المحتوى

• مراحل
• جزء 1 تنظيم في الزمان والمكان
• جزء 2 إدارة البريد الإلكتروني
• جزء 3 إدارة الوقت
• جزء 4 المحافظة على الصحة البدنية والعقلية

في هذه المقالة: تنظيم الوقت و SpaceManaging Email إدارة الوقت TimeMaintaining الصحة البدنية والعقلية 15 المراجع

أن تكون منظمًا هو الجودة التي يبحث عنها موظفو التوظيف ، لأنها واحدة من أفضل الأصول لتوفير عمل جيد. ومع ذلك ، يواجه العديد من الموظفين صعوبات تنظيمية بدرجات متفاوتة.إذا كنت جزءًا منه ، فاعلم أن هناك حلولًا بسيطة وفعالة. يوفر لك بعض النصائح لجعل حياتك المهنية أسهل من خلال تنظيم أفضل.

مراحل

جزء 1 تنظيم في الزمان والمكان

1. 
   

   
   سجل أنشطتك في إحدى الصحف. يستغرق أسبوعًا لتقييم كل نشاط من أنشطتك كما تذهب. سيسمح لك هذا الأسبوع النموذجي بإلقاء نظرة عامة على مهامك اليومية. ستكون قادرًا على تصنيفها وفقًا للوقت الذي تتطلبه والأهداف التي ستتيح لك الوصول إليها.

2. 
   

   
   تحديد قمم الإنتاجية الخاصة بك. يكون بعض الأشخاص أكثر نشاطًا خلال الصباح بينما يكون البعض الآخر أكثر فعالية بعد الغداء. مهما كان أفضل وقت لك ، استفد منه لإنجاز المهام الأكثر أهمية وتعقيدًا.

3. 
   

   
   تحديد أولويات المهام الخاصة بك. تأخذ عادة من وجود مذكرات في ورقة أو شكل رقمي. قبل أن تغادر في الليل أو تصل في الصباح ، حدد الأنشطة الأكثر أهمية: سيتم إعداد تقرير في وقت قصير ، وإعداد موعد ... سيتيح لك ذلك توفير الوقت والطاقة اللازمين لكل مهمة دون تفريقك. ومع ذلك ، حافظ على مرونة كافية لإدراج متطلبات جديدة في حالة حدوث تغيير في الظروف. إذا لم تكن متأكدًا من الأهمية النسبية للمهمة ، فاطلب من متعاونك أو مشرفك الحصول على التفاصيل.

4. 
   

   
   
   
   إيفاد بسرعة المهام الصغيرة. تحديد الأولويات لا يعني المماطلة! بمعنى آخر ، إذا كان لديك مهام غير مهمة ولكن يمكن تحقيقها بسهولة ، فلا تأجيلها بين عشية وضحاها. تعتني بهذه الأنشطة الصغيرة في أسرع وقت ممكن حتى تتمكن من التركيز على أهم النقاط.

5. 
   

   
   تنظيم مساحة العمل الخاصة بك. سواء كان لديك مكتب صغير أو غرفة حقيقية ، يجب أن تكون مساحتك مفضية إلى العمل الفعال! يمكن أن تتسبب مساحة العمل الفوضوية في الإجهاد والحد من الإنتاجية. الأمر لا يعني أن تصبح مهووسًا بالمرحاض! عليك فقط أن تأخذ عادة ترتيب مكتبك.
   • تخزين مساحة العمل الخاصة بك. تخلص من جميع الملفات والقمامة التي تهم مكتبك. في المقابل ، رتب بعناية الأجزاء المهمة. تخزين وتنظيف مساحة العمل الخاصة بك بمجرد أن تتاح لك الفرصة: خلال فترة نشاط ، خلال فترة استراحة ، بين مهمتين ...
   • نظيفة كما تذهب. بهذه الطريقة ، يمكنك تجنب تراكم الأوراق أو قصاصات الطعام على مكتبك.
   • اجعل الأشياء في متناول يدك: الهاتف والقلم والوسادة الورقية ... قم بتنظيم مساحة العمل لجعلها عملية قدر الإمكان.

6. 
   

   
   
   
   خطة يومك. للتنظيم الفعال ، تحتاج إلى تحديد مواعيدك ، وكذلك جميع المهام المهنية الأخرى مثل قراءة بريدك الإلكتروني وكتابة التقارير ... على سبيل المثال ، يمكنك قضاء يوم أو يومين من مواعيد الأسبوع أنت وبقية الأسبوع إلى مهامك الأخرى. لا تحاول ملء فترات فارغة بأي ثمن. انتهز الفرصة للاسترخاء أو التفكير في مشاكل أقل إلحاحًا. يمكن لفترات النشاط المنخفض هذه أن تتنبأ أيضًا بالمتوقع.
   • استخدام التقويم أو التقويم. يمكنك اختيار جدول أعمال ورقي أو تقويم إلكتروني أو تطبيقات مثل آي أو جوجل الآن.
   • تصنيف الأنشطة الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكنك تصنيفها حسب النوع (مشروع ، حدث ، اجتماع ، استراحة ...) أو حسب الأهمية. اختر نظامًا يتيح لك رؤية أنشطتك الرئيسية في لمحة.
   • تحسين استخدام الأدوات الرقمية. مثلا، توقعات يمكن استخدامها كدفتر عناوين أو تقويم أو قائمة أنشطة للقيام بها. باستخدام نفس الأداة للتخطيط لحياتك المهنية ، ستكتسب الكفاءة.
   • إذا أمكن ، فوض بعض أعمالك. قد يكون من الصعب تحميل أحد المساعدين بالمهام المسندة إليك أو التماس مساعدة أحد الزملاء. ومع ذلك ، يسمح لك هذا بإعادة التركيز على الأنشطة التي يمكنك القيام بها وتحسين إدارة وقتك.

جزء 2 إدارة البريد الإلكتروني

1. 
   

   
   إذا كان ذلك ممكنا ، جدولة قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك. قد تتطلب بعض المنشورات اتصال دائم بمحتوياتك. إذا لم تكن هذه هي حالتك ، فلا تقرأ رسائل البريد الإلكتروني حتى الأوقات المحددة خلال اليوم.

2. 
   

   
   فرز الرسائل الخاصة بك. حدد المحادثات المهمة وقم بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وفقًا للغرض منها ، مرسلها ... استخدم الميزات التي تقدمها توقعات (المجلدات والمجلدات الفرعية) أو جوجل (العلامات).
   • محو s كما يتم معالجتها. أرشفة المحادثات المهمة ورسائل البريد الإلكتروني التي قد تحتاجها. يمكن أن يكون وجود مربع فارغ ، تم قراءته ومعالجته جميعًا ، أمرًا مريحًا في نهاية اليوم. إذا جعلتها قاعدة عامة ، فتأكد من عدم تعجيلك في معالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

3. 
   

   
   تحسين وسائل الاتصال. سواء بين الزملاء أو مع الشركاء ، لا تقصر نفسك على محادثة عبر البريد الإلكتروني. المحادثة الفورية أو الهاتف ببساطة هي الحلول المفضلة لسرعتها والاتصال الإنساني. يمكن أن توفر لك وقتا ثمينا ويوفر لك التوتر في انتظار ردكم. بالإضافة إلى ذلك ، يكون تبادل المعلومات في سلسلة محادثة شفهية أسهل من الكتابة.

4. 
   

   
   الحد من انقطاع العمل في الوقت المناسب. من الضروري أخذ فترات راحة خلال اليوم. من ناحية أخرى ، تقاطعك إحدى المهام في منتصف مهمة للرد على الهاتف أو أن أحد الزملاء الذي يمشي عبر مكتبك يكسر جدول عملك ويضيع الوقت. دون عزل نفسك تمامًا ، لا تتردد في إغلاق الباب أو ترك هاتفك على جهاز الرد على المكالمات. بمجرد اكتمال مهمتك ، قم بالرد على الطلبات المختلفة. ومع ذلك ، لا تجعل قاعدة مطلقة في خطر الظهور اجتماعيًا أو يتعذر الوصول إليها!

5. 
   

   
   استخدم الحوسبة السحابية. تتيح هذه التقنية تخزين كميات كبيرة من المعلومات عبر خادم بعيد. لذلك فهو غير مكلف ويحسن إمكانية الوصول إلى البيانات. وبالتالي ، يمكنك العمل من أي جهاز شريطة أن يكون لديه إمكانية الوصول إلى الإنترنت. ال الحوسبة السحابية يمكنه تحسين جودة عملك وإدارة وقتك لأنه يتيح لك العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة. تتوفر هذه الخدمة عادةً كإشتراك مدفوع من قبل الشركة. لا تتردد في اقتراح استخدام هذه التكنولوجيا لخدمتك.

6. 
   

   
   استخدم الميزات التي تقدمها محركات البحث. قد تكون معتادًا على تسجيل المواقع وترتيبها في مواقعك المفضلة على أساس شخصي. لا تتردد في فعل الشيء نفسه في المكتب ، خاصة إذا كان لديك جهاز الكمبيوتر الخاص بك. على سبيل المثال ، مواقع الشركاء من الشركات أو المعلومات العامة هي مصادر تحتاج إلى الوصول السريع إليها.

جزء 3 إدارة الوقت

1. 
   

   
   لا تحاول القيام بأكثر من مهمة في وقت واحد. في عالم تهيمن عليه تقنيات المعلومات والاتصالات ، يتوقع من الموظفين أن يكونوا متاحين دائمًا وأن يستجيبوا لجميع الطلبات في نفس الوقت. يحرص جميع الخبراء على القول إن هذه الظاهرة تعدد المهام يؤدي ، على عكس المظاهر ، وفقدان الوقت وجودة العمل. عندما يكون الدماغ مشبعًا بالمعلومات ، فلن يكون لديه وقت لتحليل كل شيء. وبالتالي ، يؤدي أداء العديد من المهام في نفس الوقت إلى زيادة التوتر ويقلل من القدرة على التحليل والتركيز. من المنطقي حل مشكلة واحدة في كل مرة.

2. 
   

   
   إنشاء الجدول الزمني الخاص بك. بعد إعداد جدول أعمال محدد (اجتماع ، حدث ، اجتماع ...) ، من الجيد أن يكون لديك جدول عام ليومك. سيتيح لك ذلك التنبؤ بحدود النشاط وفترات الراحة.
   • بعض الأنشطة ، مثل التفكير في مشروع أو دراسة ملف العميل ، تتطلب التركيز والتحليل. لتحسين كفاءتك ، خطط لوقت معين تقضيه في هذا النوع من النشاط. إذا قمت بنقل الملفات أو المشاريع ، فقد تنخفض قدرتك الفكرية ، مما يجعلك أقل كفاءة. وبالمثل ، يجب أن تكون المهام الأكثر مملة مثل قراءة البريد أو التقرير محدودة في الوقت المناسب. خلاف ذلك ، قد تشعر بالملل وتأخير أو تأخير النشاط.
   • السماح بوقت إضافي لبعض الأنشطة. في الواقع ، قد تستغرق الاجتماعات أو المواعيد وقتًا أطول من المتوقع. بناءً على تجربتك ، قم بتضمين جدولك الزمني نطاقًا أكبر من المدة المعلنة للحدث.

3. 
   

   
   يمكنك استخدام المنبه. يمكن أن يذكرك بحدث ما أو يشير إلى نهاية الوقت المخصص لإنجاز المهمة أو يمنحك إيقاعًا من العمل. ومع ذلك ، تجنب جعله يرن بشكل غير متوقع ، لأن هذا قد يضغط عليك دون أن تجعلك أكثر كفاءة.

4. 
   

   
   لا تقم بمهامك دون سبب وجيه. Lennui ، التعب ، الرغبة في مغادرة المكتب في وقت مبكر ... كلها أسباب سيئة لتأجيل النشاط. المماطلة هي مضيعة حقيقية للوقت والكفاءة. ومع ذلك ، يجب أن تظل مرنة. في حالة حدوث حدث غير متوقع (اجتماع اللحظة الأخيرة ، مراجعة ملف عاجل ...) ، لاحظ ما عليك القيام به واستئناف نشاطك لاحقًا. يمكنك أيضًا إعداد حل بديل. على سبيل المثال ، إذا لم تتمكن من الذهاب إلى اجتماع ، فحاول إعداد مكالمة جماعية.

جزء 4 المحافظة على الصحة البدنية والعقلية

1. 
   

   
   خذ فترات راحة. كما ذكر في المقال ، لا بد من التخطيط لفترات من الراحة البدنية والعقلية. في الواقع ، أخذ استراحة في فترة ما بعد الظهيرة لفعل ما لم يكن لدينا وقت للقيام به في الصباح أمر غير مجدي. تتيح لك الاستراحة العودة إلى الوراء ، وتقدير العمل المنجز والتبادل مع الزملاء. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد على تنظيم وتحسين الإنتاجية بشكل أفضل. إذا كنت غارقًا في العمل ، فأدخل فترة الاستراحة في التقويم الخاص بك حتى لا تنساها. إذا لزم الأمر ، خطة إنذار.

2. 
   

   
   الحصول على قسط كاف من النوم. تم التعرف دائمًا على فوائد النوم. بعد العديد من العمال لا ينامون بما فيه الكفاية. إعداد روتين للحصول على ليلة نوم جيدة لمدة سبع أو ثماني ساعات.

3. 
   

   
   لا تقارن نفسك بزملائك. كل شخص لديه دور معين يدركه بشكل مختلف. لن تكون الطريقة التنظيمية الفعالة لزميل لك بالضرورة. يمكنك مناقشة أفضل الممارسات ، ولكن عليك أن تجد نظامك الخاص.

4. 
   

   
   التنظيم عملية تستغرق وقتًا طويلاً. سيتم وضع جدولك في مكانه أثناء عملك في الشركة. لا تحاول متابعة جدول أعمالك بأي ثمن وتكون مرنًا. ابدأ بمؤسسة عامة (مكتب منظم ، توزيع الوقت بين العمل واستراحة ...) ثم صقله تدريجياً.