المحتوى

• خطوات

تبدو كتابة بريد إلكتروني رسمي مهمة صعبة ، حيث يتم استخدام هذا النوع من الاتصال في كثير من الأحيان للأغراض الشخصية وغير الرسمية. إذا كنت بحاجة إلى كتابة رسالة إلى معلم أو رئيس أو جهة اتصال تجارية أو وكالة حكومية أو أي نوع من المستلمين يتطلب المزيد من الإجراءات الرسمية ، فاتبع بعض الإرشادات البسيطة ، مما يجعل البريد الإلكتروني واضحًا ومختصرًا. لا تحيد عن المعايير من حيث الأسلوب والنبرة والتنسيق وتذكر أنك بحاجة إلى مراجعة وتحليل محتوى الرسالة قبل إرسالها.

خطوات

الطريقة الأولى من 3: تنسيق البريد الإلكتروني

1. 

   استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافيًا ، أي مع اختلاف في اسمك الحقيقي ، وليس اسم مستخدم أو لقب. استخدم واصلات أو نقاط أو شرطة سفلية ("_") للتأكد من أنها تتكون فقط من اسمك ، بدون أرقام أو أحرف إضافية ، إن أمكن.
   • لا يعطي البريد الإلكتروني "[email protected]" انطباعًا احترافيًا ، بخلاف "[email protected]".

2. 

   
   
   استخدم المزيد من الخطوط الرسمية. ستمنحك معظم خدمات البريد الإلكتروني خيار اختيار الخطوط وأنماط النص ؛ لرسالة رسمية ، يجب أن تكون متحفظًا ، باستخدام "Times New Roman" و "Arial". تجنب الخطوط الزخرفية مثل "Comic Sans" أو "Old English" ، مع مراعاة الإرشادات التالية:
   • اكتب البريد الإلكتروني بحجم خط واضح ، مثل "12".
   • لا تستخدم أنماطًا خاصة ، مثل الخط المائل أو الغامق أو الإبراز أو الخطوط متعددة الألوان ، ما لم يكن ذلك ضروريًا وفقًا لمحتوى البريد الإلكتروني والغرض منه.
   • لا تكتب بأحرف كبيرة فقط ؛ هذا يعطي انطباعًا بأنك تصرخ على المستلم.

3. 

   
   
   في سطر الموضوع ، كن قصيرًا ودقيقًا. استخدم بعض الكلمات الأساسية لإعطاء الرسالة موضوعًا ، تشير بالضبط إلى ما كتبت عنه ؛ وبالتالي ، لن يتجاهل القارئ البريد الإلكتروني لأنه لا يحتوي على سطر موضوع ، لأنه غامض جدًا أو يبدو أن الرسالة ليست مهمة جدًا.
   • كتابة "سؤال سريع" أو "التواصل" أو "بريد إلكتروني حول موضوع مهم" هي عناوين غامضة للغاية أو واضحة لاستخدامها.
   • من ناحية أخرى ، فإن موضوع "الجدول الزمني وقائمة المدعوين وطلبات الغداء وملخص اجتماعات 12 مارس" طويل للغاية ويغطي العديد من الموضوعات.
   • ومع ذلك ، فإن "اليوم 12/3: اجتماع إصلاح السلالم المتحركة" أقصر ويذهب مباشرة إلى النقطة المهمة ، وينبه المستلم إلى المشكلة الرئيسية ويظهر تاريخًا محددًا.

الطريقة 2 من 3: كتابة الرسالة

1. 

   
   
   استخدم التحية المناسبة. ابدأ دائمًا في كتابة رسالة بريد إلكتروني رسمية مع التحية ؛ مخاطبة المستلم بالاسم (إذا كان معروفًا) أفضل. ضع عنوان الشخص (السيد ، السيدة ، السيدة ، د. ، من بين آخرين) مع اللقب متبوعًا بفاصلة أو نقطتين. إذا أردت اكتب "عزيزي" أو "عزيزي" قبل التحية.
   • إذا كنت لا تعرف اسم أو لقب الشخص الذي سيتلقى الرسالة ، فاستخدم إحدى التحيات التالية: عزيزي السيد (السيدة) ، أو "من قد يكون مهتمًا".
   • تجنب استخدام "Hello" أو "Oi" أو أي تحية غير رسمية أخرى.

2. 

   قدم نفسك في الفقرة الأولى ، إذا لزم الأمر. عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ليس لديك علاقة به (عميل جديد أو مسؤول حكومي أو فرد يشرف على اختيار الوظيفة) ، أخبرنا من أنت ولماذا تكتب. يجب أن يتم العرض في أول جملتين من البريد الإلكتروني ، على الأكثر.
   • عند الكتابة إلى صاحب عمل محتمل ، قدم نفسك على النحو التالي: "اسمي João Camargo. إنني أتصل بك لتقديم طلب لوظيفة مساعد إداري مدرج في موقع Careabc.com.br ".

3. 

   تحديد أولويات المعلومات الأكثر أهمية. بعد تقديم نفسك وشرح سبب اتصالك بالشخص ، اكتب نص الرسالة الإلكترونية ، مع جعل المحتوى الأكثر أهمية أقرب إلى البداية. يحترم هذا وقت المستلم ويجعل الغرض من الرسالة أكثر وضوحًا.
   • عند الكتابة إلى موظف حكومي ، يمكنك ، على سبيل المثال ، قول ما يلي: "اسمي أرلين ريوس. لقد تلقيت بريدك الإلكتروني على موقع Detran-SP ، وأود أن أعترض على الغرامة التي تلقيتها في 31 ديسمبر 2016 ".

4. 

   ادخل في صلب الموضوع ، خاصة عند كتابة رسائل بريد إلكتروني رسمية ، طالما أنك مهذب. البقاء "متدحرجًا" سيجعل القارئ يتعب ، ويجد صعوبة في اكتشاف سبب رسالته وما يريده من الفرد.
   • في حالة إرسال بريد إلكتروني إلى المعلم ، تجنب "حشو النقانق" ، كما في المثال التالي: "هذه دارلين أمارال.أنت تعرف من أكون؟ درس الفيزياء التطبيقية هو المفضل لدي لأنني أحب الطريقة التي تنظم بها الفصول ؛ يمكنني دائمًا متابعة المواد ومعرفة ما سيقع في الاختبارات. بالحديث عنهم ، كنت أفكر في اختبار يوم الاثنين ".
   • بدلاً من ذلك ، اكتب: "أنا دارلين أمارال ، وأنا تلميذك في تخصص الفيزياء التطبيقية. أنا أتصل بك بسبب تضارب محتمل في الجداول الزمنية في السباق التالي ".

5. 

   كن موجز. لا يوجد حجم مناسب لرسائل البريد الإلكتروني ، ولكن من الجيد ألا يتجاوز طول الشاشة (جهاز كمبيوتر محمول أو شاشة سطح مكتب).
   • إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني طويلة نسبيًا ، فقسِّمها إلى فقرات أقصر ، مع إدخال سطر بين كل منها.

6. 

   استخدم لغة رسمية. نظرًا لأن سياق رسائل البريد الإلكتروني هذه احترافي ، فمن المهم ترك انطباع جيد ، باستخدام جمل كاملة وعبارات مهذبة ، وتجنب:
   • دارجة؛
   • تقلصات غير ضرورية
   • المشاعر والرموز التعبيرية.
   • كلمات عامية
   • نكات.

7. 

   إغلاق بشكل صحيح. كما هو الحال مع التحية ، هناك عدة عبارات يمكنها إنهاء رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ؛ بعد الجملة ، ضع اسمك بالكامل أو وظيفتك أو أي نوع آخر من التوقيع ، إذا كان لديك توقيع. فيما يلي بعض طرق إغلاق الرسالة:
   • "بإخلاص،"؛
   • "بإخلاص،"؛
   • "ممتن،"؛
   • "بإخلاص،"؛
   • "تحياتي،".

طريقة 3 من 3: التحضير للشحن

1. 

   قم بتضمين جميع المرفقات الضرورية. إذا كنت بحاجة إلى إرفاق ملفات بالبريد الإلكتروني ، فذكرها في نص الرسالة لإعلام المستلم بأنها مضمنة. كن مقيدًا وحاول عدم إرفاق عدد كبير جدًا من العناصر (والتي يجب ألا تكون ثقيلة جدًا أيضًا) ، ويفضل استخدام أنواع الملفات الشائعة أو التي تتوافق مع معظم البرامج.
   • قم بتضمين ، على سبيل المثال ، ملاحظة تقول "مرفق نسخة من سيرتي الذاتية ومحفظتي بصيغة PDF".

2. 

   قم بمراجعة الرسالة وتحليل المحتوى والقواعد والهجاء. لا تعتمد على أداة التدقيق الإملائي للبريد الإلكتروني ؛ قراءة ما تم كتابته بصوت عالٍ أو مطالبة شخص آخر بمراجعته ، إنها طريقة رائعة للعثور على الأخطاء المطبعية أو الأخطاء النحوية أو العبارات غير الواضحة.

3. 

   تأكد من أن البريد الإلكتروني لا يحتوي على معلومات حساسة. لا تنس أبدًا أن هذا النوع من الاتصال غير آمن ؛ يمكن اختراق خوادم البريد الإلكتروني ، وسيقوم العديد من المستلمين بنشر (بقصد أو بدون قصد) معلومات لا ترغب في الكشف عنها.
   • لا تكتب أبدًا كلمات المرور وأرقام الحسابات والمعلومات السرية في رسائل البريد الإلكتروني.