المحتوى

• خطوات
• تحذيرات

كتابة بريد إلكتروني بسيط للغاية ، ولكن هناك تنسيق عام يجب أن تضعه في اعتبارك. كن على دراية أيضًا بالاختلافات بين رسائل البريد الإلكتروني الرسمية والرسمية. إليك ما تحتاج إلى معرفته.

خطوات

الطريقة 1 من 5: أساسيات البريد الإلكتروني

1. 

   قم بإعداد عنوان بريد إلكتروني. إذا لم يكن لديك عنوان بريد إلكتروني بالفعل ، فستحتاج إلى التسجيل مع مزود هذه الخدمة قبل المتابعة. لحسن الحظ ، هناك العديد من مزودي خدمة البريد الإلكتروني المجاني على الويب الذين يمكنهم تزويدك بعنوان بريد إلكتروني بدون تكلفة. ومن أشهرها:
   • بريد جوجل.
   • هوتميل.
   • ايميل ياهو.

2. 

   
   
   انقر فوق "كتابة" أو "جديد". قبل كتابة رسالة بريد إلكتروني ، ستحتاج إلى فتح صندوق رسائل فارغ جديد لكتابة بريدك الإلكتروني. تختلف الطريقة الدقيقة اعتمادًا على الخدمة المستخدمة ، ولكن عادةً ما يكون هناك زر بالقرب من أعلى الصفحة يحمل التصنيف "كتابة" أو "جديد" أو "رسالة جديدة".
   • إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إنشاء رسالة جديدة ، فتحقق من صفحات المساعدة الخاصة بخدمة البريد الإلكتروني لمعرفة المزيد عنها بالتفصيل.

3. 

   
   
   اذكر عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين. لست بحاجة إلى إدراج عنوان بريدك الإلكتروني: بدلاً من ذلك ، تحتاج إلى إدخال عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تنوي إرسال البريد الإلكتروني إليه.
   • عادةً ما تكون مسافة واحدة كافية لفصل عناوين البريد الإلكتروني المتعددة ، ولكن توجد بعض الخدمات التي يمكنك من خلالها فصل رسائل بريد إلكتروني متعددة باستخدام فاصلة ، أو شكل آخر من علامات الترقيم. إذا كان الأمر كذلك ، فيجب تحديد هذه الإرشادات بواسطة مزود البريد الإلكتروني الخاص بك.
   • أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستلمين الأساسيين في الحقل "إلى:". يشير مصطلح "المستلم الأساسي" في المقام الأول إلى أي شخص يتم توجيه بريده الإلكتروني إليهم ، أو الموجود في نص البريد الإلكتروني.
   • أدخل عناوين البريد الإلكتروني الأخرى في حقل "نسخة إلى:". هذا هو حقل "نسخ". يجب إدراج المستلم في حقل البريد الإلكتروني "نسخة إلى:" إذا لم يذكره البريد الإلكتروني بشكل مباشر ، ولكنه يشير إلى شيء يجب أن يكون الشخص على علم به.
   • استخدم حقل "CCO:" لإخفاء عنوان البريد الإلكتروني. إذا كنت لا تريد أن يرى مستلمو البريد الإلكتروني قائمة بعناوين البريد الإلكتروني الموجه لها البريد الإلكتروني ، فيجب عليك إدخال عناوينهم في حقل "النسخة المخفية".

4. 

   
   
   قم بتضمين موضوع الرسالة. تسمح لك كل خدمة بريد إلكتروني بتضمين موضوع أو عنوان بريد إلكتروني في حقل "الموضوع".
   • يجب أن يكون الموضوع موجزًا ​​، ولكن يجب أن يعطي المستلم فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني.
     • على سبيل المثال ، قد يكتب بريد إلكتروني غير رسمي إلى صديق شيئًا مثل "ما الأمر؟" إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا يحتوي على سؤال حول نشاط ما ، فيجب أن يكون الموضوع شيئًا مثل "تمرين الرياضيات".
     • وبالمثل ، يمكن تصنيف سؤال للمشرف أو المعلم بموضوع مثل "سؤال" أو "سؤال حول ..." متبوعًا بوصف قصير للموضوع المعني.
   • لاحظ أن رسالة بدون موضوع ستظهر في البريد الوارد للمستلم مع تصنيف "(بدون موضوع)".

5. 

   اكتب نص رسالتك الإلكترونية. يجب كتابة نص البريد الإلكتروني في مربع النص الكبير أسفل حقل الموضوع.
   • يجب أن يحتوي نص كل بريد إلكتروني عادةً على تحية ورسالة وخاتمة.
   • تتسم طبيعة البريد الإلكتروني بالسرعة ، لذا سترغب عادةً في إبقاء رسائلك قصيرة جدًا.

6. 

   اضغط على زر "إرسال". بعد الانتهاء من كتابة بريدك الإلكتروني ، راجع المحتوى حتى لا تصل الأخطاء النحوية أو النحوية إلى المستلم. إذا كان البريد الإلكتروني جاهزًا ، فاضغط على الزر "إرسال" في مربع الرسالة لتتمكن من إرسال البريد الإلكتروني إلى المستلمين المدرجين.

الطريقة 2 من 5: كتابة بريد إلكتروني غير رسمي

1. 

   اعرف متى يكون البريد الإلكتروني غير الرسمي مناسبًا. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني هذه محجوزة للأحباء ، بما في ذلك الأصدقاء والعائلات والشركاء. إذا كانت الرسالة ذات طبيعة غير رسمية وكنت ترسلها إلى شخص تربطك به علاقة ودية ، فيمكنك إرسال بريد إلكتروني غير رسمي.
   • المرة الوحيدة التي لا ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا ودودًا إلى عائلتك أو أصدقائك هي إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا إلى مجموعة ، مثل طلب تبرع أو كشف مبيعات. نظرًا لأنه من المحتمل أن يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني هذه إلى الأشخاص الذين لا تربطك بهم علاقة غير رسمية ، يجب عليك أيضًا توجيه هذا البريد الإلكتروني إليهم.

2. 

   اجعلها عادية. ليس بالضرورة أن يكون مجال الموضوع ضروريًا ، ولكن لا يزال من الجيد تضمين الوصف. كن موجزًا ​​ومهذبًا ومباشرًا.
   • إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا لمعرفة أداء صديق ما ، فيمكنك إضافة القليل من الفكاهة إلى الموضوع ، أو كتابة شيء بسيط مثل "إلى متى!".
   • إذا كنت تكتب لغرض ما ، فاذكر ما هو. على سبيل المثال ، إذا قررت كتابة رسالة بريد إلكتروني حول جولة جماعية ، فضع شيئًا محددًا عن تلك الجولة في الموضوع.

3. 

   تعامل مع المستلم باستخدام اسمك. بالنسبة إلى بريد إلكتروني ودي وغير رسمي ، هذا ليس ضروريًا تمامًا ، لكنه لا يزال طريقة مهذبة جدًا لبدء نص الرسالة.
   • يمكن أن تكون تحياتك بسيطة مثل مجرد كتابة اسم الشخص:
     • "بيدرو"
   • بدلاً من ذلك ، يمكنك تضمين تحية ودية باستخدام اسم صديقك أيضًا:
     • "ما الأمر ، بيدرو!"
     • "مرحبًا بيدرو ،"
     • "صباح الخير بيدرو!"

4. 

   اكتب رسالتك بوضوح ، ولكن اجعل اللغة عادية. يجب أن يكون نص رسالتك سهل الفهم ، لكن يجب أن تكون نبرة الرسالة غير رسمية ومرتاحة.
   • اقرأ بريدك الإلكتروني واسأل نفسك ما إذا كان محتواه يبدو كما لو كان يبدو مباشرًا. إذا كان الأمر كذلك ، فقد تمكنت من كتابة بريد إلكتروني غير رسمي وودود بنبرة جيدة.
   • تقلصات استخدام. لا تعتبر التقلصات جزءًا من الكتابة الرسمية ، ولكنها جزء من المحادثات اليومية ، مما يجعلها مناسبة لمثل هذا البريد الإلكتروني.
   • لا تتردد في استخدام العامية. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك كتابة عامية من الإنترنت ، مثل: "obg" بدلاً من "شكرًا لك" ، أو "p /" بدلاً من "for" ، أو "vc" بدلاً من "you" ، إلخ.
   • استخدم أيضًا الرموز التعبيرية عند الاقتضاء. :)

5. 

   أدخل اسمك. مثل التحيات ، فإن الاستنتاج أو التوقيع ليس ضروريًا تمامًا في مثل هذا البريد الإلكتروني ، ولكن يمكن أن يكون طريقة جيدة لإكمال رسالتك.
   • يمكن أن يكون استنتاجك بسيطًا مثل كتابة اسمك:
     • "يوحنا".
     • "-يوحنا".
   • يمكنك أيضًا استخدام القليل من الإبداع:
     • "أراك لاحقًا! جواو".
     • "سيتم تدمير هذه الرسالة ذاتيًا خلال 3 ... 2 ... 1 ..."

الطريقة الثالثة من 5: كتابة بريد إلكتروني رسمي

1. 

   افهم متى تكون هناك حاجة إلى رسائل بريد إلكتروني رسمية. يجب عليك استخدام بريد إلكتروني رسمي عند الكتابة إلى شخص لا تربطك به علاقة غير رسمية. وهذا يشمل ، على سبيل المثال لا الحصر ، المشرفين وزملاء العمل والعملاء والعملاء والمدربين وضباط الشرطة.
   • لاحظ أنك قد تجد أن رسائل البريد الإلكتروني الرسمية تمامًا ليست مطلوبة مع شخص يقع في هذه الفئات وأنك قد أنشأت علاقة مهنية. عندما يصبح البريد الإلكتروني "الرسمي" جامدًا جدًا ، يجب أن تكتب بريدًا إلكترونيًا "شبه رسمي".
     • قد تكون نبرة رسالتك أكثر استرخاءً ، لكن يجب أن تتجنب اللغة العامية على الإنترنت.
     • لا يزال يتعين عليك تضمين توقيعك ، لكنك لست بحاجة إلى تقديم جميع معلومات الاتصال الخاصة بك تحت اسمك.

2. 

   تضمين موضوع إعلامي. يجب أن يكون الموضوع موجزًا ​​ولكن دقيقًا. اذهب مباشرة إلى النقطة المعنية.
   • مثال:
     • "سؤال حول الوظيفة" (عند إرسال بريد إلكتروني إلى معلم يسأل عن تفاصيل محددة لوظيفة).
     • "طلب وظيفة مدير" (عن طريق إرسال بريد إلكتروني ردًا على إعلان وظيفة)
     • "مشكلة في الجزء رقم 00000" (عند كتابة بريد إلكتروني لطلب دعم العملاء ، أو للإبلاغ عن مشكلة فنية).

3. 

   اكتب تحية رسمية. يجب أن تتضمن التحية الرسمية كلمة "عزيزي" متبوعة باسم المستلم. استخدم الاسم الأخير للمستلم وضمير العلاج المناسب ، مع وضع نقطتين بعد التحية.
   • مثال:
     • "عزيزي السيد دا سيلفا:"
     • "عزيزتي السيدة ألفيس:"
     • "عزيزي الدكتور فرناندو:"

4. 

   يجب أن يكون نص البريد الإلكتروني موجزًا ​​ومباشرًا. قصر محتوى بريدك الإلكتروني على بضع فقرات تتناول موضوع البريد الإلكتروني مباشرةً. استخدم لغة رسمية ، واكتب بشكل صحيح ولا ترتكب أخطاء في بناء الجملة.
   • تجنب استخدام التقلصات.
   • لا تستخدم لغة الإنترنت العامية أو الرموز.

5. 

   قم بتضمين الاستنتاج المناسب. الأكثر شيوعًا هو "مع خالص التقدير" ، ولكن هناك القليل من الآخرين يمكنك استخدامه أيضًا. استخدم خاتمة مهذبة وضع فاصلة بعدها.
   • الاستنتاجات الأخرى المحتملة هي:
     • بإخلاص؛
     • شكرا جزيلا لك مقدما؛
     • بلطف شديد؛
     • ممتن؛
     • تهانينا؛

6. 

   قدم معلومات الاتصال في اشتراكك ، عند الاقتضاء. قم بتضمين اسمك الكامل أسفل إكمال البريد الإلكتروني. أسفل الاسم ، يجب عليك تضمين لقبك الرسمي وأي معلومات اتصال مفيدة.
   • يجب أن يتضمن لقبك ، إذا كان لديك واحد ، منصبك واسم الشركة أو المؤسسة التي تنتمي إليها.
   • قم بتضمين رقم هاتفك ورقم الفاكس وعنوان البريد الإلكتروني ، كحد أدنى. يمكنك أيضًا تضمين عنوان منزلك وعنوان URL لموقع الويب الخاص بك.

طريقة 4 من 5: أنواع محددة من رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية

1. 

   اكتب بريدًا إلكترونيًا إلى صديق انتقل بعيدًا. إذا انتقل صديق أو قريب أو أحد أفراد أسرته مؤخرًا إلى موقع جديد ، فاكتب بريدًا إلكترونيًا لترى كيف حاله وكيف كانت هذه الخطوة ، وكيف يبدو الحي الجديد وما إلى ذلك.

2. 

   أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى صديق لم يعطيك عنوان بريدك الإلكتروني مطلقًا. إذا وجدت عنوان صديق من جهة خارجية ، فمن المهم أن تستخدم هذا البريد الإلكتروني للتحقق من صحة العنوان ولتوضيح هويتك بسرعة.

3. 

   تعرف على كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى رجل. إذا كنتِ فتاة ترغبين في إرسال بريد إلكتروني إلى رجل للمرة الأولى ، فقد تشعرين ببعض التوتر. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان الشخص الذي تكتب له معجبًا بك. حاول كتابة بريد إلكتروني يبدو غير رسمي ، ولكنه ذكي ومكتوب بشكل جيد.
   • على الرغم من أنها خطوة محفوفة بالمخاطر ، يمكنك أيضًا استخدام البريد الإلكتروني لإخبار الرجل أنك معجب به.

4. 

   افهمي كيفية كتابة بريد إلكتروني لامرأة. إذا كنت شابًا يكتب بريدًا إلكترونيًا لفتاة لأول مرة ، فقد تبدو هذه المهمة شاقة للغاية. ابقَ هادئًا واكتب رسالة غير رسمية ومكتوبة جيدًا.

5. 

   إرسال بريد إلكتروني بدوافع خفية. إذا كنت تريد أن تكون لطيفًا وممتعًا مع متلقي البريد الإلكتروني ، فاستخدم نفس نوع اللغة التي ستستخدمها لمغازلة ذلك الشخص. الرموز التعبيرية و "العناق والقبلات" (xoxo) مفيدة أيضًا.
   • وبالمثل ، اكتب بريدًا إلكترونيًا للتغازل إلى شخص ما على أحد مواقع التواصل الاجتماعي. ومع ذلك ، بالنسبة لمثل هذا البريد الإلكتروني ، ستحتاج إلى أن تكون غزليًا وغنيًا بالمعلومات ، بحيث يكون لدى المستلم فكرة جيدة عن هويتك.

6. 

   اكتب رسالة حب. في هذا العصر الرقمي ، يمكن اعتبار البريد الإلكتروني للحب على أنه معادل لرسائل الحب.إذا كان شريكك بعيدًا وترغب في إرسال ملاحظة سريعة تعبر فيها عن حبك ، فإن البريد الإلكتروني هو أسرع طريقة للقيام بذلك.

الطريقة الخامسة من 5: أنواع محددة من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية

1. 

   التقدم لوظيفة عبر البريد الإلكتروني. عند إرسال سيرتك الذاتية واستمارة التقديم عبر البريد الإلكتروني ، تحتاج إلى شرح الوظيفة التي تتقدم لها ، ولماذا تريد الوظيفة والمؤهلات التي تجعلك المرشح المثالي. يجب عليك أيضًا إرسال المنهج المرفق.
   • وبالمثل ، يمكنك أيضًا كتابة رسالة بريد إلكتروني تتقدم بطلب للحصول على تدريب داخلي. صف نوع التدريب الذي تبحث عنه وكيف سيساعدك على تحقيق أهدافك المهنية. بالإضافة إلى ذلك ، اذكر أسباب اختيارك للتدريب الداخلي.
   • أرسل بريدًا إلكترونيًا للرد إذا لم تكن قد تلقيت موضعًا بعد بخصوص الوظيفة الشاغرة التي تقدمت لها.

2. 

   تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني إلى معلمك. قد يبدو إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى المعلمين أمرًا صعبًا ، ولكنه ليس أكثر من أي بريد إلكتروني رسمي. ربما يكون معلمك شخصًا مشغولًا ، لذا اطرح أسئلة موجزة.
   • إذا كان المعلم يعرفك جيدًا بما فيه الكفاية ، فيمكنك أيضًا إرسال بريد إلكتروني إليه يطلب خطاب توصية.

3. 

   اكتب خطاب طلب عبر البريد الإلكتروني. خطاب الطلب هو خطاب يسأل المحرر عما إذا كان سيقبل أخذ ورقة من منشور مكتوب في الاعتبار. تحتاج إلى وصف عملك المعني جيدًا بما يكفي لإعطاء المحرر فكرة جيدة عما يدور حوله.

4. 

   استخدم البريد الإلكتروني للاتصال بالموارد البشرية. إذا كان لديك قلق بشأن الموارد البشرية للشركة التي تعمل بها ، فإن أسهل طريقة للتعامل مع ذلك هي إرسال بريد إلكتروني إلى الأشخاص المناسبين في الموارد البشرية. يجب أن يعالج البريد الإلكتروني المشكلة بوضوح.

تحذيرات

• لا تقدم أبدًا أسماء مستخدمين أو كلمات مرور أو معلومات شخصية ، مثل أرقام بطاقات الائتمان والوثائق الشخصية ، عن طريق البريد الإلكتروني.