المحتوى

• خطوات
• أسئلة وأجوبة المجتمع
• نصائح
• تحذيرات

أقسام أخرى

لقد حصلت أخيرًا على مقابلة لوظيفة الأحلام التي كنت تبحث عنها - والآن ما هي أفضل طريقة للمتابعة؟ في هذه الأيام ، يتم إرسال معظم دعوات المقابلات الرسمية عبر البريد الإلكتروني ، والتي قد يكون الرد عليها أصعب من مجرد مكالمة هاتفية بسيطة. لكن الرد على المجند المهتم لا يجب أن يحولك إلى حطام عصبي. ما عليك سوى كتابة رسالة رد قصيرة ومهذبة لتأكيد تفاصيل الاجتماع وشكر المرسل شخصيًا على وقته. بعد قراءة بريدك الإلكتروني مرة أخرى لمراجعة المعلومات التي قمت بتضمينها والتحقق من الأخطاء المطبعية ، يمكنك إرسالها والبدء في الاستعداد للإبهار أثناء المقابلة.

خطوات

جزء 1 من 2: تنسيق ردك

1. 

   اقرأ البريد الإلكتروني جيدًا للحصول على معلومات ذات صلة بالمقابلة. اقرأ الدعوة بالكامل وابحث عن التفاصيل التي توضح كيفية سير عملية المقابلة. ستحصل عادةً على وقت ومكان محددين للقاء ، واسم الشخص الذي يجري المقابلة ، والتوجيهات إلى الموقع إذا كان من الصعب العثور عليه. كل هذه الأشياء من المهم معرفتها من أجل صياغة استجابة مناسبة.
   • من المحتمل أيضًا أن يتم تناول اعتبارات مهمة أخرى مثل الملابس التي يجب ارتداؤها ، ومكان الوقوف ، ومن تسأل عنه عند دخولك في متن الدعوة.
   • اكتشف ما إذا كانت المقابلة ستجرى شخصيًا أو عبر الهاتف. سيحدث هذا فرقًا كبيرًا في الطريقة التي يتم بها تشغيل بقية المراسلات.

2. 

   
   
   استخدم اسم المرسل في تحية الخاص بك. إذا جاء البريد الإلكتروني من شخص ما ، فإن الإشارة إليه بالاسم هي طريقة محترمة للاعتراف به وإثبات أنك منتبه. كما أنه يخلصك من التخمين عند تأليف التحية - في معظم الحالات ، يكفي إدخال اسم الشخص متبوعًا بفاصلة.
   • عنوان نصه "السيدة. مينينديز ، ... "أكثر جاذبية من شخص مثل" لمن يهمه الأمر. "
   • إذا لم يتم ذكر اسم شخص واحد في العنوان أو التوقيع ، فلا بأس من استخدام تحية عامة مثل "Dear Acme Inc. Hiring Coordinator."

3. 

   
   
   اشكر الشخص أو الشركة على مصلحتهم. ابدأ خطك الأول بالتعبير عن امتنانك لمنحك فرصة إجراء مقابلة مع الوظيفة. إنها لفتة صغيرة لا تستغرق وقتًا طويلاً ، ولكنها يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. سيحدد إظهار التقدير نغمة ودية لبقية مراسلاتك المستمرة ويساعدك على المضي قدمًا في الاتجاه الصحيح.
   • استخدم لغة معبرة للتأكيد على حماسك ومنع ردك من الظهور على أنه آلي. بدلاً من قول "شكرًا لك على فرصة إجراء مقابلة مع شركتك" ، جرب "لقد سررت بتلقي بريدك الإلكتروني والتفكير في المهارات والخبرات الفريدة التي قد أجلبها لفريق البحث والتطوير في CompuTech في المستقبل القريب."
   • القليل من الأدب يمكن أن يقطع شوطا طويلا. يُرجح أن يُنظر إلى المرشح اللطيف حسن الخلق لشغل منصب أكثر من الشخص الذي يتخلى عن المجاملة العامة.

4. 

   
   
   تأكيد تفاصيل المقابلة. بعد شكر المرسل ، استخدم السطر التالي لتكرار المعلومات التي نقلوها إليك. إذا اقترحوا صباح الأربعاء التالي في الساعة 10 صباحًا كوقت للقاء ، على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل "الأربعاء 14 في الساعة 10 صباحًا مثالي بالنسبة لي! سأكون متأكدا من ترتيب بقية الجدول الزمني الخاص بي وفقا لذلك ". الشيء المهم هو أن توضح أن كل شخص في نفس الصفحة.
   • إذا كان التاريخ أو الوقت المقترح لا يناسبك لسبب ما ، فاجعله نقطة لإعلام المرسل مسبقًا حتى تتمكن من العمل على العثور على الفتحة المناسبة لكليكما.
   • اجعل نص رسالتك موجزًا. لا تريد أن تأخذ الكثير من وقت المجند أو تخاطر بفقدان انتباهه.

5. 

   اطلب أي تفاصيل أخرى ذات صلة قد تحتاجها. إذا تركت لديك أي أسئلة بدون إجابة حول ما سيأتي بعد ذلك ، فلا تتردد في طرحها في النصف الثاني من إجابتك. ربما لم يتم إخبارك بمستندات التعريف التي يجب إحضارها ، على سبيل المثال ، أو كيفية الحصول على شارة زائر للوصول إلى المناطق المحظورة. يشير طلب مزيد من المعلومات عند الحاجة إلى مسؤول التوظيف أنك منظم وحرص على القيام بالأشياء بالطريقة الصحيحة.
   • حاول أن تطرح أسئلتك بلباقة لتجنب جعل الأمر يبدو وكأن المرسل مخطئ لنسيانه ذكر شيء ما. "ما هي أفضل طريقة للعثور على مبنى مكتبك من Sunrise Highway؟" يبدو أفضل من "لم تخبرني أبدًا كيف أصل إلى هناك."
   • اطلب من المرسل صراحة المتابعة قبل إنهاء رسالتك إذا كان هناك شيء ملح تحتاج إلى مسحه. لا يترك سطر ختامي مثل "يرجى الرجوع إليّ في أقرب وقت ممكن حتى أعرف أفضل طريقة للمتابعة" أي التباس بشأن ما تريد أن يفعله المرسل.
6. عبر عن سعادتك للقاء الفريق. قبل إغلاق بريدك الإلكتروني ، أخبر المرسل أنك متحمس لمقابلته ومع الموظفين الآخرين في الفريق.

7. 

   أنهِ ردك بـ توقيع احترافي. في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني ، قم بتسجيل الخروج باسمك الأول والأخير ، والمسمى الوظيفي أو الوصف الوظيفي ، ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني حيث يمكنك الوصول إليك ، إلى جانب أي معلومات اتصال أخرى ذات صلة. يمكنك أيضًا توفير روابط لأي موارد خارجية تعتقد أنه يجب أن يمتلكها المجند ، مثل موقع الويب الشخصي الخاص بك أو ملفك الشخصي على LinkedIn. تذكر أن هذا سيكون آخر شيء تراه جهة الاتصال الخاصة بك ، لذلك يجب أن تمثلك في ضوء مناسب.
   • تجنب تحميل توقيعك بمحتوى حشو ، مثل حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو عروض الأسعار الملهمة. تكون أفضل التواقيع مبسطة وغنية بالمعلومات ويمكن قراءتها بسهولة في لمحة.
   • قد يبدو التوقيع البسيط والمصمم جيدًا كما يلي: كريستا بيترسون | محلل تسويق أول ، شركة Taffet Media Corp. | www.taffetmedia.com | 888-723-4968

جزء 2 من 2: تلميع وإرسال بريدك الإلكتروني

1. 

   استجب للدعوة على الفور. بمجرد تلقي البريد الإلكتروني الذي كنت تنتظره بفارغ الصبر ، ابذل جهدًا للجلوس وكتابة الرد في أقرب وقت يناسبك. تظهر العودة إلى المرسل في أسرع وقت ممكن أنك سريع ، وأنك تأخذ جدوله المزدحم على محمل الجد. سيمنحك أيضًا مزيدًا من الوقت لمعرفة كل ما تحتاج إلى معرفته للاستعداد.
   • اعتد على التحقق من بريدك الوارد مرة أو مرتين يوميًا بحثًا عن رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل.
   • شغّل إشعارات البريد الإلكتروني على هاتفك حتى يتم تنبيهك في كل مرة تتلقى فيها رسالة جديدة.

2. 

   تحقق من وجود أخطاء مطبعية. قبل إرسال ردك ، اقرأه من أعلى إلى أسفل للتأكد من عدم وجود أخطاء نحوية أو إملائية. انتبه بشكل خاص لاستخدامك للأحرف الكبيرة وعلامات الترقيم والتباعد. البريد الإلكتروني الاحترافي المليء بالأخطاء المطبعية ليس هو الانطباع الأول الذي تريده!
   • يمكن أن تكون ميزة التدقيق الإملائي المضمنة في نظام البريد الإلكتروني الخاص بك مفيدة للقبض على الأخطاء التي قد لا يلاحظها أحد.
   • ضع في اعتبارك أن يكون لديك صديق أو زميل في العمل يصحح رسالتك لك. يكون الأشخاص الآخرون أحيانًا أفضل في اكتشاف الأخطاء في قطعة ما من الشخص الذي كتبها.

3. 

   انسخ جميع المستلمين المقصودين الآخرين. إذا كانت هناك أسماء أخرى مرفقة بالبريد الإلكتروني ، فاختر خيار "الرد على الكل" بدلاً من الرد على مرسل واحد بشكل فردي. سيساعد هذا في ضمان أن كل شخص من المفترض أن يرى ردك يفعل ذلك ، ويظل على اطلاع على مكانك في عملية المقابلة.
   • تشمل الاستثناءات من هذه القاعدة الحالات التي تطلب فيها الدعوة الرد على شخص أو عنوان معين ، أو إذا كانت الأسماء الأخرى المنسوخة في البريد الإلكتروني من المتقدمين مثلك.
   • ليس من غير المألوف أن يقوم المنسقون بنسخ ممثلي الشركة الآخرين ، مثل مديري المكاتب وموظفي الموارد البشرية ، على المراسلات الموجهة إلى المجندين المحتملين.

4. 

   تحقق مرة أخرى من مرور البريد الإلكتروني. بمجرد وضع اللمسات الأخيرة على ردك ، اضغط على زر الإرسال. بعد ذلك ، توجه إلى صندوق الوارد الخاص بالرسائل المرسلة وابحث عن البريد الإلكتروني هناك. إذا كانت هناك مشكلة تتعلق بعنوان بريدي غير صحيح أو انقطاع غير متوقع للإنترنت ، فستحتاج إلى أن تكون على علم بها قبل أن تتسبب في حدوث مشكلة.
   • قد ينعكس التأخير الطويل في وقت الاستجابة بشكل سيء على مهارات الاتصال لديك ، أو حتى يؤدي إلى ضياع فرصة.

أسئلة وأجوبة المجتمع

كيف ترد على رسالة البريد الإلكتروني لتأكيد المقابلة؟

كاترينا جورجيو
المدربة المهنية كاترينا جورجيو هي مدرب محترف ومؤسس كاترينا جورجيو للتدريب ومقرها في وادي السيليكون. تساعد كاترينا الأفراد في العثور على وظائف جديدة بالإضافة إلى التقدم الوظيفي ، بما في ذلك كتابة السيرة الذاتية ، والتحضير للمقابلة ، والتفاوض على الراتب ، ومراجعات الأداء. تدربت كاترينا على الطريقة التعاونية من معهد تدريب المدربين (CTI) ، وتستخدم استراتيجيات الاتصال والقيادة الشخصية لدعم عملائها في بناء مهن ناجحة ومرضية.

المدرب الوظيفي أوصي بأن تشكر مسؤول التوظيف أو المنسق الذي أرسل إليك التأكيد ، وتأكد من أي تفاصيل توضيحية ، مثل مكان المقابلة ومتى يجب أن تصل ، وانتهي بإخبارهم أنك متحمس لمقابلة الفريق.

نصائح

• اقرأ إجابتك بصوت عالٍ لترى ما إذا كنت قد أنجزت عملاً جيدًا بما يكفي لإيصال نغمة مرحة وودودة وفوق كل شيء طبيعية.
• قم دائمًا بإنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية والرد عليها باستخدام نفس العنوان المدرج في سيرتك الذاتية أو طلبك.
• مهارات الاتصال القوية هي أحد الأصول في مكان العمل. من المهم أن تدرك كيف يُحتمل أن يُنظر إليك ، حتى عندما تكتب ردًا قصيرًا.
• إذا كنت تشعر أنك بحاجة إلى بعض الإرشادات الإضافية لتجميع الاستجابة المثالية ، فابحث عن قوالب مفيدة وعينات من رسائل البريد الإلكتروني عبر الإنترنت.

تحذيرات

• تجنب استخدام الخطوط المعقدة أو الرسومات غير الضرورية أو غير ذلك من أشكال التنسيق الغريبة في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. يمكن للخيارات الأسلوبية غير الملائمة أن ترسل لأصحاب العمل المحتملين رسالة خاطئة.