا ، شكرًا جزيلاً لك على حضور افتتاح متجرنا في Rua São Paulo ، 157. شكرًا لك ولجميع العملاء مثلك ، الذين يشاركونك شغفًا بالمنتجات الإبداعية ، كان هذا أكبر افتتاح لنا في تاريخ الشركة. من ألف شخص ، مثلك تمامًا ، توقفوا ليقولوا مرحبًا ويتفقدوا متجرنا الجديد ، ولا يسعدنا أن نرحب بكم جميعًا في أحدث موقع لدينا. يرجى العودة لزيارتنا قريبًا ؛ نود رؤيتك مرة أخرى! مع الامتنان لدعمكم الكريم ،كارلا ريبيرومؤسس ومدير CartaCriativa

جزء 2 من 3: استخدام النغمة الصحيحة

1. 

   قاوم الرغبة في الترويج لعملك مرة أخرى. أنت تكتب الرسالة لشكر عميلك على التعامل معك ، لذلك لم يعد من الضروري إخضاع الشخص لمزيد من الدعاية. اتخذ نبرة ودية في هذه المرحلة ؛ تجعل العميل يشعر وكأنه شخص ما في المنزل.
   • تبدو عبارات مثل "نأمل التعامل معك مرة أخرى" مثل الكليشيهات ؛ من الأفضل تركهم جانبًا .. لا تقل شيئًا لا يمكنك قوله لأحد معارفك.
   • لا تقم بتضمين الترويج لمنتج أو ذكر المبيعات المستقبلية أو أي شيء آخر يمكن تفسيره على أنه إعلان.

2. 

   أرسل الرسالة مع طابع بريدي حقيقي. حتى إذا كنت سترسل عشرات الرسائل ، فمن الأفضل عدم استخدام نظام بريد رقمي. يكشف هذا أن رسالة الشكر هذه هي واحدة من رسائل عديدة وستجعل العميل يشعر بأنه أقل تميزًا. في الواقع ، قد يعني ذلك أن خطاب الشكر الخاص بك قد ينتهي به المطاف في سلة المهملات مع المراسلات الأخرى غير المفيدة.

3. 

   اكتب العنوان يدويًا أيضًا ، إن أمكن. مرة أخرى ، كلما كانت رسالة الشكر الخاصة بك أكثر تخصيصًا ، كان تلقيك أفضل. إذا لم يكن لديك الوقت لمعالجة المغلفات ، اطلب من شخص ما القيام بذلك. حتى لو لم تكن أنت الشخص الذي يخاطب الرسائل بنفسك ، فسوف ينبهر العميل برؤية مظروف مكتوب بخط اليد.

4. 

   قدم معلومات الاتصال الخاصة بك وكن منفتحًا على الاتصال. تأكد من تضمين رقم هاتفك وعنوانك في المراسلات ، وشجع المستهلك على الاتصال بك في أي وقت. إذا تواصل معك حقًا ، فاستعد لتلبية احتياجاته على الفور.

جزء 3 من 3: اختيار التنسيق الصحيح

1. 

   اكتب الرسالة باليد. إن طباعة خطاب قياسي يشبه تقريبًا إرسال كتيب إعلاني إلى عميلك. بدلاً من جعل عميلك يشعر بالخصوصية والتقدير ، يمكن أن يكون لرسالتك تأثير معاكس وتسبب الانزعاج. حاول كتابة ملاحظات الشكر بشكل فردي بخط يدك.
   • إذا كان لديك الكثير من ملاحظات الشكر لتكتبها ولا تعتقد أنك ستتمكن من كتابة كل واحدة بنفسك وبيدك ، اطلب من شخص آخر مساعدتك. الوقت المستغرق لكتابتها بشكل فردي لن يذهب سدى.
   • إذا كان من المستحيل كتابة جميع الحروف يدويًا ، فستحتاج إلى إيجاد طريقة مختلفة لتخصيصها. كحد أدنى ، يجب تضمين اسم العميل وتوقيعه الحقيقي في كل ملاحظة شكر.
   • في بعض الحالات ، قد يكون من المناسب كتابة رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني بدلاً من إرسال ملاحظة مكتوبة بخط اليد. قد يكون هذا مناسبًا عندما تكون لديك علاقة شخصية راسخة مع العميل. المفتاح هو التأكد من أن البريد الإلكتروني شخصي وصادق. إذا كان هناك أي احتمال أن البريد الإلكتروني قد يكون مخطئًا لإعلان ، فأرسل ملاحظة مكتوبة بخط اليد.

2. 

   اختر ورقة ذات رأسية لخطاب الشكر الخاص بك. كلا بطاقات الشكر والورق ذي الرأسية مع شعار الشركة مناسبان لرسالة شكر الشركة. إذا كان عليك كتابة بضع ملاحظات فقط ، فإن بطاقة شكر أنيقة ، مثل تلك التي تجدها في القرطاسية ، ستجعل عملاءك يشعرون أن لديهم أولوية معينة. بخلاف ذلك ، استخدم مخزون البطاقات مع شعار الشركة على رأس الصفحة.
   • تجنب استخدام الورق العادي لخطاب شكر.
   • اختر بطاقات الشكر التي ستكون مناسبة لإرسالها في أي بيئة عمل. إذا كان عملك ملتويًا وممتعًا ، فلا بأس من استخدام البطاقات الملونة التي تمثل شركتك بالطريقة التي تريدها أن يتم تمثيلها. تجنب استخدام البطاقات التي تحتوي على صور أو رسائل غير ملائمة أو شخصية للغاية.

3. 

   ضع في اعتبارك إرسال هدية. إذا كنت تريد أن تذهب أبعد من ذلك للتعبير عن امتنانك ، يمكنك إرسال تذكير صغير مع الرسالة. هذا ليس ضروريًا تمامًا ، ولكن قد يكون الشيء الصحيح بالنسبة للعملاء المميزين. يجب أن تكون الهدية صغيرة ومفيدة ، ويمكن أن تمثل الخدمات التي تقدمها شركتك ، أو شيئًا لا علاقة له بعملك ، ولكنه احترافي بطبيعته.
   • أفكار الهدايا الصغيرة هي الإشارات المرجعية أو المغناطيس أو الحلوى أو القمصان أو شهادة الهدايا.
   • لا يمكن أن تتجاوز قيمة الهدية 25 ريالاً برازيليًا - 50 ريالاً برازيليًا. في الواقع ، لدى بعض الشركات سياسات أخلاقية تمنعها من قبول هدايا باهظة الثمن.