المحتوى

• خطوات

نعلم جميعًا أن التنظيم في العمل أمر مهم ؛ ومع ذلك ، فهذه معركة لا نهاية لها لكثير من الناس. صدق أو لا تصدق ، البقاء منظمًا ليس مهمة شاقة كما تبدو. يمكن لبعض التغييرات السريعة في العادات والحلول المستمرة أن تجعل هذه العملية أسهل مما تعتقد.

خطوات

الطريقة 1 من 4: إدارة المكان والوقت

1. 

   راقب أنشطتك. لعدة أيام ، سجل العديد من أنشطتك في يوميات. سيساعدك هذا على رؤية ما تفعله بالضبط دون أن تدرك ذلك ، وستحصل على فكرة أولية عن إخفاقاتك التنظيمية والإنتاجية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك أداء هذا التمرين مع وضع أهدافك العامة في الاعتبار. من خلال يوميات النشاط ، ستتمكن من معرفة المهام التي يمكن أن تضيع وقتك وأيها يمكن أن يساهم في أهدافك.

2. 

   
   
   حدد جداول الإنتاجية العالية. يكون بعض الناس منتجين في الصباح ، بينما يكره البعض الآخر فكرة الاستيقاظ مبكرًا. قد يكون لديك بالفعل إحساس بأجزاء اليوم التي تجعلك أكثر إنتاجية. بغض النظر عن تفضيلاتك - في الليالي أو الصباح أو وقت الغداء أو قبل أو بعد "ساعة الذروة" - استفد من هذه الفترات لزيادة إنتاجيتك.

3. 

   
   
   تحديد الأولويات مهامك. نعلم جميعًا أن بعض المهام أهم من غيرها ؛ ومع ذلك ، فإننا لا نعطيهم دائمًا الأولوية المناسبة. قم بتطوير ، على سبيل المثال ، نظامًا يصنف المهام من خلال التذكيرات التي تتضمن علامات تجارية مثل الأعلام أو النجوم بأمانة ومرونة. احتفظ بهذه التذكيرات بالقرب من جهاز الكمبيوتر أو المكتب ، سواء كانت افتراضية أو مادية. خصص المزيد من وقتك وطاقتك للعناصر ذات الأولوية القصوى في القائمة. قد تتضمن الأمثلة المهام ذات المواعيد النهائية القصيرة ، مثل الأشياء التي يجب عليك تقديمها بنهاية اليوم أو في اليوم التالي. يمكنك أيضًا إعطاء الأولوية للردود على العملاء أو الرؤساء أو غيرهم من المسؤولين عن النفقات المتولدة. وإذا لم تكن متأكدًا من مدى حساسية المهمة أو أهميتها ، فمن الأفضل دائمًا طرح السؤال.

4. 

   
   
   أكمل المهام السريعة على الفور. لا تحتاج جميع المهام إلى تحديد أولوياتها وجدولتها في وقت محدد.قد يستغرق التخطيط أو الجدولة لبعضها وقتًا طويلاً مثل إكمالها. إذا كان الأمر كذلك ، ويمكنك إكمال هذه المهام على الفور ، واستمتع! سيساعدك التعامل مع هذه العقبات بهذه الطريقة أيضًا على تجنب التسويف.

5. 

   إدارة الفوضى ومواد العمل. تنتقل طاولاتنا بسهولة من مشاهد الفوضى إلى مشاهد الدمار الجديرة بالأفلام - مما يجعل التنظيم صعبًا. يعمل بعض الأشخاص حتى في ظل سياسات تنظيف صارمة. على الرغم من أنها ليست ضرورية ، اتخذ بعض الخطوات لتنظيف محطة العمل الخاصة بك.
   • استئناف الطلب. تخلص من القمامة وأرشفة المواد التي تحتاجها بشكل منهجي. نظف الفوضى كلما أمكن ذلك: أثناء فترات الراحة أو بين المهام.
   • نظف الأوساخ التي تولدها على الفور. لذلك ، لا داعي للقلق بشأن التنظيف لاحقًا. علاوة على ذلك ، سيمنع هذا الاضطراب الحالي من البقاء على طاولتك في المستقبل.
   • احتفظ بالإمدادات التي تحتاجها في متناول يدك. من الواضح أنه ليس كل شيء من حولك علامة على الفوضى. إن توفر الأدوات التي تستخدمها يوفر وقتك ويحسن استخدام مساحتك الثمينة.

6. 

   جدولة أوقات الأنشطة والمواعيد. يقوم بعض الأشخاص بجدولة الاجتماعات فقط ، لكن لا يقومون بإعداد قوائم بالأنشطة الضرورية. يمكن أن تكون جدولة أهم المهام وكذلك المواعيد مفيدة. يمكنك أيضًا "تجميع" مهام محددة. على سبيل المثال: جدولة الاجتماعات يومي الثلاثاء والخميس فقط. احتفظ أيضًا بوقت فراغ في التقويم الخاص بك لتخصيص وقت إبداعي لنفسك أو لاستيعاب الأحداث غير المتوقعة.
   • استخدم جدول الأعمال والتقويم. يمكن أن تكون هذه الأدوات ورقية أو افتراضية ، في شكل تطبيقات مثل iCalendar و Google Now.
   • افصل أنشطتك إلى فئات. يمكن أن يمنحك تصنيف الأنشطة أو فصلها حسب اللون تذكيرات مرئية سريعة لما هو مهم. يمكن أن تشمل هذه الفئات ، على سبيل المثال: المراسلات والمشاريع والأحداث والاجتماعات والمناقشات وحتى فترات الراحة أو أوقات التمارين البدنية.
   • تحسين التكنولوجيا الخاصة بك. يمكن للتقويمات الافتراضية ومنصات البريد الإلكتروني ، مثل Outlook ، أن تجمع بين قوائم المهام وجهات الاتصال الخاصة بك وعناوينك. هذا لا يجعل كل شيء أكثر كفاءة فحسب ، بل إنه يحسن أيضًا عملية تفكيرك.
   • كلما كان ذلك ممكنًا ، قم بتفويض المهام. بالنظر إلى كثافة العمل اليومي ، من السهل أن تنسى أنه ليس عليك القيام بكل شيء بمفردك. قم بتفويض المهام إلى أحد المساعدين ، أو إذا كنت تعثر بشكل خاص في الأعمال المنزلية ، فاطلب من زميل أن يقدم لك معروفًا ويساعدك في مهام معينة. يمكنك مكافأتهم عندما يكون كل شيء أكثر هدوءًا.

الطريقة 2 من 4: العناية ببريدك الإلكتروني بشكل منهجي

1. 

   تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في المواعيد المحددة. لا يحتاج الجميع إلى التمسك بصندوق الوارد الخاص بهم ، حيث أن العديد من الرسائل المستلمة ليست ملحة للغاية. إذا كنت تعمل في موقع لا يتطلب ردودًا فورية على رسائل البريد الإلكتروني ، فتحقق من صندوق الوارد الخاص بك في الأوقات المجدولة - حوالي ثلاث أو أربع مرات في اليوم.

2. 

   أرشفة رسائل البريد الإلكتروني. استفد من المجلدات والتصنيفات بدلاً من ترك الرسائل تتراكم في بريدك الوارد. يحتوي Outlook على مجلدات ومجلدات فرعية ، بينما يحتوي Gmail على تصنيفات والعديد من صناديق البريد الوارد المنفصلة. إذا كنت صحفيًا ، على سبيل المثال ، يمكن تسمية مجلداتك "التقارير الحالية" و "التقارير المستقبلية" و "التقارير القديمة" و "المقابلات والمصادر" و "القصص والأفكار".
   • حذف وأرشفة. أرشفة البريد القديم والمهم وحذف الباقي. في المثال أعلاه ، يعمل مجلد "التقارير القديمة" كملف للصحفي. عندما تبدأ في حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، ستندهش من عدد العناصر التي يتم نقلها إلى سلة المهملات وعدد العناصر المخزنة. يحب بعض الأشخاص أيضًا أن تكون علبة الوارد الخاصة بهم فارغة - عدم ترك رسالة واحدة غير مقروءة (أو عدم ترك أي رسائل في علبة الوارد الخاصة بهم). بالإضافة إلى استخدام المجلدات والتسميات ، يمكنك إفراغ المربع باستخدام وظيفة "الأرشفة" ، وحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة أثناء فترات الراحة في العمل أو باستخدام تطبيقات تنظيم الحساب.

3. 

   كلما كان ذلك أكثر فاعلية ، استخدم أشكالًا أخرى من الاتصال. في بعض الأحيان ، يمكن أن تحل مكالمة هاتفية بسيطة مشكلة تتطلب تبادل عشرة رسائل بريد إلكتروني. إذا كان الأمر كذلك ، اتصل بالشخص! إذا كنت تعلم أن تبادل رسائل البريد الإلكتروني سيؤدي إلى مناقشة أو يتضمن العديد من الرسائل ، فقد يكون من الأفضل التحدث على الهاتف. بهذه الطريقة ، ستتمكن من تلقي المزيد من التفاصيل ، مع تجنب مناقشة طويلة وطويلة عبر الرسائل الإلكترونية. يمكنك حتى إرسال بريد إلكتروني إلى زميل وقول شيء مثل "لدي الكثير من الأسئلة لك حول هذا الموضوع. ربما ينبغي أن نتحدث مع بعضنا البعض. هل يمكنني الاتصال بك في غضون خمس دقائق؟"

4. 

   الحد من الانقطاعات. على الرغم من أن فترات الراحة الاستراتيجية مفيدة ، إلا أن الانقطاعات أثناء ساعات العمل ليست كذلك. يمكنها أن تبطئك ، وتكسر وتيرة عملك وتجعلك تفقد طريقة تفكيرك. لذا حاول استخدام رسائل مكتوبة وصوتية خاصة عندما تعلم أنك مشغول جدًا. لا يجب استخدام هذه الأدوات فقط عندما لا تكون في المكتب ؛ يمكن استخدامها عندما تتورط في المهام. يستخدم العديد من الأشخاص أيضًا سياسة "الباب المفتوح" - لكن ليس عليك ترك غرفتك مفتوحة طوال الوقت. يمكنك أيضًا ترك ملاحظة ودية عند الباب تقول شيئًا مثل "أنا في منتصف مكالمة" أو "أنا مشغول. يُرجى الرجوع لاحقًا أو إرسال بريد إلكتروني".

5. 

   استخدم خدمات "cloud". يمكن النظر في الخدمة السحابية (المعروفة أيضًا باسم "الحوسبة السحابية") ، لأنها أرخص ، وقابلة للتطوير ، وفعالة ، ويمكن تحديثها بسهولة. يمكن أن يكون المحتوى الذي توفره هذه السحابة مفيدًا بشكل خاص ، حيث يمكنك الوصول إليه على أجهزة مختلفة: أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية وما إلى ذلك. يعمل التخزين السحابي أيضًا كطريقة أساسية أو ثانوية لعمل نسخ احتياطية رقمية. استشر الشخص المسؤول عن تكنولوجيا المعلومات أو البرامج في مكان عملك. قد يكون لديك بالفعل قدر من المساحة الحرة في السحب (أو يمكنك حتى شراء هذه المساحة مقابل رسوم سنوية صغيرة).

6. 

   استخدم مفضلات الإنترنت. تتيح أفضل المتصفحات إمكانية وضع إشارة مرجعية - عند حفظ وتنظيم عناوين البريد الإلكتروني التي تزورها بشكل متكرر للوصول السهل والسريع. استفد منها ، حتى لا تنسى مواقع الويب المهمة التي تحتوي على أخبار أو معلومات الصناعة.

طريقة 3 من 4: الاستفادة من الوقت

1. 

   تجنب ممارسة مهام متعددة في نفس الوقت. في هذا الصدد ، فإن معظم الخبراء لديهم آراء مماثلة. على الرغم من أنه قد يبدو سريعًا ورائعًا على التلفزيون ، إلا أن الممارسة المتزامنة للعديد من المهام ("تعدد المهام" أو "تعدد المهام") ليست فعالة ويمكن أن تضعف فعالية المؤسسة. اختر تكريس انتباهك الكامل لمهمة واحدة في كل مرة ؛ قم بإنهائه وانتقل إلى العنصر التالي في القائمة.

2. 

   قم بإنشاء جدول أو تقويم لنفسك. لحسن الحظ ، لا تتطلب منك معظم الوظائف جدولة كل شيء في يومك على وجه التحديد. ومع ذلك ، قد يكون من المفيد الاحتفاظ بجدول زمني أساسي لأهم الأحداث والمهام في اليوم.
   • ضع حدودًا زمنية لأنشطة معينة. لا تتطلب بعض المهام هذه الحدود ، ولكن يجب أن يكون لدى البعض الآخر معلمات زمنية من أجل تحسين إنتاجيتك. فكر في الأنشطة اليومية التي تستغرق وقتًا أطول من المعتاد - وامنحهم مواعيد نهائية محددة في المستقبل.
   • خصص وقتًا إضافيًا للأنشطة الأخرى. تميل بعض الأنشطة - كما قد تكون تعلمت من التجربة - إلى أن تتطلب وقتًا أطول من المتوقع ؛ ومع ذلك ، هذا ليس بالضرورة أمرًا سيئًا. خصص ، على سبيل المثال ، وقتًا إضافيًا قبل وبعد أداء هذه الأنواع من المهام (وخاصة للأحداث والاجتماعات المهمة).

3. 

   استخدم تطبيق ساعة توقيت أو ساعة توقيت فعلية أو منبه. يمكن أن تكون هذه الأدوات فعالة عند استخدامها بشكل ضئيل. يحب بعض الأشخاص ضبط منبهاتهم قبل 10 أو 15 أو 30 دقيقة لتلقي تحذيرات مسبقة والاستعداد للنشاط. يمكنك أيضًا استخدام التذكيرات.

4. 

   تجنب تأجيل أنشطتك. اسأل نفسك ما إذا كان هذا التأجيل ضروريًا للغاية ، أم أنه مجرد مثال على التسويف. إذا كنت تعتقد أنك تماطل ، فلا تؤجل المهمة - قم بإنهائها مرة واحدة! ومع ذلك ، عندما يكون تأجيل النشاط أمرًا لا مفر منه ، احفظ النقطة التي قاطعته عندها وحدد وقتًا آخر محددًا لإنهائه. خيار آخر هو إنشاء خطة طوارئ. على سبيل المثال: إذا كان عليك إلغاء اجتماع وجهًا لوجه ، فقد تتمكن من إجراء مكالمة (عبر الصوت و / أو الفيديو) مع الشخص.

الطريقة الرابعة من 4: العناية بصحتك الجسدية والعقلية

1. 

   خذ فترات راحة. من المهم أن تأخذ فترات راحة ذهنية حتى تظل بصحة جيدة ومنتجة. نميل إلى الغرق في العمل لدرجة أننا في بعض الأحيان لا نأخذ فترات راحة - وهو أمر ضروري للغاية. تمنحنا هذه الاستراحات الراحة التي نحتاجها وتحسن إنتاجيتنا ، ولكنها تتيح لنا أيضًا التراجع وسؤال أنفسنا عما إذا كنا نستخدم وقتنا بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

2. 

   النوم بشكل أفضل. إذا لم ننم جيدًا ، فقد نشعر بالدهشة أو التعب أو الخمول في اليوم التالي ، مما قد يقوض الكفاءة وخططنا في العمل. خطط للراحة على الأقل سبع أو ثماني ساعات متواصلة كل ليلة.

3. 

   لا تقارن نفسك بزملائك في العمل. يختلف عمل معظم هؤلاء الأشخاص عن عملنا ، ولديهم جميعًا أساليب مختلفة في التنظيم. قد لا تكون الطريقة المنطقية والفعالة لشخص تعرفه هي الأفضل لروتينك ، والعكس صحيح.

4. 

   قبول أن المنظمة هي عملية مستمرة. لا تتوقع أن تكون مثاليًا. المنظمة مستمرة وتتطلب اهتماما مستمرا. لن تكون منظمًا بشكل مثالي كل يوم ؛ ومع ذلك ، فإن القليل من الطلب يمكن أن يجعلك أكثر فعالية.