المحتوى

• مراحل
• الطريقة الأولى زيادة الإنتاجية في العمل
• الطريقة الثانية: زيادة إنتاجية موظفيها
• طريقة 3 من 3: استخدام التكنولوجيا

في هذه المقالة: زيادة إنتاجية مكان العمل وزيادة إنتاجية الموظف

إذا كنت موظفًا ، فقد تسمح لك زيادة إنتاجيتك بالحصول على عرض ترويجي أو المزيد من وقت الفراغ. إذا كنت تدير أعمالًا ، فإن زيادة إنتاجيتك ستزيد أرباحك وتساعدك على التغلب على الصعوبات المالية. في كلتا الحالتين ، يجب أن تحاول دائمًا أن تكون أكثر إنتاجية. لهذا ، سيتعين على الموظفين والرؤساء مراجعة عادات عملهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لقادة الأعمال أيضًا اتخاذ الخطوات اللازمة لتهيئة بيئة تحفز الموظفين وتزويدهم بالأدوات التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح ، بما في ذلك التقنيات التي تتيح للفرق أن تكون أكثر مرونة وتوفر الوقت.

مراحل

الطريقة الأولى زيادة الإنتاجية في العمل

1. 
   

   
   ابدأ بنفسك. لتحسين إنتاجية عملك ، سيكون من الأفضل البدء بإعادة تنظيم أيام العمل الخاصة بك. من خلال أن تصبح نفسك أكثر إنتاجية ، ستعزز العمل وتطور التقنيات التي يمكنك بعدها نقلها إلى موظفيك.

2. 
   

   
   تحديد المواعيد النهائية وإبلاغ أعضاء فريقك. مع المشاريع والمهام التي ليس لها غرض محدد ، يمكن أن يكون تحديد المواعيد النهائية للذات كافياً لتوفير الدافع للعمل بجدية أكبر. ستكون هذه النصيحة أكثر فاعلية إذا أبلغت موظفيك بالتواريخ التي حددتها ، لأن هؤلاء الأشخاص سيحملونك مسؤولية التزاماتك.

3. 
   

   
   العمل في فترات 90 دقيقة. أظهرت الدراسات أنه بعد 90 دقيقة ، تبدأ الإنتاجية في الانخفاض. لزيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد ، اعمل في جلسات مدتها 4 إلى 5 دقائق ، مما يتيح لك فرصة للاستراحة بين الجلسات.

4. 
   

   
   
   
   خذ فترات راحة منتظمة. أظهرت الدراسات أن فترات الاستراحة القصيرة المنتظمة تساعد على التركيز ومنع انخفاض الإنتاجية. مجرد التركيز بضع دقائق على مهمة أخرى عدة مرات خلال ساعة واحدة من العمل قد يساعدك على التركيز بشكل أفضل على المدى الطويل.
   • أخذ قسط من الراحة لممارسة القليل من التمارين ، مرة واحدة في اليوم ، حتى لمسافة قصيرة أو بضع مرات من التسلق ، سيعزز إنتاجيتك أكثر.

5. 
   

   
   اتبع القاعدة 2 دقيقة. إذا كانت المهمة التي يمكنك إكمالها في دقيقتين أو أقل تأتي إليك ، تعامل معها على الفور. سوف يستغرق وقتًا أقل مما سيستغرقه وقتًا لاحقًا ، وستكون هذه المهمة استراحة صغيرة حتى تتمكن من التركيز بشكل أفضل على ما تقوم به.

6. 
   

   
   استمتع بوقت النقل الرد على ق ، وجعل تأليف لائحةإن البحث عن الأفكار أو قراءة المستندات هي على سبيل المثال المهام التي يمكنك القيام بها في أي مكان ، بمجرد أن يكون لديك القليل من الوقت أمامك ، على سبيل المثال عندما تكون في وسائل النقل أو في غرفة انتظار الطبيب.

7. 
   

   
   
   
   جعل العديد من المسودات. يجب أن تتم جميع أعمالك وليس فقط الملاحظات المكتوبة في العديد من "المسودات" ، بدلاً من محاولة القيام بكل شيء بشكل صحيح في المرة الأولى. قم بعمل نسخة أولى ، اطلب من شخص ما أن يعطيك رأيًا بشأن هذا العمل أو يعود لاحقًا ، في وقت فراغك. سترى أنك سوف تكون قادرًا على الانتهاء من مشاريعك بسرعة أكبر من خلال تنفيذها في 4 إلى 5 مشاريع ، بدلاً من محاولة الانتهاء منها في وقت واحد.

8. 
   

   
   إدارة عملك أكثر كفاءة في المتوسط ​​، يقضي العامل حوالي 28٪ من يوم عمله في إدارة أعماله. هذا يتوافق مع 11 ساعة في أسبوع العمل 40 ساعة. لتوفير الوقت في هذه المهمة ، فكر في النصائح التالية.
   • اضبط ساعات للتشاور مع صندوق البريد الخاص بك. من المؤكد أن فتح صندوق البريد الخاص بك هو جزء من مهامك ، لكنه لا يزال مهمة أسهل بكثير من المهام الأخرى. لهذا ، يميل الكثير من الناس إلى التحقق من بريدهم الإلكتروني عشر مرات في الساعة. هذه العادة هي مضيعة حقيقية للوقت. تفضل باستشارة صندوق البريد الخاص بك ثلاث مرات فقط في اليوم: عندما تصل إلى العمل ، وبعد الغداء وقبل مغادرة مكتبك. على الأكثر ، تحقق من مرة واحدة في الساعة.
   • لا تقم بإنشاء مجلدات. قد تعتقد أن هذه طريقة جيدة جدًا للبقاء منظمًا ، ولكن سيكون من الأسهل لك العثور على رسائلك عن طريق تركها جميعًا في صندوق الوارد الخاص بك.
   • إلغاء الاشتراك من القوائم البريدية. في المتوسط ​​، 50 ٪ من عامل يتلقى البريد غير المرغوب فيه. يستغرق حذف هذا النوع من البريد بضع ثوانٍ فقط ، ولكنه يتراكم على مدار العام ، وسرعان ما تصبح هذه الثواني ساعات.

الطريقة الثانية: زيادة إنتاجية موظفيها

1. 
   

   
   تنطبق على موظفيك نفس التقنيات التي تستخدمها بنفسك. بمجرد أن تتعلم كيفية زيادة إنتاجيتك ، حاول ، حيثما أمكن ، تطبيق هذه التقنيات على فرق العمل الخاصة بك.
   • تشجيع الاستراحات. قد لا تكون مطالبة موظفيك بأخذ فترات راحة كافية. في هذه الحالة ، قم بإنشاء هذه الاستراحات بنفسك: احتفل بأعياد الميلاد ، وقم بتنظيم أنشطة جماعية أو غداء الفريق.
   • تنظيم استخدام s. إذا احتاج الموظف إلى استجابة فورية ، فسيتعين عليه الاتصال بزميله عبر الهاتف أو الذهاب إلى مكتبه. من خلال توقع قراءتها على الفور ، يأتي الموظفون لفحص صناديق البريد الخاصة بهم باستمرار ويفقدون وقتًا ثمينًا.
   • تحديد المواعيد النهائية. حتى بالنسبة للمشروعات التي ليس لها تاريخ انتهاء محدد ، فإن موظفيك سيعملون بدافع أكبر إذا حددت أهدافًا لهم ومواعيد نهائية للوفاء بها.
   • منحهم الوصول إلى صالة الألعاب الرياضية. من خلال إنشاء صالة رياضية في أماكن العمل أو عن طريق تقديم اشتراك في غرفة مجاورة لجميع موظفيك ، ستشجعهم على القيام بالتمرين وبالتالي تعزيز إنتاجيتهم. يمكنك أيضًا تعزيز مشاركة فرقك من خلال تنظيم التحديات الشهرية.

2. 
   

   
   السماح للعمل عن بعد والجداول الزمنية. لا يهم أين ومتى يعمل الموظفون لديك ، طالما أنهم يفعلون ما هو متوقع. أظهرت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب أن الموظفين الذين يعملون عن بعد في جزء من الأسبوع يشاركون أكثر في وظائفهم بل وأكثر من ذلك. امنح موظفيك الفرصة للعمل أينما كانوا وأكثر إنتاجية.

3. 
   

   
   استمتع بعمل موظفيك. العمال الذين يشعرون بأن قيمتهم معترف بها سيكونون أكثر حماسا وإنتاجية. في اجتماع ، أهنئ موظفيك علنًا. جوائز الجائزة. قدم فرقك وعملهم في منشورات الشركة. إذا تميز الموظف بشكل خاص في المشروع ، فاقر جهودهم. إذا لم تكافئ عملهم ، فلن يمنحك الموظفون الأفضل لك.

4. 
   

   
   خلق ثقافة المساءلة. من خلال قدرتها على مكافأة عملهم حقًا ومعرفة أنهم سيحصلون على ملاحظات حول ما قاموا به ، سيعمل الموظفون لديك مع المزيد من التطبيقات. يعني تمكين موظفيك أيضًا أنك ستحتاج إلى تقديم إستراتيجية أعمال واضحة لهم وإظهار كيف يسهم عملهم في تقدم الشركة في هذا الاتجاه. إذا شعروا حقًا أن عملهم مهم وليس مجرد بيادق ، فسيعمل الموظفون بجدية أكبر.
   • يعد تقديم الحوافز المالية بأهداف واضحة طريقة رائعة لتشجيع مشاركة الموظفين وتحفيزهم على جميع مستويات الشركة.

5. 
   

   
   تعزيز العمل الجماعي. غالبًا ما يعمل العمل كفريق واحد على تحسين إنتاجية المجموعة من خلال الجمع بين وجهات نظر مختلفة. في المجموعة ، يميل الموظفون أيضًا إلى العمل مع المزيد من التطبيقات لأنهم لا يريدون أن يخيب ظن الزملاء أو يبدون أقل كفاءة من الآخرين. أخيرًا ، يساعد العمل الجماعي في منع العزلة التي تؤدي غالبًا إلى شعور بعض الموظفين بعدم الاهتمام والتجاهل.

6. 
   

   
   تختلف مهام موظفيك. إذا كانت معظم أعمال كل موظف تتوافق مع مؤهلاته ، فإن القيام بالشيء نفسه مرارًا وتكرارًا قد يؤدي إلى ذلك الإرهاق. يساعد تباين أنواع الوظائف وبيئات العمل (على سبيل المثال ، منفرداً أو في فريق) ، على تجنب إرهاق الموظفين وتطوير مهارات الفرق ، ومنحهم رؤية أكثر اكتمالاً للشركة.

7. 
   

   
   الاستثمار في التدريب. سوف يستفيد كل موظفيك من التدريب لأنهم سيصبحون أكثر نجاحًا وسيشعرون بالديون للشركة ، مما سيشجعهم على العمل بجدية أكبر. إيلاء اهتمام خاص للمشرفين والمديرين المتوسطين ، الذين يدخلون فقط دور القائد. إن موقعهم المحوري يمكّنهم من إيصال رؤية الإدارة العليا للموظفين وتنظيم الفرق بفعالية. التركيز على التدريب الإداري على هذه المناصب سوف يحسن إنتاجية الشركة ككل.

8. 
   

   
   تميل إلى التحسن. لزيادة إنتاجية أعمالهم باستمرار ، يجب على المديرين الانخراط في عملية التغيير الدائم. هذه العملية تتكون من أربعة أجزاء.
   • تحديد نقطة مرجعية. إذا كنت تبيع الخدمات ، فما هو إجمالي إيرادات الشركة في الساعة؟ ما هي الخدمات الأساسية التي تقدمها وكم من الوقت تحتاج عادة؟ إذا أنتجت بضائع ، كم من الوقت يستغرق لإنتاج السلعة المعنية عادة؟ هل لديك فائض من المواد الخام أو الكثير من المخزون؟ ما هي النسبة المئوية للمنتجات المعيبة التي تنتجها؟
   • تحديد مجالات للتحسين ربما ترغب في إنتاج المزيد دون تعيين موظفين إضافيين. أو ربما تريد تقليل عدد المنتجات المعيبة التي تحتاج إلى إعادة صياغة.
   • إنشاء عملية التغيير وقياس النجاح. قد تستغرق هذه العملية شهورًا أو حتى سنوات. سوف تحتاج إلى اختبار إجراءات جديدة ومعرفة ما إذا كانت تحسن عوائدك ، في إشارة إلى نظام القياس الخاص بك.
   • اعتماد الأساليب الجديدة وتدريب فرقك. إذا كان الإجراء فعالًا ، فسوف يتعين عليك البدء بتدريب مديريك ، الذين سيكونون مسئولين عن تنفيذها على موظفيك.

طريقة 3 من 3: استخدام التكنولوجيا

1. 
   

   
   جهز نفسك بالتقنيات التي تتطلب القليل من الوقت والجهد. الغرض من هذه التقنية هو تحسين الكفاءة وتوفير وقت المستخدمين. إذا كنت بحاجة إلى موظفين متعددين بدوام كامل لإدارة نظامك أو إذا كان فريقك يواجه مشاكل باستمرار ، فإن هذا النظام لا يلبي احتياجاتك. اختر الحل الذي سيستغرق أقل قدر من الوقت والجهد للتركيب والصيانة.

2. 
   

   
   احصل على موظفيك أجهزة الكمبيوتر التي يحتاجونها. قد تكون أجهزة الكمبيوتر القديمة أرخص ، لكن الثواني المفقودة كل يوم لإعادة تشغيل الجهاز أو انتظار ذوبان الجليد الذي تقوم به ، على المدى الطويل ، تضيع وقتًا ثمينًا. سيوفر لك الاستثمار في أجهزة كمبيوتر جديدة وقتك وإظهار فرقك التي تريد منحها أفضل الأدوات الممكنة. في المقابل ، سوف يمنحك موظفوك أفضل جهودهم.

3. 
   

   
   زوِّد فرقك بالمعدات اللازمة للعمل عن بُعد. وقد ثبت أن الموظفين الذين يعملون جزئيا عن بعد أكثر إنتاجية. والطريقة الجيدة لتكون أكثر إنتاجية هي الاستفادة من أوقات "المكافآت" ، مثل الوقت الذي تقضيه في المواصلات العامة أو انتظار موعد ، لمواصلة عملك. لتكون قادرًا على العمل في هذه الأوقات ، سيتعين على موظفيك الوصول إلى تقنية مناسبة.
   • أجهزة الكمبيوتر المحمولة. يعد الكمبيوتر المحمول ضروريًا لموظفيك للعمل عن بُعد ، ولكن ستحتاج الأداة إلى المزامنة مع برامج سطح المكتب وأجهزة الكمبيوتر.
   • الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية. تتيح هذه الأدوات لموظفيك التحقق من صناديق البريد الخاصة بهم والعمل على المستندات أينما كانوا.
   • البرامج التي تقوم بمزامنة أجهزة متعددة. يجب أن تكون جميع الملفات والمستندات المتوفرة على سطح مكتب الموظف متوفرة أيضًا على الكمبيوتر المحمول والهاتف الذكي والكمبيوتر اللوحي. سوف تخلق قوة عاملة مرنة ومتصلة. إذا كان الموظفون لديك يستطيعون الوصول إلى برامج معينة من خلال أجهزة كمبيوتر سطح المكتب الخاصة بهم فقط ، فسيفقدون المرونة التي يمكنهم استخدامها في عملهم.
   • التكنولوجيا التعاونية. استثمر في الشبكات الاجتماعية الاحترافية مثل Tibbr أو Jive أو Yammer واستخدم خدمات الاتصال مثل Skype و Google Hangouts للحفاظ على اتصال موظفيك حتى عندما لا يكونون في مكان العمل.
   • السحابة. من خلال ربط عملك بالسحابة ، يمكن لموظفيك مشاركة أعمالهم والوصول إليها بسهولة أينما كانوا.

4. 
   

   
   تنظيم تعقب المهام الافتراضية. فكر في كل الوقت الذي يقضيه الموظفون في التحقق مع بعضهم البعض من أن المهمة قد اكتملت أو مناقشة تقدمهم في الاجتماعات. تسمح برامج تتبع المهام مثل Flow و HiTask و Producteev و Asana لأعضاء الفريق بتحديث تقدمهم على الفور في مشروع حتى يتمكن الزملاء من الوصول إلى هذه المعلومات أينما كانوا. سيسمح لك هذا النهج بتقييد الاجتماعات والتبادلات ، وبالتالي تحسين إنتاجية الفرق.

5. 
   

   
   اطلب من موظفيك القيام ببعض تأليف قوائم. هناك برامج يمكن الوصول إليها للغاية ، مثل Todoist و Wunderlist و Task و Pocket List ، والتي تحدد أولويات المهام وفقًا للمواعيد النهائية والمعلمات الأخرى ، لضمان إكمال المشاريع في الوقت المحدد.

6. 
   

   
   الاستثمار في برامج مختلفة تكييفها. تفضل الاستثمار في برامج مختلفة تتكيف مع مهام مختلفة ، بدلاً من محاولة القيام بالمزيد مع برنامج واحد. يعد البرنامج المصمم لوظائف محددة ، مثل علاقات العملاء ، أكثر قوة وسهولة في الاستخدام لهذه المهام من البرامج العامة ، مثل Excel. عزز إنتاجية عملك من خلال توفير برامج مخصصة لكل مهمة.