المحتوى

• مراحل

هي الويكي ، مما يعني أن العديد من المقالات كتبها العديد من المؤلفين. لإنشاء هذه المقالة ، شارك 10 أشخاص ، بعضهم مجهول الهوية ، في عددها وتحسينه بمرور الوقت.

القليل من الأشياء أكثر أهمية بالنسبة للمكتب الذي يعمل بشكل مثالي من نظام الدرجات الذي يعمل. سواء كنت الوحيد الذي يصل إلى الملفات أو مشاركتها مع الآخرين ، يجب تنظيم نظام الملفات الذي تختاره بحيث يتمكن الجميع من العثور على ما يبحثون عنه. إذا واجهتك مشكلة في استخدامه ، فستلتزم بالأوراق خشية فقدانها بين الملفات الأخرى وينتهي بك الأمر إلى وجود كومة من المستندات تغطي مكتبك.

مراحل

1. 
   

   
   حدد نظام التصنيف الذي ستستخدمه. أيا كان النوع ، يجب أن يكون منظمًا بشكل جيد حتى تعرف بالضبط مكان كل ورقة. يمكنك اختيار هذه الخيارات.
   • الترتيب الأبجدي: هذا هو أفضل نظام عندما تحمل معظم السجلات أسماء المرضى أو العملاء.
   • التصنيف حسب الفئة أو الموضوع: يتم تنظيم غالبية أنظمة الملفات حسب الموضوع أو الفئة ، والتي تعمل بشكل جيد للغاية إذا تمت بشكل جيد. هذا يمكن أن يكون مربكا للغاية إذا لم تكن راسخة.
   • التصنيف بالترتيب الزمني أو العددي: يعد هذا النظام مفيدًا إذا كان لديك ملفات مؤلفة بشكل أساسي من مستندات مرقمة أو مؤرخة مثل الإيصالات أو أوامر الشراء.

2. 
   

   
   ملء الأدراج الخاصة بك مع المجلدات المعلقة. لن يتم إزالتها من موقعها وستكون بمثابة بدائل لأظرف مانيلا عند خروجك من الدرج.

3. 
   

   
   
   
   تنظيم أوراقك في المكدس حسب الفئات. إذا كان الرصة أكبر من 5 سم ، قسّمها إلى فئات فرعية. إذا كانت رفيعة جدًا ، فجمعها مع أخرى وتغيير اسمها. يجب أن تسهل أسماء المداخن من تحديد القسم الذي ستذهب إليه الورقة.

4. 
   

   
   ضع كل كومة في مجلد manila وقم بتمييزها بوضوح. من الأفضل استخدام المجلدات التي توجد علامات تبويبها في الوسط وليس الإزاحة ، لأنها تعطي الانطباع بأن الملفات أكثر ترتيبًا.

5. 
   

   
   ضع مجلدات manila في النماذج المعلقة. بالنسبة لمعظم الملفات ، يمكنك استخدام أي مجلد معلق ، ولكن إذا كانت مستندات سميكة أو إذا كنت ستقسمها إلى فئات فرعية ، فاستخدم المجلدات ذات القاع المسطح. لديك خيار ترتيب الملفات كما تراه مناسبًا ، لكن معظم الأشخاص يقومون بترتيبها حسب الترتيب الأبجدي.

6. 
   

   
   
   
   استخدم نفس الاسم لوضع العلامات. قم بتسمية المجلدات المعلقة بنفس الأسماء الموجودة في القيود. ضع كل علامات التبويب البلاستيكية على الجانب الأيسر من المجلد إلا إذا كنت تستخدم رابطًا جانبيًا. بالنسبة للملفات الجانبية ، التي تنتقل من اليسار إلى اليمين عند فتح الدرج بدلاً من الخلف ، ضع علامات التبويب على الجانب الأيمن.

7. 
   

   
   إضافة المجلدات بسهولة. ضع العديد من مجلدات manila والقوالب المعلقة بالقرب من الملفات حتى تتمكن من إضافة مجلد بسرعة إذا انتهى بك الأمر إلى مستند لا ينتمي إلى الدليل الذي يوجد به. تجنب المجلدات رقيقة جدًا أو سميكة جدًا. لديك أيضًا خيار إعادة تسمية المجلدات وتوزيع الملفات إذا كنت تشعر بالحاجة إلى إعادة تصنيف كل شيء.

8. 
   

   
   تنظيم المجلدات. في نهاية السنة ، احذف جميع المجلدات ، وقم بتسمية المجلدات الجديدة بنفس أسماء الفئات ، ثم ضع بعض الملفات فيها. تحقق من الملفات القديمة لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى نقل شيء ووضع الباقي في الأرشيف.

نصيحة

• إذا كنت تريد أن تكون ملفاتك ملونة ، يمكنك استخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتسميات الطباعة بألوان مختلفة لجعلها أكثر جاذبية. ومع ذلك ، إذا كانت جميع ملفاتك لها ألوان وقررت إضافة واحدة أخرى ، فلن تحصل على النتيجة المرجوة إذا اكتشفت أنه لم يعد لديك تسميات أو يتعين عليك تسميةها يدويًا. الأفضل هو اختيار البساطة.

تحذيرات

• يجب عليك أبدا إنشاء كومة من مختلف الملفات بالنسبة للمستندات التي لا يمكنك تصنيفها ، وإلا ستنتهي جميع ملفاتك في هذا الدليل.
• بمجرد إنشاء نظام التصنيف ، يجب عليك اتباع ذلك. في نهاية اليوم ، خذ جميع الأوراق التي لديك على مكتبك وضعها بعيدا. قاوم الإغراء بوضع جميع المستندات في صندوق لتصنيفها لاحقًا ، وإلا فلن تملأ هذا المربع إلا وسوف يتحول هذا إلى مجلد آخر.