المحتوى

• خطوات
• نصائح

يعرف أي شخص كان لديه وظيفة بدوام كامل ، مرة واحدة على الأقل في حياته ، أنه ليس مجرد يوم عمل واحد يكفي دائمًا لتوجيه كل ما يجب القيام به في الوظيفة. ومع ذلك ، يمكن لأي شخص تحسين إنتاجيته من خلال تبني عادات مصممة لتحسين الكفاءة.العامل الكفء قادر على تحقيق أقصى استفادة من كل دقيقة يقدمها اليوم ، مع التركيز أولاً على الأولويات. لن يؤدي كونك فعالاً في العمل إلى تحسين إنتاجيتك وضمان نقاط إيجابية مع رئيسك في العمل فحسب ، بل سيجعلك أيضًا تشعر بمزيد من الرضا والرضا وبضمان أن يومك كان مُرضيًا. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية أن تكون فعالاً في العمل.

خطوات

طريقة 1 من 3: تطوير تركيزك

1. 

   
   
   حافظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة. يمكن أن يكون تحقيق أقصى قدر من الكفاءة في بعض الأحيان بسيطًا مثل إزالة الفوضى من منطقة عملك. يمكن أن تجعل منطقة العمل المزدحمة والقذرة الإنتاجية صعبة للغاية. إذا كنت تكافح باستمرار للعثور على تقارير أو مستندات وسط كل هذه الفوضى ، فاعلم أنك تضيع وقتًا ثمينًا! إذا لم تكن "مهووسًا بالتنظيف" ، ضع في اعتبارك أن إبقاء العناصر الأكثر استخدامًا يوميًا في متناول يدك هو سر النجاح.
   • إذا كنت تعمل في مكتب ، فقم بتنظيم مكتبك بحيث يمكنك بسهولة العثور على ما تبحث عنه. حتى إذا كنت لا تعمل في "حجرة وظيفية" أو شركة تسويق عبر الهاتف ، فإن هذا المبدأ ينطبق بنفس الطريقة. على سبيل المثال ، إذا كان لديك متجر دراجات ، فاحرص على نظافة وتنظيم أدواتك بحيث يمكنك العثور عليها بسهولة عند الحاجة. يستفيد الجميع تقريبًا من مكان عمل نظيف ومنظم.

     

     
     
   • بالنسبة لأولئك الذين يعملون في المنتديات أو شركات المحاماة ، من المهم جدًا إنشاء بعض أنظمة حفظ المستندات المنطقية والمنظمة. ومع ذلك ، احتفظ بالمستندات والأدلة الأكثر استخدامًا في متناول يدك. قدم الباقي بترتيب أبجدي أو باستخدام أي معايير أخرى.

2. 

   
   
   حافظ على مكان عملك جيد التجهيز. تأكد من حصولك على جميع المواد والأدوات التي تحتاجها لإنجاز المهمة دون صداع ووقت ضائع. في المكتب ، يعني هذا وجود كل ما تحتاجه قريبًا (في المخزن) مثل: مزيلات المواد الأساسية ، والملصقات ، والأقلام ، والآلات الحاسبة ، وما إلى ذلك ، كل ذلك في الحال. خارج بيئة المكتب التقليدية (في أي مهنة أخرى) ، قد تكون الأدوات مختلفة ، لكن المبادئ الأساسية ستكون هي نفسها. يمكن لأي محترف أن يعزز كفاءة عمله إذا كان لديه أدوات العمل الأكثر ضرورة في متناول اليد.
   • هذا يعني أيضًا وجود كمية جيدة من المواد في المخزون مثل الأربطة المطاطية والبلاستيك للمجلدات ودبابيس الدباسة والأقلام والورق المقوى وما إلى ذلك. هذا صحيح لكل نوع من أنواع المهنة: سيحتاج المعلم إلى طباشير ونجار مسمار وخشب وما إلى ذلك.
   • حافظ على أدواتك جيدًا. يمكن لأداة أساسية ولكنها معطلة أن تمنحك صداعًا كبيرًا وتؤخر الأشياء. وفر الوقت على المدى الطويل من خلال مراجعة أدواتك وتنظيفها بشكل دوري.

3. 

   حافظ على جدول منتظم موحد. صدقني: إن السعي الجاد للتخطيط اليومي (دائمًا في بداية ساعات العمل) سيزيد من كفاءة عملك بشكل كبير. للحفاظ على جدول فعال حقًا ، مع ذلك ، حدد نفسك بـ "أداة تنظيم" واحدة فقط في كل مرة ، مثل التقويم أو جدول الأعمال ، على سبيل المثال. اتركه في مكتبك أو مقصورتك ، في مكان مرئي حتى تتمكن دائمًا من الوصول إلى أهدافك طويلة المدى. لا تضيع الوقت في استخدام أكثر من تقويم واحد ، أو كتابة نفس الموعد عدة مرات (وفي مواقع مختلفة). يجب أن تكون قادرًا على الوصول بسرعة ، في مكان واحد ، إلى جميع ملاحظاتك ومهامك وما لا يزال عليك القيام به.
   • كن منظمًا كل يوم من خلال إنشاء قائمة "المهام". ابدأ بأعلى أولويات اليوم ، بحيث يتم تنفيذها قبل أي مهمة ثانوية أخرى. إذا لم تكمل القائمة بنهاية يوم العمل ، فقم بمعالجة العناصر غير المكتملة في اليوم التالي.

     

   • بالنسبة للمشاريع الأكثر جرأة ، حدد إطارًا زمنيًا وموعدًا نهائيًا. كن واقعياً بشأن مقدار الوقت الذي ستستهلكه كل مهمة: لا تطرف المواعيد النهائية ، واجعلها تتماشى مع صعوبة المهمة المعنية.

4. 

   تخلص من المشتتات. ستقدم أماكن العمل المختلفة مصادر إلهاء مختلفة. في بعض الأماكن ، قد يأتي الإلهاء من زميل في العمل (هذا الجوكر والثرثار ، كما تعلمون؟) ، أو حتى من خلال مهمة ثانوية ومشتتة. افعل كل ما يجب عليك فعله لضمان استمرار تركيزك في جميع الأوقات. إذا كان نوع الخدمة الخاص بك يسمح لك بالاستماع إلى الموسيقى ، اصطحب معك ملف MP3. فكر في الاتفاق مع زملائك حتى لا يبدأوا محادثة: قد يبدو هذا وقحًا ، لكنه طريقة معقولة ومهنية وفعالة لكي يتركك الناس بمفردك أثناء عملك. تذكر: يمكنك دائمًا التواصل الاجتماعي أثناء فترات الراحة والوجبات.
   • لا تستخدم الإنترنت لقضاء وقت الفراغ أثناء العمل ، ولا تدخل إلى شبكات التواصل الاجتماعي الخاصة بك. صدقني: هذا إلهاء خطير للغاية ويؤدي إلى نتائج عكسية. تشير الدراسات إلى أن ثلثي العمال يخسرون حوالي 30٪ من وقتهم في أنشطة مشتتة على الإنترنت. لحسن الحظ ، تسمح لك معظم المتصفحات بتنزيل التطبيقات المجانية التي تحظر مواقع الويب المشتتة.

     

   • هناك طريقتان جيدتان أخريان لتوفير الوقت وزيادة الكفاءة هما: لا تضيع الوقت في الاجتماعات التي لن تصل بك إلى أي مكان وفي المحادثات الهاتفية الطويلة. بالطبع: تعتبر أداة الاجتماع (أو الاتصال) مهمة للغاية بالنسبة للشركة لمعالجة مشكلاتها المعلقة ، ولكن تذكر دائمًا أن هناك مشكلات يمكن حلها عن طريق البريد الإلكتروني ، ولا تحتاج إلى محادثة لأكثر من نصف ساعة عنهم.

     

5. 

   استخدم فترات الراحة في المكتب للتعامل مع الأمور الشخصية. الغريب ، يمكن أن تساعدك فترات الراحة في سعيك لتحقيق الكفاءة في العمل. بادئ ذي بدء ، يمكنهم تقديم الراحة اللازمة لك للعودة بمزيد من الشجاعة والتحفيز. ثانيًا ، يمكنك من خلالهم معالجة أي وجميع الأمور التي قد تشتت أثناء ساعات العمل. لذا استخدم الاستراحة للتخلص من الإلهاء خلال ساعات العمل.

الطريقة 2 من 3: سن القواعد الإستراتيجية

1. 

   قسّم مسؤولياتك إلى "أجزاء صغيرة يمكن التحكم فيها". يمكن للمشاريع الكبيرة أن تكون مخيفة للغاية ، في الواقع ، خاصة عندما تكون واسعة النطاق للغاية. كعامل كفء ، يجب أن تكون قادرًا على إعادة توجيه أولوياتك مسبقًا ، حتى لو كان ذلك يعني تقسيم مهمة كبيرة إلى مهام أصغر. إنها طريقة ذكية للتعامل مع مطالبكم أثناء تنفيذ مشروع أكبر. على المدى الطويل ، ستنجز جميع مهامك الأكثر أهمية في أسرع وقت ممكن إذا كنت تعمل معهم شيئًا فشيئًا ، كل يوم.
   • على سبيل المثال ، إذا كان عليك تقديم عرض تقديمي كبير في غضون شهر ، فحدد هدفًا لإنشاء مخطط تفصيلي اليوم. لن يكون هذا طويلاً بشكل رهيب ، وبالتالي لن يكون إلهاءً ، بل على العكس ، خطوة مهمة في مهمة أكبر.

2. 

   خفف عبء العمل عن طريق تفويض المهام. ما لم تكن في أسفل سلسلة إنتاج شركتك ، أي ما لم تكن متدربًا ، فهناك دائمًا إمكانية مشاركة عملك مع زملاء آخرين (يُفهم: المرؤوسون) . بالطبع ، لا يجب أن تمنح كل عملك لطرف ثالث ، وبالتالي ليس لديك المزيد من الوقت لأي شيء (لأنه لن يكون لديك ما تفعله). الفكرة هي مشاركة مهامه الثانوية مع موظف ثانٍ يمكن أن يرسله بطريقة لا تعيقه في سياق عمله. يمكن أن يكون الشيء نفسه صحيحًا بالنسبة لك: أن تكون ودودًا ومساعدة زميل في وقت الحاجة يمكن أن يكون ضروريًا عندما تحتاج إلى هذه القوة ، كما تعلم؟
   • إذا كنت متدربًا أو محللًا جونيورًا ، فمن الواضح أن جزءًا من العمل الرتيب قد انتهى بالنسبة لك. ساعد دائمًا أولئك الذين يحتاجون إلى مساعدتك ، ولا تنسى ، حتى يتذكروك دائمًا!

     

   • إذا كانت لديك علاقة رائعة مع رئيسك في العمل ، فانظر إلى أي مدى يمكنه تفويض بعض أعماله الشخصية إليك. يمكن أن تكون هذه طريقة قيّمة لتعلم المزيد من المهام الصعبة وإظهار قيمتك في الشركة.

     

3. 

   لا تضيعوا الوقت في اجتماعات لا نهاية لها. صدقوني ، هناك سبب يكره الجميع الاجتماعات: عند إساءة استخدامها ، يمكن أن تكون أكبر مصدر للوقت الضائع وإلهاء العمل (حتى أكثر من الوقت الذي يقضيه في "الترفيه عبر الإنترنت" خلال ساعات العمل). يمكن أن تكون الاجتماعات حيوية لمناقشة الأهداف ووضع رؤية مستقبلية للفرق ، ولكن إذا كانت تخلو من الأهمية ، وتعمل فقط كمصدر إزعاج ، فيمكن أن يضيع الكثير من الوقت الثمين. عند تحديد موعد اجتماع ، التزم بالنصائح التالية:
   • ضع جدول أعمال قبل كل اجتماع ، بحيث يتم استخدام الوقت المخصص بشكل فعال إلى أقصى إمكاناته. عندما تلوح المحادثة الموازية في الأفق ، اطلب التركيز!
   • قم بدعوة أقل عدد ممكن من الأشخاص. هذا يقلل من فرصة إجراء المحادثة حول مواضيع ثانوية ، خارج جدول الأعمال ، بالإضافة إلى إبقاء من يجب أن يبقى في مكتبك يعمل ، في الواقع يعمل.
   • امسح عروض الشرائح (باور بوينت) قدر الإمكان. حدد بوضوح الرسالة (الرسائل) التي يجب إرسالها وحاول الحصول (إلكترونيًا) على جميع المعلومات الضرورية: البيانات والنصوص والجداول والرسوم البيانية والصور ومقاطع الفيديو والصوت والروابط الويب. قم بترتيب المعلومات حسب الأولوية وترتيبها بشكل موضوعي بحيث يفهم الجمهور بوضوح ما تريد توصيله ، وتجنب ، على سبيل المثال ، عرض شريحة تجلب البيانات أو المفهوم الذي سيتم شرحه لاحقًا فقط.
   • أخيرًا ، كمبدأ عام ، تعرف ما تنوي أن تقرر في الاجتماع ، قبل استدعائها.

4. 

   قلل من سوء الأحوال الجوية في العمل. بيئة العمل الجيدة هي إحدى ركائز الحياة المهنية الناجحة. ومع ذلك ، هذا سؤال لا يعتمد فقط على أنفسنا. من الضروري التعامل مع الناس على اختلاف أنواعهم وشخصياتهم ومعتقداتهم ومواقفهم. لذلك ، من الضروري معرفة كيفية التعامل مع هؤلاء الأشخاص من أجل خلق والحفاظ على بيئة عمل متناغمة وودية. لتجنب أي طقس سيئ بينك وبين زميل في العمل ، هناك بعض النصائح المهمة.
   • لا تخف من الانخراط في المعارك والحجج كوسيط. تدرك الشركات أن هذه المشكلات يمكن أن تجعل عمل كل فرد صعبًا للغاية ، لذلك لا تخف أبدًا من محاولة وضع المناقشة جانبًا بكلمات ودية. إذا لم تنجح ، فاتصل بموظفي الموارد البشرية لشركتك. افعل الشيء نفسه إذا شعرت بالإحباط أو الانزعاج بسبب سوء الأحوال الجوية في بيئة عملك.
   • في هذه البيئة ، لا يعد تجاهل شخص واحد فكرة جيدة ويمكن أن يؤثر على كفاءة الجميع: بغض النظر عن مدى اختلاف تفكيرك وتصرفك ، يعتمد نجاح الفريق وكفاءته على المجموعة. عند الحديث عن هذا الشخص ، تحلى بالصبر دائمًا. على الرغم من صعوبة الأمر ، فإن الصبر هو ما يسمح لك بمعاملة الشخص جيدًا وبأقل قدر من التعليم. حتى لو لم يعاملك هذا الشخص بنفس الطريقة ، يجب أن يأتي التعليم والصبر من شخص ما: على الأقل باسم كفاءة الجميع.

طريقة 3 من 3: تغيير نمط حياتك

1. 

   العمل بشكل جيد. لم يؤد الشعور بالتعب إلى تحسين جودة عمل أي شخص. بعد المشي ذهابًا وإيابًا طوال اليوم ، والعمل ، والذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية ، والتسوق في السوق ، يكون جسده مرهقًا ويحتاج إلى الراحة. عقلك أيضا. غالبًا لا ندرك أنه بعد العمل الفكري المكثف ، يصبح الدماغ أيضًا "متعبًا" ويحتاج إلى وقت للاسترخاء. يمكن أن يتسبب تجاهل هذه الحاجة في عدد من المشاكل.
   • في العالم الحديث ، حيث يعمل جزء كبير من السكان أمام الكمبيوتر ، وحيث يتطلب التفكير السريع والإبداع وريادة الأعمال بشكل متزايد ، من السهل جدًا ترك الدماغ "متعبًا". بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يكون مطلوبًا العمل بكامل طاقته لفترات طويلة جدًا.
   • بالإضافة إلى الأضرار الجسدية ، هناك أيضًا أضرار نفسية. يمكن أن تتعطل العلاقة مع العمل نفسه ، لأن انخفاض الشعور بالطاقة وعدم الانتباه يؤدي أيضًا إلى انخفاض الإنتاجية والأخطاء.

2. 

   قم ببعض التمارين. صدقني: العامل الذي يستغرق بضع دقائق في الأسبوع لممارسة الرياضة سيكون أكثر استعدادًا وستنتج خدمته أكثر من ذلك بكثير. الآن ، إذا أصررت على القول أنه ليس لديك وقت ، مارس الرياضة في مكتبك أو في المنزل أو حتى في طريقك إلى المنزل للعمل. إذا كنت تعيش بالقرب من العمل فلماذا لا تترك كسلك وراءك وتمشي؟ هذا التمرين لا يتطلب ممارسة أو مهارة ويحسن الصحة. يمنحك المشي بانتظام التنفس ، ويحفز أكسجة الجسم ، ويدرب قلبك على العمل بشكل أفضل ، ويتحكم أيضًا في ارتفاع ضغط الدم ، ويقلل من معدل الدهون في الدم ، ويخفض مستويات الكوليسترول.
   • إذن ما الذي تنتظره لإخراج حذائك الرياضي من الخزانة والبدء في المشي؟ في البداية ، امشِ ببطء ، وامشِ لمدة عشر دقائق ثم زد ببطء.
   • لا تنسى أن تأكل جيدًا: فالتمارين البدنية لن تفيد إلا إذا صاحبتها حمية غذائية جيدة.

3. 

   دائما حافظ على مزاج جيد. ثبت علميًا أن الدعابة الجيدة يمكن أن تعود بفوائد عديدة على علاقات العمل لدينا ، حيث إنها تقلل التعب وتوحد الفريق وتزيد من الإنتاجية وتقلل من التوتر. إنه يحفز إنتاج المواد المسؤولة عن الإحساس بالمتعة ، بالإضافة إلى أنه يوفر أيضًا طلاقة أكبر للأفكار وقرارات أكثر إبداعًا ويمنحنا مزيدًا من الاستعداد لمواجهة التحديات اليومية. في الروتين اليومي للناس ، من الصعب الحفاظ على مزاج جيد ، حيث توجد حاجة لمواجهة حركة المرور للقيام بزيارات ، وحضور اجتماعات مرهقة ، ولإظهار نتائج إيجابية بسبب المنافسة الكبيرة من السوق والعديد من العوامل المسببة للتوتر. لذا ابذل قصارى جهدك للحفاظ على معنوياتك مرتفعة.
   • القادة الذين يتمتعون بمزاج جيد قادرون على الحفاظ على جو مريح وبالتالي تقوية أنفسهم أمام فريقهم وممارسة قيادة أكثر فعالية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام الفكاهة لحل النزاعات الموجودة في مكان العمل وتقليلها ، بالإضافة إلى تحفيز الموظفين.
   • اجعل فترات الراحة وأوقات الوجبات وقتًا جيدًا للاسترخاء طوال اليوم. أثناء فترات الراحة ، اشرب القهوة بعناية. يمكن أن تكون القهوة منشطًا رائعًا في أكثر الأيام إرهاقًا ، ولكن إذا كنت تستخدم هذا المورد كل يوم ، صدقني: يمكن أن ينتهي بك الأمر إلى الإدمان.
   • عندما يتم نقل الرسالة بروح الدعابة ، يتم تلقيها بشكل أكثر ودية ، ولديها القدرة على صرف الانتباه عن الصراع وتغيير طريقة تفسيرها. ومع ذلك ، من الضروري معرفة كيفية قياس استخدام الألعاب ، وهناك أوقات ينبغي فيها تنحية الفكاهة جانبًا واستخدام الجدية.

4. 

   قدم لنفسك طرقًا لتحفيز نفسك. من الأسهل بكثير العمل بكفاءة إذا كان لديك سبب وجيه للعمل. فكر في الأسباب التي تأخذك من المنزل إلى العمل وأهداف حياتك وأحلامك ونظرتك إلى نفسك. حاول التفكير في عملك كوسيلة لتحقيق غاية معينة. يجب أن تكون هذه "النهاية" رؤية مثالية لحياتك. إذا كنت تحب عملك (ولن تجد نفسك تفعل أي شيء آخر) ، فحاول التفكير في كيفية إمكانية العمل عليه. يمكن أن تحفزك هذه النصائح وغيرها على المضي قدمًا بشكل أكثر كفاءة.
   • فكر في الأشياء الجيدة التي تسمح لك وظيفتك بالحصول عليها. ربما تدين بمنزلك أو سيارتك لعملك ، أو ربما تسمح لك وظيفتك بالدفع لمدرسة أطفالك. فكر أيضًا في المزايا التي يقدمها ، مثل التأمين الصحي والقسائم المختلفة.

     

   • الحفاظ على الطاقة عالية: قد يكون لقلة المشاركة والتحفيز ، من بين أمور أخرى ، نقص الطاقة الجسدية للقيام بما يجب القيام به. من السهل جدًا رؤية المحترفين ، بدون طاقة ، يجرون أنفسهم للوصول إلى نهاية اليوم.
   • أنهِ شيئًا ما ، كل يوم. أفضل ما يجب فعله هو تحديد الهدف الرئيسي لإنهاء شيء ما كل يوم. قم بإنشاء إستراتيجية حتى لا يتم مقاطعتها حتى الانتهاء.عندما ننجح في شيء شرعنا في القيام به ، يزداد دافعنا ، ويمنحنا الثقة لاتخاذ خطوات أكبر.

5. 

   كافئ نفسك. إذا نجحت في زيادة كفاءتك في العمل ، احتفل بهذه اللحظة. انت تستحق! ليس من السهل التخلي عن العادات السيئة وتكوين عادات جيدة ، لذا كافئ نفسك على عملك الشاق. اشترِ مشروبًا بعد العمل ، أو اجتمع مع بعض الأصدقاء لقضاء ليلة سعيدة في الخارج أو استلقِ على السرير مع كتاب جيد. افعل ما سيسعدك حقًا في مواجهة إنجازك. تزيد مكافأة نفسك من إحساسك بالإنجاز ، وهو جزء مهم من الحفاظ على حافزك.
   • لا يجب أن تكون مكافأتك كبيرة. مجرد متعة صغيرة لتذكر إنجازك.

نصائح

• تطبيق نظام مكافأة منفصل للمشاريع الأقل متعة. بمعنى آخر ، هل تمكنت ، من بين أمور أخرى ، من إرسال هذا التقرير السنوي المكون من 200 صفحة؟ أنت تستحق بيرة ، أو إذا كنت لا تشرب ، عصير فراولة مع حليب بارد ... ماذا عن هاه؟