المحتوى

• خطوات

إذا أخطأت وأذيت شخصًا ما ، فالمثالي هو افتراض الفشل والاعتذار منه. يمكن القيام بذلك من خلال خطاب اعتذار - سواء كان مهنيًا أو شخصيًا. يجب أن تكون نبرة الخطاب متوافقة مع العلاقة بينكما (شخصية أو مهنية) ، لكن هناك بعض الأشياء التي يجب تضمينها حتى يرى الشخص مدى أسفك.

خطوات

الطريقة 1 من 3: كتابة رسالة شخصية

1. 

   اسأل إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به. قد يكون لدى الشخص أفكار حول ما يمكنك القيام به لإصلاح الخطأ وتحسين الموقف. اسألها عن هذا لتدل على أنك آسف من القلب وبالتالي فإن الاعتذار صادق.
   • مثال: "أعلم أنني دمرت كل شيء عندما فاتني حفلتك ، على الرغم من أنني قلت إنني سأكون هناك. هل يمكنني تعويض خطئي بإخراجها لتناول كايبيرينها أو تناول العشاء في المنزل ودعوتها؟ أريدك أن تعرف كم أنت مهم لي".

2. 

   
   
   اسأل عما إذا كان بإمكانك الالتقاء حتى تتمكن من الاعتذار شخصيًا. اعتمادًا على هوية الشخص ، قد يكون من الأفضل الاعتذار شخصيًا. قبل إنهاء الخطاب ، اسألها عما إذا كان هناك أي طريقة لتجد نفسك في مكان محايد حتى تتمكن من الاعتذار. تذكر: اعتمادًا على الخطأ الذي ارتكبته ، قد لا ترغب في رؤيتك ، لكن دورها هو أن تقدم نفسها.
   • مثال آخر لما يجب قوله: "أعلم أنك قد لا ترغب في رؤيتي ، لكني أود مقابلتك للاعتذار. هل يمكننا ترتيب شيء ما؟"

3. 

   
   
   عبّر عن مشاعرك من خلال الاشتراك. إذا كان خطاب الاعتذار شخصيًا ، فوقعه بشكل غير رسمي ، موضحًا ما تشعر به. استخدم "مع الحب" أو "أنا آسف" أو "العناق".

الطريقة 2 من 3: كتابة رسالة مهنية

1. 

   اقترح طرقًا لحل المشكلة. عند الاعتذار عن الخطأ ، من المهم أن توضح للعميل أنك تريد تصحيحه. قدم حلولاً واقعية لإصلاح الموقف. لا يكفي أن تقول فقط ما يريد العميل سماعه.
   • قل ، "للتعويض عن حقيقة أننا فقدنا آخر عملية توصيل ، سنعيد إرسالها بمفردنا ونمنحك خصمًا بنسبة 30٪ على عملية الشراء التالية."

2. 

   
   
   أوضح أن المشكلة لن تتكرر. في الفقرة الأخيرة ، اكتب الخطوات التي تتخذها حتى لا تتكرر نفس الأخطاء. صفهم بطريقة محددة للغاية.
   • مثال: "لقد اتخذت عدة خطوات لضمان عدم تأخر أي مشروع في المستقبل. لقد حددت تقويمًا عبر الإنترنت مع تذكيرات أسبوعيًا ويوم وثماني ساعات قبل نهاية كل موعد نهائي. كما قمت أيضًا بإعداد قوائم مراجعة أكثر تفصيلاً لكل مرحلة من مراحل كل مشروع. وبالتالي ، سيتم الانتهاء منها جميعًا في الوقت المحدد.

3. 

   استخدم التوقيع المناسب. عند كتابة خطاب شركة ، قم بالتوقيع عليه بشكل رسمي أكثر. استخدم "مع خالص التقدير" (أو ما شابه).

طريقة 3 من 3: ضبط النغمة الصحيحة

1. 

   استخدم لهجة مهذبة واحترافية في خطابات الشركات. إذا كان الاعتذار لخطأ احترافي ، فيجب أن تكون النبرة احترافية أيضًا. اشرح بأدب ما حدث واعتذر لتصل إلى صلب الموضوع. لا تستخدم نغمة التقارب لمحاولة "تحريك" القارئ.
   • على سبيل المثال ، قل شيئًا مثل ، "أعتذر مرة أخرى للتخلي عن هذا الخطأ. يمكنني أن أؤكد لك أنني قد اتخذت بالفعل خطوات حتى لا يحدث ذلك مرة أخرى."
   • لا تقل شيئًا مثل ، "أنا آسف للغاية وأتمنى بصدق أن تسامحني." هذه النغمة ستكون شخصية للغاية وغير مناسبة للاعتذار المهني.

2. 

   للاعتذار شخصيًا ، استخدم نبرة صادقة. عند الاعتذار لأحد أفراد الأسرة أو صديق أو شخص خاص ، استخدم نبرة شخصية.
   • على سبيل المثال ، قل شيئًا مثل "أنا آسف لأن مزاحتي قد آذتك. لقد قلت ذلك دون تفكير صريح ، وأنا أفهم أنه لم يكن علي فعل ذلك. أنا آسف."

3. 

   لا تختلق الأعذار. كإنسان ، قد تميل إلى اختلاق الأعذار لما فعلته ، خاصة إذا أثرت عليك ظروف خارجية. إذا فعلت ذلك ، فسيعتقد الشخص أنك لست آسفًا حقًا. ضع في اعتبارك دائمًا أنك ارتكبت خطأ وأنك تعتذر عنه.
   • بدلًا من قول "أنا آسف لعدم الانتباه لهذا الجزء من المشروع ، لكنه ابنتي وأنا مصاب بالأنفلونزا ، وبعد ذلك كان لدي بالفعل إجازة مقررة". من الأفضل أن أقول "أنا آسف لإهمال هذا الجزء من المشروع. لقد اتخذت بالفعل الخطوات اللازمة ولن يتكرر هذا".

4. 

   لا تلوم شخصًا آخر. حتى أنه قد يجعلك ترغب في إلقاء اللوم على شخص آخر على الخطأ. إذا قمت بذلك ، فسوف تقوم بإلغاء كل ما قلته مسبقًا في الرسالة ولن يقبل الشخص الاعتذار بالتأكيد.

5. 

   وقع الخطاب. عندما تأخذ الوقت الكافي للتوقيع على الخطاب ، فإنك تشير ضمنًا إلى أنك تهتم بما يكفي بشأن الشخص لإعطاء اعتذار لهجة شخصية. يجب التوقيع على أي خطاب من أي نوع ، سواء كان مهنيًا أو شخصيًا. اطبع الخطاب ووقعه بالقلم.
   • يجب إرسال خطابات اعتذار الشركات بالبريد ؛ يجب تسليم الشخصية شخصيًا.
   • إذا لم تتمكن من التوقيع على خطاب الشركة لسبب ما ، فأدخل توقيعًا رقميًا على الأقل. تسمح لك العديد من برامج معالجة النصوص بتوقيع المستندات رقميًا. البديل هو التوقيع على ورقة بيضاء ، ومسحها ضوئيًا ، وحفظ الصورة بتنسيق يقبله محرر النصوص وتضمينها في الحرف.