المحتوى

• خطوات
• نصائح
• المواد اللازمة

قد تحتاج إلى كتابة تقرير لمعرفة ما إذا كان الحدث ناجحًا عن طريق مقارنة النتائج بالأهداف. إنها طريقة مهمة يمكن من خلالها للأشخاص أو الشركات التي عقدت الأحداث تحديد ما إذا كان يجب إجراء تغييرات. هناك طرق للتأكد من أن تقريرك أكثر نجاحًا ، وهو أمر مهم إذا كنت تفكر في استضافة حدث آخر!

خطوات

جزء 1 من 3: تنظيم تقرير الحدث الخاص بك

1. 

   تحديد أسلوب وشكل العرض التقديمي لكل جمهور. يمكن ربط تقارير الأحداث وتدبيسها وحفظها في ملف PDF وإرسالها عبر البريد الإلكتروني وتنظيمها كعروض تقديمية في PowerPoint وما إلى ذلك.
   • تحقق مما إذا كان التقرير منظمًا في أجزاء واضحة. من الضروري تحديد نتائج الحدث مقارنة بأهدافه. لخص النتائج الرئيسية للحدث.
   • اضبط التقرير وفقًا لاحتياجات ومصالح كل راعي وجمهور. فكر في أهداف الرعاة. إلى حد ما ، هم الجمهور الأساسي لتقرير الحدث ويريدون معرفة ما إذا كان الأمر يستحق الرعاية. لذا فكر فيما يريدون معرفته وما الذي يحركهم.
   • قم أيضًا بتعديل التقرير ليلبي الاحتياجات المحددة للحدث والجهات الراعية. لا تكتب نصًا أساسيًا جدًا. وتشمل جلسات الاستماع الأخرى له كبار المديرين التنفيذيين والمديرين الماليين.

2. 

   
   
   صمم عملية لتتبع المعلومات المطلوبة أثناء الحدث. من الأفضل عدم الاعتماد على الذاكرة وحدها.
   • سيسمح تتبع المعلومات الأساسية قبل الحدث وأثناءه وبعده بتقرير أكثر تحديدًا وأكثر فاعلية في نهاية المطاف ، فضلاً عن منحك القدرة على تلخيص كل شيء في الوقت المناسب.
   • يجب أن يكون جمع البيانات مستمرًا ، باستخدام عدة أشخاص إذا لزم الأمر ، بما في ذلك المتدربين. يجب ألا تنتظر حتى نهاية الحدث لإنشاء التقرير.

3. 

   
   
   ركز على النقاط الرئيسية. من المشاكل الشائعة في تقارير الأحداث أنها لا تفعل أكثر من مجرد طرح جدول الأعمال أو التركيز على العبارات الحماسية التي لها تأثير. ابتعد عن هذه الصيغة ويفضل إبراز النقاط الرئيسية برؤية واضحة وتحليلية.
   • اختر بعضًا من أبرز الأحداث للمناقشة بالتفصيل. فكر في الأشياء الثلاثة التي عملت بشكل أفضل والعناصر الثلاثة الأكثر إثارة للدهشة.
   • تجنب تحميل المقالة بتفاصيل عادية ، مثل القائمة أو ملخص للعرض التقديمي الكامل للمتحدث المدعو. فقط سلط الضوء على ما هو مهم.

جزء 2 من 3: وضع المحتوى الصحيح في تقريرك

1. 

   
   
   اكتب ملخصًا تنفيذيًا. يجب أن يتضمن النص نسخة موجزة من التقرير الكامل الأكثر تفصيلاً. فكر في هذا الملخص كمقدمة.
   • يمكنك إنشاء تقريرين: ملخص تنفيذي للمهتمين بنتيجة الحدث ، ونص أكثر اكتمالاً لأولئك الذين شاركوا في التجمع أو رعايتهم.
   • في الملخص ، ركز على الأهداف والنتائج الرئيسية. يجب أن تكون مختصرة ، من صفحة واحدة أو صفحتين فقط ، تلخص العناصر الرئيسية التي قدمها الحدث وتتضمن تفسيرًا موجزًا ​​للبيانات

2. 

   قم بتضمين العناصر المرئية في ملف نقل. غالبًا ما يكون تقديم رسم بياني يوضح الاتجاهات الإحصائية أكثر فاعلية من مجرد تقديم أرقام متعددة للقراء.
   • إذا تضمن الحدث منتجًا جديدًا ، فقم بنشر صورة له. يمكن أن تساعد صور المناسبة نفسها في توضيح التقرير. حاول التقاط صور لوجود الرعاة في المكان لوضعها في المستند. مرة أخرى ، هذه مهمة لا يمكن أن تنتظر حتى بعد الحدث.
   • من الجيد تضمين العينات والنسخ وأمثلة أخرى في الموقع. اذكر عدد الأشخاص الذين حصلوا على قسائم الراعي والعناصر الأخرى. توثيق التعرض الناتج عن الحدث في الموقع وخارجه ، في الصحافة والجمهور ، مع إبقاء الرعاة على اطلاع.

3. 

   توثيق الإعلان والتعرض الإعلامي. تقييم الإعلان الناتج مقابل الأهداف المحددة.
   • التركيز على الإعلانات المطبوعة والمقالات التي ظهرت فيها أسماء الرعاة ، بالإضافة إلى جمع أرقام التوزيع ورسوم الإعلان.
   • توثيق الإعلانات التلفزيونية وإعلانات الخدمة العامة وقوائم الأسعار والتغطية الصحفية.
   • لا تنس الحديث عن الراديو وقيم الاعلانات والترويج والتقارير المدققة وغيرها

4. 

   قم بتضمين بيان بأهداف الحدث. من المهم جدًا ربط هذه الأهداف بالنتائج ، لذا قم بتضمين تذكير بالمهمة الأصلية والأهداف التي تم تحديدها.
   • يمكنك إضافة قائمة بالجدول الزمني للحدث ومناقشة من هم المشاركون الرئيسيون في أوقات معينة. فقط اجعل تلك الأجزاء قصيرة.
   • اقض معظم الوقت في سرد ​​الأهداف الرئيسية الخاصة بالحدث ومناقشتها ودمجها مع النتائج المدرجة. كن واقعيًا ولا تحاول تهدئة الأمور التي لم تنجح.

5. 

   تضمين المعلومات المالية في التقرير. من المهم تقديم مناقشة تفصيلية للميزانية وما تم إنفاقه بالفعل (أو ربما تم جمعه). قم بتضمين مقارنة بين النفقات المبرمجة مقابل النفقات الفعلية وسلط الضوء على ما نجح وما يحتاج إلى تحسين.
   • قم بتفصيل جميع التكاليف ، بما في ذلك تكاليف الأنشطة الترويجية والتسويقية ، ونفقات الموظفين وتكاليف الرعاية. من الجيد تضمين ميزانية مفصلة.سيرغب المدراء الماليون وكبار المديرين التنفيذيين في رؤية أدلة تدعم النتائج.
   • أضف محاسبة الإيرادات ، مثل الرسوم والرعاية والمعارض ، ولكن تأكد من مقارنتها بتوقعات الإيرادات. "مقارنة بماذا؟" إنه سؤال جيد يجب طرحه.

6. 

   قم بتضمين الإحصائيات التي ستكون ذات صلة بالقراء. يجب ألا يحتوي التقرير على معلومات ممتعة فقط. عدد الأشخاص الذين حضروا الحدث عبارة عن إحصائية يجب عليك تضمينها. من الجيد تقديم بيانات قابلة للقياس.
   • قد يكون عدد البيانات والإحصاءات الأخرى ذات الصلة قيادة المبيعات المحققة وعدد زوار جناح معين. توفير البيانات يعطي التقرير مصداقية أكبر. قدم معلومات حول المشاركين أو الحاضرين ، بما في ذلك الخصائص الديمغرافية والأرقام ونتائج استبيان الجمهور ، مثل عادات الشراء.
   • الإبلاغ عن عدد الأشخاص الذين استجابوا لحملات الرعاية ، وكذلك التبرعات للجمعيات الخيرية. توثيق الأثر الاقتصادي والاجتماعي.

7. 

   استخدم عنصرًا نوعيًا لوضع البيانات في سياقها. يجب أن يتضمن التقرير إحصاءات ، ولكن أيضًا اقتباسات من الأشخاص لتقديم إجابة سياقية.
   • اجمع الاقتباسات والتعليقات من المشاركين وأعضاء فريق الحدث بحيث لا يأتي تقييم النجاحات والفشل من مؤلف التقرير فقط. سيتم اعتبار النص أكثر مصداقية.
   • قم بتضمين عمليات بحث الطرف الثالث أيضًا. تعد قيمة التعرض للوسائط مثالاً على شيء يمكن لطرف ثالث البحث فيه.
   • تقييم المساحة والتجميع. خذ الوقت الكافي لتقييم فعالية الموقع والتجميع ، من وجهة نظر الآخرين. ناقش كيف تم استخدام المساحة في المؤتمر والحدث وما إلى ذلك.

جزء 3 من 3: إنهاء تقرير الحدث الخاص بك

1. 

   كن دقيقا مع التقرير. حاول كتابتها ونشرها بسرعة بعد الحدث. تحقق من التقويم الخاص بك إذا كنت بحاجة إلى ذلك. يقترح بعض الأشخاص إصدار تقرير عن الحدث في غضون 30 يومًا ، لكن يقول آخرون أنه يجب عليك القيام بذلك في غضون أيام قليلة.
   • مهما كان الموعد النهائي ، التزم به. قد تكون تكتب تقريرًا بتكليف من عميل معين لوكالة. في هذه الحالة ، انتبه لجميع الطلبات.
   • الحقيقة هي أن الجمهور يتوقع تقريرًا كاملاً وفي الوقت المناسب ؛ لذلك ، كن شاملاً ، لكن لا تستغرق وقتًا طويلاً حتى يتم تأريخ النص.

2. 

   راجع تقريرك. تحقق مما إذا كانت القواعد صحيحة وتجنب التهجئة وعلامات الترقيم والأخطاء الأخرى.
   • انظر إذا كانت إجاباتك تحتوي على عمق. من القواعد الجيدة أسلوب "الوصف وليس السرد". أي أنه من الجيد تقديم بعض الأمثلة المحددة لدعم البيانات الأكثر عمومية الواردة في النص.
   • لا تنس الجمهور ، ولاحظ ما إذا كانت كتابتك تبدو رسمية ومهنية. يعد التقرير وثيقة أساسية في تحديد ما إذا كان الحدث يستحق العناء ، لذلك يجب أن يكون مكتوبًا بشكل جيد.

نصائح

• التقط صورًا أكثر مما تعتقد أنك ستحتاج إليه. سوف ترغب في الحصول على خيارات لاحقًا.
• إذا كنت تريد تسجيل البيانات من القادة والمديرين ، فلا تتحدث معهم أولاً. هم الذين سيبقون بعد انتهاء الحدث ، لذا ابحث عن الجمهور أولاً ؛ هو الذي يغادر أولا. أيضا ، لا تزعج المتحدث أو القائد إذا كان مشغولا بشيء آخر ؛ سيكون هذا الشخص متاحًا لاحقًا.
• للحصول على البيانات ، كن غير رسمي واطرح الأسئلة بشكل طبيعي حتى تتمكن من إقناع الشخص برأيه في الحدث.
• اكتب عبارات أكثر مما تعتقد أنك ستحتاج إليه. ستكون سعيدًا بخياراتك لاحقًا.
• يمكن أن تُظهر الصور الجيدة تأثير الحدث أو رد فعل الأشخاص تجاهه.
• حاول التقاط صور لكل شيء ، بما في ذلك الجمهور والمتحدث في صورة واحدة لتوصيل بُعد الحدث للقارئ.

المواد اللازمة

• كاميرا رقمية
• مفكرة