المحتوى

• مراحل
• جزء 1 التركيز
• جزء 2 توظيف الاستراتيجيات الفعالة
• جزء 3 من 3: إدارة خصوصيتك بشكل أفضل

في هذه المقالة: FocusingEmploy استراتيجيات فعالة إدارة خصوصيتك 7 المراجع

في المخروط الصعب الحالي ، الضغط في عالم العمل قوي بشكل خاص. يعرف أي شخص لديه وظيفة بدوام كامل أن يوم العمل ليس دائمًا بالقدر الكافي لاستكمال كل ما تحتاج إلى القيام به. ومع ذلك ، يمكنك زيادة إنتاجيتك بشكل كبير من خلال تبني عادات تجعلك تعمل بشكل أكثر كفاءة. يستغل الشخص الفعال في العمل كل دقيقة من يومه ، مع إيلاء المزيد من الاهتمام لأهم المهام أولاً. أن تكون فعالاً في العمل لا يعني فقط تحسين الإنتاجية ، بل يؤدي أيضًا إلى تحسين تقدير رئيسك في العمل. هذا سيجلب لك أيضًا الرضا الكامل ، مع اقتناعك بأن أيامك كاملة ومثمرة للغاية.

مراحل

جزء 1 التركيز

1. 
   

   
   لديك مساحة عمل نظيفة ومرتبة. في بعض الأحيان يكون من السهل تحسين كفاءة عملك: استبعد مساحة عملك. المكتب الفوضوي هو مساحة عمل تؤثر على إنتاجيتك. إذا كنت تكافح باستمرار للعثور على مستلزمات مكتبية أو ملحقاتها أو حتى مستندات محددة في كومة من الورق ، فأنت تضيع وقتك بشكل خطير. احتفظ بمكتبك فقط بالأشياء التي تحتاجها كل يوم ، ثم ضع ما تبقى بعيدًا ، ولكن ليس بعيدًا.
   • إذا كنت تعمل في مكتب ، فقم بتنظيم مساحة العمل والمكتب بحيث يمكنك العثور بسرعة على ما تحتاجه. إذا كنت لا تعمل في مكتب ، فعل الشيء نفسه. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في ورشة لتصليح الدراجات ، فعليك تخزين أدواتك وتنظيمها حتى يمكن العثور عليها بمجرد حاجتك إليها. كل شيء يجب أن يكون في متناول اليد. مساحة العمل سيئة الترتيب تسبب بعض الإزعاج. نستفيد جميعًا من فوائد مساحة عمل نظيفة ومرتبة.

     
     

     
     
     
     
   • يجب أن يكون لدى كل كاتب وكل عامل يومي يتعامل مع عدد كبير من المستندات نظام تخزين منطقي ومنظم. الحفاظ على الوثائق التي تستخدمها بانتظام في متناول اليد. احتفظ بالوثائق الأخرى مرتبة أبجديًا أو وفقًا لمنطقك الخاص.

2. 
   

   
   لديك ما يكفي من اللوازم المكتبية. تأكد من أن لديك الأدوات التي تحتاجها للقيام بعملك. في هذا المكتب ، يعني ذلك أنه يجب أن يكون لديك لوازم أساسية في متناول اليد مثل مثقب ، دباسة ، آلة حاسبة ، إلخ. خارج المكتب ، تكون الإمدادات مختلفة تمامًا ، لكن المبادئ الأساسية تظل كما هي: التملك أشياء مفيدة تحتاج إلى العمل بكفاءة ، حتى قبل البدء في العمل. يسعد العلماء الذين يعملون على تطبيقات الرسومات المعقدة ، مثل الميكانيكا الذين يستخدمون مفاتيح ربط المقبس ، أن تكون أدواتهم جاهزة ومرتبة في انتظارها.
   • هذا يعني أيضًا إعداد العبوات وتزويد المستلزمات التي تحتاجها ، مثل الدباسة دباسة وأظافر النجارين والطباشير المعلم وأكثر من ذلك.
   • تحقق من أن أدواتك في حالة ممتازة. يمكن أن تضيع أداة واحدة مقطوعة وقتًا ثمينًا دون داع وقد تؤخر مهام أخرى إذا لم تتمكن من المضي قدمًا. وفر الوقت عن طريق الفحص المنتظم والتنظيف بانتظام والعناية بأدوات عملك.

3. 
   

   
   
   
   خطة منظمة لا تشوبه شائبة. حتى الآن ، لقد كنت دائما راضيا عن "يوما بعد يوم" ، دون تنظيم ، دون تخطيط؟ اليوم ، ستزداد كفاءتك في العمل بشكل كبير إذا قمت بتنظيم نفسك من خلال جدول أعمال. يعد جدول الأعمال أداة مفيدة للتخطيط لمهامك وتحسين مؤسستك. الورق أو الرقمي ، يجب عليك اختيار واحدة ، والتي تشمل جميع المهام الخاصة بك ، لتكون فعالة حقا. إذا كنت ترغب في ذلك ، أكمل في نهاية المطاف جدولًا زمنيًا في المكتب أو في مساحة عملك للحصول على أهداف طويلة الأجل. إذا كان لديك عدة مذكرات أو قطع من ورق الطيران (ستفقدها على أي حال) ، فستبدأ في جعل حياتك صعبة. من المهم الرجوع دائمًا إلى نفس المكان لمعرفة ما يلي خلال اليوم ، في الأسبوع أو الشهر الحالي.
   • قم بتنظيم أيامك ، وقم بعمل قائمة من "الأشياء التي يجب القيام بها" لكل يوم. ابدأ بالمهام العاجلة ، والتي من المرجح أن تتحقق. ضع المهام الصغيرة في نهاية قائمة "المهام". في الصباح ، ابدأ بأشياء للقيام بها في أعلى القائمة. إذا لم تدرك كل هذه الأشياء التي تشكل القائمة في نهاية اليوم ، فأعد تلك العناصر غير المكتملة إلى اليوم التالي.

     
     

     
     
   • لأهداف أكبر ، حدد مهلة زمنية. كن واقعيا وفكر مليا في الوقت الذي سيستغرقه كل مشروع. من الواضح عدم الفشل. من الأفضل أن تطلب بضعة أيام إضافية من بداية المشروع بدلاً من أن تطلب تلك الأيام الإضافية في اليوم الذي يسبق الموعد النهائي. هذا يدل على تنظيم ممتاز.

4. 
   

   
   تحديد العناصر التي تضيع وقتك والقضاء عليها. كل مكان العمل لديه الانحرافات الخاصة بها. يمكنك العثور على زميل شطي خاص يبقيك مستمتعًا. يمكن للزملاء الآخرين أن يكونوا هادئين لدرجة أنه يصبح غير صحي حيث ينخفض ​​تركيز الضوضاء. تأكد من تحسين تركيزك. إذا كان عملك يسمح لك ، فاستمع إلى ملف MP3 الخاص بك. يمكنك حتى أن تطلب من زملائك عدم إزعاجك ثم نشر الكلمات على محطة العمل "المزدحمة". قد يبدو هذا مؤسفًا ، لكن اجعلهم يفهمون أن هذه طريقة بسيطة وفعالة لتركك وشأنك أثناء عملك. لا تنسى أنه يمكنك التواصل مع الآخرين وإخبار كل ما لديك على القلب لاحقًا وأثناء الاستراحات وأثناء استراحات الغداء.
   • الخطأ الشائع للغاية هو أنه لا يمكنك مقاومة وتصفح الإنترنت ، مما يوفر انحرافات لا حصر لها والتي تستغرق الكثير من الوقت. تظهر دراسة أن ما يقرب من ثلثي العمال يضيعون الوقت في المواقع التي لا تتعلق بعملهم على الإطلاق "كل يوم". لحسن الحظ وبفضل بعض المتصفحات ، يمكن تنزيل برامج مجانية تعمل على تحسين الإنتاجية عن طريق منع الوصول إلى بعض مواقع الويب التي بها مشكلات. اكتب "برنامج مجاني لحظر المواقع" على محرك البحث الخاص بك ومن شبه المؤكد أنه ستكون هناك خيارات مجانية للتنزيل.

     
     

     
     
   • مصدر آخر للوقت الضائع هو الهاتف الذي يرن باستمرار. تصفية المكالمات الخاصة بك. بهذه الطريقة سوف تتجنب المكالمات الصغيرة واجتماعات اللحظة الأخيرة.

     
     

     
     

5. 
   

   
   هل متعلقاتك الشخصية خلال فترات الراحة. الغريب ، أن تكون أكثر فاعلية في العمل ، عليك أن تعرف كيفية أخذ الراحة. بادئ ذي بدء ، أخذ قسط من الراحة يعني منح نفسك استراحة تستحقها عن جدارة. بدون هذا الراحة ، سوف تشعر بالتعب ، لذلك ستعمل أبطأ أو أقل كفاءة. ثانياً ، توفر الاستراحات وسيلة لتشتيت انتباهك. استفد من فترات الراحة لفعل أي شيء من شأنه أن يصرف انتباهك عن المهام التي يتعين القيام بها. إذا كنت تتذكر صديقًا أو فردًا من أفراد أسرتك أثناء ساعات العمل ، فعليك الاستراحة واتصل بهذا الشخص. وإلا فإنك تخاطر بعدم التركيز على عملك وتفكيرك فقط للاتصال بهذا الشخص!

جزء 2 توظيف الاستراتيجيات الفعالة

1. 
   

   
   قسّم مسؤولياتك إلى مهام صغيرة يسهل إدارتها. المشاريع الكبيرة يمكن أن تكون مخيفة جدا. قد يكونون مخيفين لدرجة أنهم قد تُركوا مشغولين ويقومون بمهام أخرى أقل إلحاحًا ، ولكن أكثر سهولة ، ثم أخيرًا ، مع اقتراب الموعد النهائي بسرعة ، نستأنف هذا المشروع الضخم. لقطع مشروع فرض في مهام قابلة للتحقيق ، يجب على المرء أولاً تحليل الإجراءات التي ينطوي عليها. دون الخوض في التفاصيل بالضرورة ، من الضروري تخيل كيف ستتحقق هذه الإجراءات المختلفة. يجب أن تكون كل مهمة سريعة بما يكفي لإنجازها. من الناحية المثالية ، يتيح التعريف في اليوم أو نصف اليوم إعداد إيقاع فعال للعمل. من الواضح ، يجب أن نبدأ بالمهام الأكثر إلحاحًا والأهمية ، حتى لو كان ذلك يعني العمل على جزء صغير جدًا من هذه المجموعة الكبيرة.صحيح أن إكمال مهمة صغيرة ليس مجزيًا مثل الانتهاء من مشروع كبير ، ولكن عليك أن تعلم أنه استخدام ذكي لوقتك. على المدى الطويل ، ستنهي المهام الأكثر أهمية بشكل أسرع إذا كنت تمر قليلاً كل يوم.
   • على سبيل المثال ، إذا كان لديك عرض تقديمي طويل لإكماله لمدة شهر ، فابدأ اليوم لتخيل خطة للهجوم. لن يستغرق الأمر الكثير من الوقت ، لذلك يمكنك العودة إلى مشاريعك الحالية. هذه الخطوة الأولى مهمة لأنها ستجعل الأمر أكثر سهولة بالنسبة لك ، وسوف ترى أن مثل هذا المشروع سيكون أسرع وأقل تعقيدًا.

2. 
   

   
   لتخفيف عبء العمل الخاص بك ، تأكد من تفويض. ما لم تكن في أسفل التسلسل الهرمي ، يجب أن تكون قادرًا على تقسيم بعض المهام وتفويضها. على وجه الخصوص المهام المتكررة لواحد أو أكثر من المرؤوسين لتوفير الوقت. بالطبع ، لا تقم بتفويض المشاريع التي لا يمكن القيام بها إلا بشكل صحيح من قبلك. بدلا من ذلك ، تفويض المهام المتكررة ، حتى رتيبة أو مملة. تمنعك هذه المهام حرفيًا من استخدام مواهبك للقيام بمهام أكثر أهمية. إذا قمت بتفويض المهام ، فابق على اتصال مفتوح وموضوعي ، بناءً على الحقائق والنتائج ، مع متعاونك لمتابعته ومنحه مهلة زمنية. دائما يكون لطيفا لمرؤوسيك. يمكنهم مساعدتك أكثر مما تعتقد ، والأهم من ذلك ، إذا شعروا بالتقدير ، فإنهم سيعملون بشكل أفضل وأكثر في مشاريعك.
   • إذا كنت في أسفل التسلسل الهرمي ، إذا أتيت إلى هذه الشركة ، إذا كنت جديدًا ، فمن الممكن دائمًا تقسيم بعض المهام المملة بشكل خاص مع زملائك على نفس المستوى (إذا وافقوا ، بالطبع وبطبيعة الحال مع إذن من أعلى). إذا حصلت على مساعدة من زميل في العمل ، فاستعد لمساعدته إذا احتاج إليها في مناسبة أخرى!

     
     

     
     
   • إذا كنت تتوافق مع رئيسك في العمل ، معرفة ما إذا كان لا يستطيع تفويض بعض المهام لأشخاص آخرين!

     
     

     
     

3. 
   

   
   لديك عدد قليل من الاجتماعات ممكن. بالطبع هناك سبب يجعل لا أحد يحب الاجتماعات: وفقًا لمسح أجرته شركة Perfony ، ستكون الاجتماعات هي السبب الأول لضياع الوقت في العمل ، أمام الوقت الضائع على الإنترنت لأسباب شخصية. يبلغ عدد من الموظفين عن وجود الكثير من الاجتماعات ، لكنهم يعتبرونها مفيدة لعملهم. في بعض الأحيان ، تكون هذه الاجتماعات ضرورية لتحديد الأهداف والحصول على رؤية عالمية. تعتبر الاجتماعات وقتًا مفيدًا ، فهي تسمح للعديد من الأشخاص بمناقشة أعمالهم من أجل التعاون. ومع ذلك ، دون إشراف ، يتم تحديد بعض الاجتماعات (التي تستغرق ساعات أو حتى أيام) مضيعة للوقت لا تحصى للعديد من الناس دون أي شيء مهم. فيما يلي بعض النصائح للتأكد من أن الاجتماعات ليست مضيعة للوقت.
   • تحديد أهداف الاجتماع. نجاح الاجتماع يرجع إلى التحضير له. قم بإعداد مذكرات حتى لا تطيل المناقشة دون داع وأن وقت الاجتماع يستخدم إلى أقصى حد. إتاحة الوقت لكل نقطة من الجدول. احترام جدول الأعمال والوقت المخصص مقدما لكل موضوع. ومع ذلك ، إذا ظهرت موضوعات أخرى في الاجتماع ، فحاول عدم الإجابة عليها في الوقت الحالي ، وتفضل تحديد موعد مع الشخص المعني في مكتبك في وقت آخر ليتم تحديده لاحقًا.
   • اتصل بأكبر عدد ممكن من الناس. ادع فقط الأشخاص الذين يمكنهم المساهمة بفعالية في الاجتماع وتعلم المعلومات المفيدة. وبهذه الطريقة ، لن تتوهج المحادثات في جميع الاتجاهات وسيستمر الأشخاص غير المهتمين في أداء مهامهم بهدوء في مكتبهم.
   • تقديم عرض تقديمي بسيط في PowerPoint مع الحد الأدنى من النقاط. العروض التقديمية لـ PowerPoint لا غنى عنها لأنها يمكن أن تكون كارثية. عرض جيد يدعم الخطاب ، ويوضح النقطة ، ويعزز ذكرى الجمهور. ومع ذلك ، بشرط ألا نرتكب أخطاء معينة ، لأنه لا يوجد ما هو أسوأ من العرض التقديمي السيئ: العقوبة فورية ، يفوز جمهورك. الحفاظ على الأساسيات في العرض التقديمي. هناك شيء واحد واضح: إذا كان عليك تقديم عرض تقديمي ، فابق على المعلومات بسيطة وغنية بالمعلومات. استخدم الصور على الشرائح وكذلك البيانات أو الأشكال التي يصعب نقلها عن طريق الكلام. لا تكتب المحتوى الكامل للعرض التقديمي الخاص بك.
   • أخيرًا وكمبدأ أساسي ، تعرف على المكان الذي تريد الذهاب إليه ، حتى قبل بدء الاجتماع لاتخاذ قرار بسرعة.

4. 
   

   
   تجنب الاجتماع تصبح ساحة معركة حقيقية. حالات الإجهاد في مكان العمل هي للأسف حقيقة واقعة. إذا ارتفعت درجة حرارة المشروبات الروحية أثناء الاجتماعات ، فقم بقطع أي سوء نية على الفور. قد يأتي منك أو من الشخص الذي أمامك وعليك أن تعتذر بصدق. وبأسرع وقت ممكن. إذا تركت هذه الصراعات تتحول إلى ضغينة ، فستعاني كفاءتك على المدى الطويل وستفقد وقت العمل بسبب هذا الشخص ، فستزيد قدرتك في العمل قدر الإمكان. الأهم من ذلك ، سوف تشعر بالضيق. لا تدع النزاعات داخل المجموعة تدمر مزاجك الجيد وكفاءتك.
   • لا تتردد في استدعاء وسيط. تعرف الشركات جيدًا أن التعارضات الشخصية بين الموظفين في مكان العمل تؤذي الطرفين ويمكن أن تعيق سير العمل. الكثير منهم يستخدمون الوسطاء لحل مشاكلهم. إذا شعرت بالإحباط أو الحزن أو التهديد من قبل شخص ما في مكان عملك ، فاتصل برئيس الأركان.
   • بعد الصراع ، حاول تجديد الحوار ، دون أن تصبح صديقًا. عليك فقط أن تبذل قصارى جهدك لتكون في حالة جيدة على مستوى الوظيفة. لا اكثر حاول دائمًا أن تكون مهذبًا ومهذبًا مع زملائك في مكان العمل ، حتى لو كنت تكرههم.

جزء 3 من 3: إدارة خصوصيتك بشكل أفضل

1. 
   

   
   نم جيدا. النوم الجيد ليكون Zen في المكتب هو مفتاح أن تكون فعالاً في العمل. لن يكون عملك جيدًا أبدًا ، إذا كنت تقوم بعملك بالتعب. يؤدي التعب إلى إبطاء أدائك ، ويمكن أن يلحق الضرر بأنشطتك ، وإذا كنت تعاني من النعاس أو أكياس البار ، فقد تجد نفسك في مواقف مكتبية محرجة أو أسوأ من ذلك: أثناء الاجتماعات الهامة. إن قلة النوم لا تسبب التعب فحسب ، بل يمكن أن يكون لها أيضًا آثار مزعجة على صحتك ورفاهيتك. تجنب التعرض للاصطدام بالمقعد في المكتب أو الغياب بسبب المرض: النوم لمدة 7 أو 8 ساعات في الليلة لتكون بحالة جيدة واستعادة حيويتك.
   • عندما يكون الضوء خفيفًا ، فإن التعب في مكان العمل قد يؤدي إلى إبطاءك. في أسوأ الأحوال ، يمكن أن يؤدي إلى مخاطر على سلامة الناس. إذا كان لديك وظيفة تكون فيها السلامة على المحك (على سبيل المثال ، إذا كنت مراقب حركة جوية أو كنت تقود نصف مقطورة) ، فمن الضروري أن يكون لديك كل ساعات نومك.

2. 
   

   
   لعب الرياضة. تظهر الدراسات العلمية أن الرياضة لها تأثير إيجابي على الإنتاجية والمزاج في مكان العمل. هذا صحيح بشكل خاص بالنسبة لأولئك الذين يعملون على أجهزة الكمبيوتر أو الذين يقيمون بطريقة ما. إذا كان عليك البقاء طوال اليوم أمام الكمبيوتر ، فحاول بذل جهد في الصباح أو في المساء لممارسة نشاط رياضي. سوف يساعدك ذلك على العمل بشكل أفضل ، ولكنه سيعطيك أيضًا شعورًا بالراحة والرضا وأن هذه الطاقة ستحفزك أكثر.
   • إذا قررت ممارسة الرياضة ، فحاول أن تبدأ ببطء ، بالتناوب على تدريب القلب والأوعية الدموية وتدريب القوة.

3. 
   

   
   كن إيجابيا. إذا ركزت فقط على كفاءتك ، فقد تكون جادًا شديد القلب. هذه لسوء الحظ ليست دائما فكرة جيدة. عادة ما يعمل على المدى القصير ، ولكن إذا لم تشعر بأي متعة في العمل ، فسيكون من المستحيل الاستمرار في هذا الأمر لفترة طويلة. سوف تتراكم التعب والإجهاد ونقص الدافع. جرب المزاج الجيد والضحك اللذين يساهمان بفعالية في التحفيز والانتعاش. يمكن لبعض الأشياء الصغيرة تحسين حالتك المزاجية بسهولة دون التأثير على إنتاجيتك: الاستماع إلى الموسيقى باستخدام سماعات الرأس ، أو أخذ فترات راحة لتمتد عضلاتك أو أخذ جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى استراحة لتشتيت انتباهك بطريقة أخرى والحصول على بعض الهدوء والسكينة. تهدئة.
   • استفد بشكل كامل من استراحات الغداء. تناول الطعام بشكل جيد ، والوجبات التي تجعلك تريد ، ولا تنس أن تضحك مع زملائك.
   • اشرب القهوة باعتدال. تعتبر القهوة منبهات قوية للجهاز العصبي تعمل على تحسين حالة تأهب العمل عند تناول جرعة منخفضة لتلك الأيام التي تحتاج فيها إلى مساعدة إضافية بسيطة. ولكن ، احذر أيضًا ، فهو يزيد من التوتر والقلق ، خاصة إذا كنت تستخدمه يوميًا ، فأنت تزيد من إدمانك وستتوقف القهوة عن إعطائك هذه الفوائد.

4. 
   

   
   البحث عن الدوافع الخارجية. من الأسهل بكثير أن تكون فعالاً في العمل إذا كان لديك الدافع للعمل. إذا لم يعد بإمكانك العثور على هذا السبب بمفردك ، فكر في الأسباب التي دفعتك لاختيار هذه الوظيفة وهدفك في الحياة وأحلامك. حاول أن تفكر في عملك كوسيلة لتحقيق الغاية ، و "النهاية" هي الرؤية المثالية لحياتك. إذا كنت تحب هذه الوظيفة ، فكر في ما يمنحك عملك ، ما هو شعورك ، ما إذا كنت راضيا وراضيا بعد الانتهاء من مشروع على سبيل المثال.
   • فكر في كل تلك الأشياء الجميلة التي سمح لك بها عملك. ربما يمكنك شراء منزل أو سيارة بأجورك ، بفضل عملك أو ربما يتيح لك عملك تسجيل أطفالك في مدرسة ممتازة. ضع في اعتبارك أيضًا فوائد هذه الوظيفة ، مثل التأمين الطبي ، والمتبادل ، لك ولعائلتك ، على سبيل المثال.

     
     

     
     
   • تخيل حياتك إذا كنت لا تعمل. فكر في العشرات من الأشياء التي لا يمكنك القيام بها إذا لم يكن لديك هذا المصدر للدخل. تخيل ما يمكن أن يتغير لعائلتك أو المقربين إليك.

5. 
   

   
   تجعل نفسك سعيدا. إذا تمكنت من أن تكون أكثر كفاءة في عملك ، فلا تتردد في الاحتفال! انتم تستحقونه. من الصعب للغاية فقدان العادات السيئة وتبني العادات الجيدة. لذلك ، احتفل إذا كنت قد نجحت. هذا هو نتيجة العمل الشاق. تناول مشروبًا بعد العمل يوم الجمعة ، وحدد موعدًا مع الأصدقاء والخروج معًا أو إذا كنت تفضل ذلك ، اذهب إلى السرير لقراءة كتاب جيد ، والشيء المهم هو أن تفعل شيئًا يجعلك سعيدًا بعد أسبوع من العمل الشاق . من المهم للغاية الحفاظ على دوافعك إلى أقصى حد. تجعل نفسك سعيدا.
   • المكافأة التي تمنحها لنفسك لا يجب أن تكون كبيرة أو باهظة الثمن. لا تضع نفسك في موقف لا يمكن السيطرة عليه ، من الناحية الاقتصادية. النفقات الأكثر اعتدالا هي الأفضل. الحفاظ على أحدث رولكس لمناسبة أخرى.