المحتوى

• مراحل
• الجزء 1 بدء الرسالة
• الجزء 2 اكتب نص الرسالة
• الجزء 3 الانتهاء من الرسالة
• جزء 4 من 5: إكمال الرسالة

في هذه المقالة: قم ببدء تشغيل الرسالة ، قم بتقليل نص الرسالة ، ثم ملء الرسالة ، ثم العثور على الرسالة 14

هل تحتاج إلى كتابة خطاب تجاري؟ بشكل عام ، تتبع هذه الأنواع من الرسائل بنية معروفة وسهلة التطبيق تتكيف مع مجموعة متنوعة من المحتويات. يجب أن تكون مؤرخة دائما خطاب الأعمال. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يحتوي على بضع فقرات ومعلومات حول المرسل والمستقبل. اكتب بنفسك وقم بإجراء التغييرات اللازمة ، إذا لزم الأمر ، للامتثال للمعايير التي حددتها شركتك.

مراحل

الجزء 1 بدء الرسالة

1. 
   

   
   تعرف على التصميم. مهما كان محتوى رسالتك ، يجب عليك تطبيق قواعد معينة للعرض. يجب كتابة الحروف التجارية. استخدم محرفًا شائعًا مثل "Arial" أو "Times New Roman". اختر إن أمكن ، فقرات مبطنة ، أي ما يعادل بدء كل فقرة جديدة عن طريق الضغط على المفتاح مرتين. دخول ولا تنغمس.
   • اترك هامش 2.5 سم على الجوانب الأربعة.
   • يجب أن يتكون خطاب الأعمال الرقمي باستخدام خط مشترك. في رسالة بريد إلكتروني احترافية ، تجنب استخدام مخطوطة أو ملونة بلون غير أبيض وأسود.

2. 
   

   
   اختيار ورقة مناسبة. يجب طباعة e على ورقة بحجم A4. إذا كنت تعيش في الولايات المتحدة ، فاستخدم الورق بأحرف بحجم 216 مم × 279 مم أو 8.5 "× 11". يمكن طباعة بعض العقود الكبيرة على أوراق ذات حجم قانوني (216 مم × 356 مم).
   • إذا قمت بطباعة خطاب لإرساله ، ففكر في استخدام ورق يحمل رأس الشركة. هذا سيعطي رسالتك لمسة رسمية لأن القارئ سوف يرى الشعار ومعلومات الاتصال لشركتك.

3. 
   

   
   
   
   أدخل المعلومات عن الشركة. أدخل اسم وعنوان الشركة ، اكتب كل عنصر من العنوان في سطر منفصل. إذا كنت تعمل بالنيابة عنك ، فأضف اسمك إما بدلاً من اسم الشركة أو أعلى.
   • إذا كان لدى شركتك رأس جاهز للاستخدام ، فيمكنك استخدامه بدلاً من كتابة البيانات بنفسك.
   • إذا أدخلت العنوان بنفسك ، فقم بتبريره إما إلى اليسار أو إلى اليمين أعلى الصفحة ، حسب تفضيلاتك أو تعليمات الشركة.
   • إذا قمت بشحن الرسالة إلى الخارج ، فاكتب اسم البلد بحروف كبيرة.

4. 
   

   
   اذكر التاريخ لمزيد من الصرامة ، اكتب التاريخ الكامل. على سبيل المثال: "1 أبريل 2012". في خطاب مقدم باللغة الفرنسية ، يجب أن يظهر المكان والتاريخ في أعلى يمين الصفحة.
   • إذا استمرت كتابة خطابك لعدة أيام ، فذكر التاريخ الذي انتهيت منه.

5. 
   

   
   أضف معلومات المستلم. أدخل الاسم الكامل للمستلم ، والعنوان ، إن أمكن ، اسم الشركة وعنوانها. يجب أن تظهر هذه المعلومات بهذا الترتيب ، مع كل عنصر في سطر منفصل. إن أمكن ، قم بتضمين رقم مرجعي. في خطاب مقدم إلى الفرنسيين ، يجب أن تكون المعلومات الخاصة بالمستلم مدرجة على اليمين ، على بعد بضعة أسطر من التاريخ.
   • لتلقي إجابة مباشرة ، من المستحسن أن توجه الرسالة إلى شخص معين. قم بإجراء القليل من البحث ، إذا تجاهلت اسم المستلم. اتصل بالشركة لمعرفة اسم وعنوان الشخص المعني.

6. 
   

   
   
   
   اختيار نموذج الاتصال. تعمل هذه الصيغة على التعبير عن احترامك للمستلم. سوف تختار صيغتك اعتمادًا على ما إذا كنت تعرف جارك أم لا. سوف تفكر أيضًا في درجة الإلمام أو الشكليات في علاقتك. فحص الخيارات في القائمة التالية.
   • استخدم تعبير "إلى من الصحيح": فقط إذا كنت لا تعرف بالضبط من عنوان خطابك ل.
   • إذا كانت علاقتك مع المستلم سطحية ، فمن الأفضل استخدام "سيدي" أو "سيدتي" لتجنب الغريب.
   • يمكنك أيضًا الإشارة إلى عنوان المستلم ، على سبيل المثال: "السيد المدير".
   • إذا كنت تعرف المستلم جيدًا وإذا كانت تقاريرك مألوفة ، فيمكنك استخدام صيغة شخصية أكثر ، مثل "عزيزتي سوزان".
   • إذا كان لديك أي شك حول جنس المستلم ، استخدم الصيغة: "سيداتي سادتي".
   • لا تنسى أن تضع فاصلة بعد استدعاء أو صيغة النقطتين (:) بعد تعبير "لمن هو الصحيح".

الجزء 2 اكتب نص الرسالة

1. 
   

   
   اعتماد لهجة مناسبة. وفقًا لقول مشهور ، الوقت هو المال ومعظم رجال الأعمال يكرهون إضاعة وقتهم. لذلك ، يجب كتابة رسالتك بنبرة قصيرة ودقيقة. اجعل القراءة أسهل من خلال الانتقال مباشرة إلى النقطة والبدء بفقرة موجزة.على سبيل المثال ، يمكنك دائمًا البدء بجملة مثل هذه: "أنا أكتب عن ...".
   • تجنب التحولات منمق ، والكلمات أبهى ، أو جمل طويلة متعرجا. بدلاً من ذلك ، ابحث عن الأكثر أساسية في أسرع وقت ممكن.
   • اعتماد أسلوب مقنع. غالبًا ما يكون هدفك هو إقناع القارئ بفعل شيء ما أو تغيير رأيك أو تصحيح المشكلة أو دفع الفاتورة أو اتخاذ إجراء. لذا ، فضح وجهة نظرك باقتناع.

2. 
   

   
   استخدام الضمائر الشخصية من الصحيح تمامًا استخدام الضمائر الشخصية في خطاب تجاري أنا, نحن و أنتم. عندما يتعلق الأمر بنفسك ، استخدم الضمير الشخصي أنا. سوف تستخدم الضمير الشخصي ، أنتم للحديث عن المتلقي.
   • كن حذرا عند كتابة خطاب نيابة عن المنظمة. إذا قدمت وجهة نظر الشركة ، فيجب عليك استخدام الضمير الشخصي نحن. وبالتالي ، سيعرف القارئ أنه يدور حول وجهة نظر الشركة. إذا كنت تعبر عن رأيك ، فاستخدمه أنا .

3. 
   

   
   أن تكون واضحة وموجزة. أخبر القارئ بدقة موضوع خطابك ، لأنه سوف يجيبك بسرعة فقط إذا كانت رسالتك واضحة مثل ماء الصخور. على وجه الخصوص ، يجب أن تشير بشكل لا لبس فيه إلى ما إذا كنت تريد من المستلم أن يعطيك شيئًا أو يتصرف في اتجاه معين. اشرح موقفك بإيجاز قدر الإمكان.

4. 
   

   
   استخدم الصوت النشط. عند وصف موقف ما أو عند تقديم طلب ، تأكد من استخدام الصوت النشط بدلاً من الصوت السلبي. خطر أن تكون غامضًا أو غير شخصي ، إذا تم التعبير عنها بصوت خامل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الصوت النشط أبسط ويذهب مباشرة إلى هذه النقطة. هنا مثالان.
   • طريقة سلبية: "النظارات الشمسية الخاصة بك ليست مصممة أو مصنوعة مع القوة في الاعتبار. "
   • Active Way: "تقوم شركتك بتصميم وتصنيع النظارات الشمسية دون الاهتمام بقوتها. "

5. 
   

   
   كن مريحًا إذا لزم الأمر. يتم كتابة الرسائل من قبل الناس لأشخاص آخرين. تجنب الحروف القياسية قدر الإمكان ، لأنك لن تكون قادرًا على بناء علاقة مع شخص ما عن طريق إرسال خطاب نمطي له. ومع ذلك ، تجنب تعبيرات العامية أو التعبيرات العامية ، مثل "يجب أن يقال" لأنه "يجب قبول" أو "المال" مقابل "المال". الحفاظ على نمط المهنية ، ولكن ودية وودية.
   • إذا كنت تعرف المستلم جيدًا ، فمن الممكن تضمين صيغة لطيفة للتعبير عن تحياتك.
   • استخدم الحس السليم لتحديد جوانب شخصيتك التي ستكشف عنها. أحيانًا تجعل الفكاهة الصغيرة علاقة عمل أسهل ، لكن كن حذرًا قبل إخبار الحكاية.

6. 
   

   
   كن مهذب. يجب أن تكون كذلك ، حتى لو كتبت شكوى أو خطاب شكوى. دراسة موقف المرسل إليه وتقديم له ، في لهجة استيعاب وودية ، لفعل ما تستطيع في حدود معقولة.
   • على سبيل المثال ، يمكن كتابة شكوى غير مهذبة على النحو التالي: "أعتقد أن النظارات الشمسية الخاصة بك سيئة للغاية لدرجة أنني قررت عدم شراء المزيد. من ناحية أخرى ، فإن الادعاء المهذب سيبدو كما يلي: "أشعر بخيبة أمل إزاء نظارتك الشمسية وقررت أن أمتلك مع موردين آخرين في المستقبل. "

7. 
   

   
   استخدم الصفحة الثانية في رأس الصفحات الإضافية الخاصة بك. يجب أن تكون غالبية خطابات العمل موجزة بما يكفي لتناسب صفحة واحدة. ولكن إذا كان خطابك أطول ، مثل العقد أو الاستنتاجات القانونية ، فقد تحتاج إلى صفحات إضافية. استخدم الصفحة الثانية رأس ، مصنوعة من نفس الورقة كالصفحة الأولى ، ولكن عادةً مع عنوان مختصر.
   • اكتب رقم الصفحة في الصفحة الثانية والصفحات التالية في أعلى الصفحة. يمكنك أيضًا تضمين اسم المستلم والتاريخ.

8. 
   

   
   ربط كل شيء. في الفقرة الأخيرة ، لخص النقاط التي تناولتها في نص الرسالة وحدد بوضوح خطة عملك أو ما تتوقعه من المستلم. أقترح أنه يتصل بك إذا كان لديه أي أسئلة أو مخاوف للتعبير عنها. أشكر المستلم على الاهتمام الذي أولاه للرسالة أو السؤال قيد الدراسة.

الجزء 3 الانتهاء من الرسالة

1. 
   

   
   اختيار شكل مجاملة. في الختام ، كما في نماذج الاستئناف ، هو إظهار الاحترام والشكليات. يمكنك اختيار ، دون التعرض لخطر خداع نفسك ، صيغة مثل: "رجاءً صدق (سيدي) لضمان تفكيري المتميز" أو "أتوسل إليكم التعبير (سيدي) عن التعبير عن مشاعري المخلصة. وبالمثل ، إذا كانت رسالة بريد إلكتروني ، ففكر في استخدام عبارات مثل "ودية" أو "باحترام" أو "بإخلاص" ، وهي أقل رسمية ، ولكنها مقبولة.

2. 
   

   
   توقيع الرسالة. القفز نحو أربعة خطوط قبل توقيع توقيعك. اطبع رسالتك قبل التوقيع عليها. من الأفضل استخدام الحبر الأزرق أو الأسود. إذا قمت بإرسال رسالتك عبر البريد الإلكتروني ، فقم بمسح توقيعك ووضع الصورة في الجزء المناسب من الرسالة.
   • إذا قمت بتوقيع الرسالة نيابة عن شخص آخر ، فاكتب "ص. ص. : »قبل توقيعك. هذا هو اختصار التعبير "بالوكالة" ، مما يعني "بدلاً من" أو "باسم".

3. 
   

   
   اكتب اسمك ومعلومات الاتصال تحت توقيعك ، أدخل اسمك أو عنوانك أو رقم هاتفك أو عنوان بريدك الإلكتروني أو معلومات الاتصال الأخرى السارية. اكتب كل عنصر في سطر مستقل.

4. 
   

   
   إضافة الأحرف الأولى من typist. إذا تم كتابة هذه الرسالة من قبل شخص آخر غير المؤلف ، يمكنك إضافة الأحرف الأولى لهذا الشخص تحت لوحة التوقيع. في بعض الأحيان ، تطلب بعض الشركات تضمين الأحرف الأولى لمؤلف الرسالة للعثور بسهولة أكبر على الأشخاص الذين شاركوا في تطوير الرسالة.
   • إذا وجدت الأحرف الأولى من طابع الطباعة ، فاكتبها بأحرف صغيرة ، على سبيل المثال: mj.
   • إذا قمت بتضمين المؤلف ، فاستخدم الحروف الكبيرة مع الاحتفاظ بالأحرف الأولى من الحروف المكتوبة بحروف صغيرة ، على سبيل المثال: RW: mj. من الممكن فصل الأحرف الأولى من الأحرف الأولى بشرطة مائلة ، على سبيل المثال: MW / mj.

5. 
   

   
   تشير إلى المرفقات. إذا كنت قد أرفقت أجزاء من رسالتك ، فاكتب طبيعة هذه الأجزاء ، مع وجود عدد قليل من الأسطر تحت إحداثياتك ، مع تحديد عدد ونوع الأجزاء. على سبيل المثال ، اكتب: "المرفقات (2): نموذج ، كتيب".
   • يمكنك أيضًا اختصار تعبير "المرفقات" بكتابة "P. j".

6. 
   

   
   أدخل أسماء المستلمين. إذا قمت بإرسال نسخة من الرسالة إلى شخص آخر ، فيجب ذكرها في الرسالة بكتابة الاختصار "cc" تحت سطر "المرفقات" ، متبوعًا باسم الشخص وعنوانه. هذا الاختصار يعني "نسخة مجاملة". إنه أيضًا اختصار لعبارة "نسخة حقيقية" ، عندما تم كتابة الحروف بورق الكربون.
   • على سبيل المثال ، اكتب: "cc: Marie Martin ، مدير التسويق".
   • إذا قمت بإضافة أكثر من اسم ، فقم بوضع الاسم الثاني أسفل الاسم الأول ولكن بدون "cc:"

جزء 4 من 5: إكمال الرسالة

1. 
   

   
   صحح الخطاب التخطيط عنصر أساسي لتعكس الاحترافية. ولكن ، يجب عليك تصحيح أخطائك لإثبات للمستلم أنك قادر ومسؤول. قم بتشغيل التدقيق الإملائي لبرنامج المعالجة الإلكترونية الخاص بك ، ولكن اقرأ أيضًا رسالتك بعناية قبل إرساله.
   • تأكد من أن الرسالة واضحة وموجزة. هل هناك فقرات تحتوي على أكثر من ثلاث أو أربع جمل؟ إذا كانت هذه هي الحالة ، فحاول إزالة الجمل غير الضرورية.
   • إذا كانت الرسالة مهمة للغاية ، فكر في مطالبة أحد أصدقائك أو زميلك بقراءتها لك. في بعض الأحيان ، يمكن أن تكتشف النظرة الجديدة الأخطاء أو الأخطاء التي قد لا تلاحظها.

2. 
   

   
   لا تخدش رسالتك. إذا كان لديك صفحات متعددة ، فلا تدبيسها. إذا كنت تريد الاحتفاظ بصفحاتك بالترتيب ، فيمكنك إرفاقها بمشبك ورقي أعلى اليسار.

3. 
   

   
   نشر الرسالة. إذا قمت بشحن الرسالة عن طريق البريد ، فاستخدم مغلف الحجم التجاري. إن أمكن ، خذ مظروفًا يحمل شعار الشركة. سجل بشكل صحيح عنوان المرسل والمرسل إليه. قم بطي الحرف بنصف ، حتى يتكشف المرسل إليه أولاً عن اللوحة العلوية ثم يرفرف أسفله. تأكد من حصولك على ما يكفي من رسالتك قبل إرسالها.
   • إذا كنت تشعر أن كتابتك تتسم بالفوضى ولا تعكس كفاءتك المهنية ، فأدخل العناوين باستخدام برنامج معالجة البريد الإلكتروني الخاص بك وقم بطباعتها على الظرف باستخدام الطابعة.
   • إذا كانت الرسالة مهمة للغاية أو عاجلة ، فكر في تسليمها بواسطة خدمة.
   • إذا كنت ترغب في إرسالها عبر البريد الإلكتروني ، فقم بتحويلها إلى تنسيق "HTML" أو PDF للحفاظ على التنسيق. ومع ذلك ، من الأفضل إرسال الرسالة المطبوعة على الورق.