المحتوى

• خطوات
• نصائح

في بعض الأحيان ، لأسباب مختلفة ، لا مفر من إلغاء موعد. قد يكون ذلك بسبب تأخير غير متوقع أو مشاكل في الرحلة أو مصادفة في جدول الأعمال. قد يكون إرسال الأخبار إلى الشخص الذي ستشعر بالملل معه أمرًا مملًا ، ولكن إذا كنت صادقًا ومهذبًا ولا تستغرق وقتًا طويلاً ، فسيكونون بالتأكيد متفهمين. أعد جدولة الموعد عند الإلغاء ، أو في أقرب وقت ممكن. اعرض القيام بمعظم التنقلات ، حتى يكون ذلك أكثر ملاءمة لها أيضًا.

خطوات

جزء 1 من 2: إلغاء الموعد بأدب

1. 

   تواصل مع الشخص بأسرع ما يمكن. كلما طال انتظارك للإلغاء ، سيكون الأمر أكثر إزعاجًا. أبلغ في أقرب وقت ممكن لإظهار الاحترام للشخص ووقته.

2. 

   
   
   قم بالإلغاء عبر الهاتف إذا كنت لا تستطيع إعطاء تحذير جيد. إذا كنت ستلغي الموعد قبل أقل من 24 ساعة من الموعد المحدد ، فاتصل بالشخص. إن إرسال رسالة نصية أو بريد إلكتروني أو رسالة من خلال جهات خارجية سيظهر عدم احترام وسيكون غير مريح للغاية. لا أحد مسرور بهذا التغيير في اللحظة الأخيرة.

3. 

   اعتذر بصدق. حتى إذا أبلغت الشخص مقدمًا ، فوضح مدى أسفك لإلغاء الموعد. ربما تكون قد تجنبت خططًا أخرى للعثور عليك ، وربما تسببت في الإزعاج من خلال الإلغاء.
   • يكفي اعتذار موجز. قل ، "أنا آسف لأنني لم أجدك هذه المرة."
   • تجنب قولها بشكل غامض ، أو قول أنك "ربما" لا تستطيع فعل ذلك في الوقت المناسب. من الأفضل أن تكون مخلصًا وأن تقول الحقيقة قريبًا.

4. 

   
   
   اشرح بإيجاز سبب الإلغاء. إذا كان لديك سبب وجيه ، مثل تأخر الرحلة أو المرض ، فما عليك سوى شرح ذلك. إذا كان سبب الإلغاء أقل قبولًا ، مثل النسيان أو موعد آخر في نفس الوقت ، فقدم تفسيرًا عامًا مثل "حدث حدث غير متوقع ولا يمكنني الحضور".
   • ليس من الضروري شرح كل تفاصيل الإلغاء ، لكن كن صادقًا. إذا واصلت حشو النقانق ، فقد يعتقد الشخص أنك تصنعه.
   • لا تقل أبدًا أنه "ظهر شيء أكثر أهمية" أو أي شيء من هذا القبيل.
   • لا تختلق الأعذار. ستكون في خطر من أن يتم اكتشافك وهذا يمكن أن يزيد الوضع سوءًا.

5. 

   
   
   أوضح أنك تقدر وقتها. اذكر بشكل قاطع أنك تقدر الاهتمام وأنك آسف جدًا لإلغائه. أوضح أنك تدرك أن وقتها محدود وبالتالي فهو ثمين.
   • هذا صحيح بشكل خاص إذا كان الشخص سيقدم لك معروفًا ، مثل تقديم المساعدة المهنية في منطقة تكون فيها أقل خبرة.

جزء 2 من 2: إعادة تحديد الموعد

1. 

   عند الإلغاء ، اعرض إعادة الجدولة. لن يوفر عليك ذلك الاضطرار إلى القيام بذلك لاحقًا فحسب ، بل سيوضح أيضًا أنك مهتم بالحدث. سواء عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني ، وضح أنك تريد إعادة جدولة الموعد ، وفقًا لما يناسب الشخص.

2. 

   أعط أمثلة على التواريخ أو الأوقات المتاحة. يتمثل دورك الآن في إعطاء الأولوية للشخص في الجدولة ، ولكن من الجيد سرد بعض الخيارات حتى يتمكنوا من اختيار أحدها. فكر في ثلاث أو أربع مرات عندما تكون متاحًا واسأل عما إذا كان أي منها مناسبًا.
   • قل ، على سبيل المثال ، "أنا متفرغ يوم الجمعة بعد الغداء ، ويوم الأحد طوال اليوم ، ويوم الثلاثاء ، بين الساعة 1 مساءً و 5 مساءً. هل تناسبك أي من هذه الأوقات ، أم أنها أفضل في وقت آخر؟ "

3. 

   اعرض القيام بأكبر رحلة تنقل. للتعويض عن إلغاء التاريخ الأول ، اعرض إمكانية العثور على الشخص في المكان الأكثر ملاءمة له. في الوقت المحدد ، اذهب إلى المكتب أو في أي مكان آخر هي بالفعل.
   • البديل هو اقتراح أن يكون الاجتماع عبر Skype أو Google Hangouts ، إذا كان الشخص مشغولًا جدًا أو بعيدًا جسديًا.

4. 

   اختر وقتًا تعلم فيه بالفعل أنك لن تقوم بالإلغاء مرة أخرى. بعد الإلغاء الأول ، سيكون الأمر مزعجًا للغاية أو غير مريح للقيام بذلك مرة أخرى. يمكن أن تتضرر سمعته بشدة. ألق نظرة فاحصة على جدولك ، وتأكد من أن الجدول المتفق عليه سيعمل من أجلك ، وأن هناك فرصة ضئيلة لحدوث أي خطأ.
   • على سبيل المثال ، إذا لم يكن لديك مواعيد في ديسمبر ، لكنك تعلم بالفعل أن الجدول سيمتلئ بحلول ذلك الوقت ، فمن الأفضل عدم إعادة جدولة الموعد لذلك الشهر.

5. 

   لاحظ الوقت المختار للموعد المعاد جدولته. بمجرد معرفة وقت العثور على الشخص ، احفظ حدثًا في التقويم أو تقويم Google. ضع أيضًا ملصقًا في مكان مرئي ، حتى لا يكون لديك أي طريقة لنسيانها.

6. 

   عندما يعقد الاجتماع أخيرًا ، اشكر الشخص على صبره. يجب أن يكون هذا أول شيء يجب القيام به. لست بحاجة إلى الاعتذار مرة أخرى ؛ أظهر فقط امتنانك لتفهمك وستعرف أنك تقدر وقتها.

نصائح

• تجنب إلغاء المواعيد ، ما لم يكن ذلك حتمياً ، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بصورتك ، والتأثير على شبكات التواصل لديك.
• إذا كنت ستقابل شخصًا يتقاضى رسومًا مقابل خدمة ما ، فاسأل عن سياسات الإلغاء.