المحتوى

• خطوات
• نصائح
• تحذيرات

يمكن أن يكون إنهاء البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هو الجزء الأصعب بسبب الشك الذي يساورك بشأن ما تكتبه. صحيح أن هناك عدة طرق للقيام بذلك ، لكن النص يمكن أن يعتمد على عدة عوامل. من النقاط التي يجب أخذها في الاعتبار مستوى القرب الذي لديك من الشخص والغرض من الرسالة وما إذا كان بريدك الإلكتروني جزءًا من تسلسل. مع وضع هذه الجوانب في الاعتبار ، حاول تحديد نتيجة للرسالة التي تكتبها. لا تنس أن تختم بالتحية المناسبة وتوقيعك.

خطوات

جزء 1 من 3: كتابة الملاحظات النهائية

1. 

   تحدث عن الغرض من البريد الإلكتروني. هناك الكثير من الأسباب لكتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل. سيساعدك تحديد الهدف الرئيسي في تحديد أفضل نتيجة للمحتوى الذي سيتم إرساله.
   • إذا كنت تقدم طلبًا ، فمن الجيد أن تنتهي بشيء مثل "شكرًا لك على التوفر" أو "شكرًا لك على اهتمامك".
   • إذا كنت ترد على طلب للحصول على معلومات أو دعم ، يمكنك كتابة "أتمنى أن أكون قد ساعدت!" أو "إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات ، فلا تتردد في الاتصال".
   • لإعداد اجتماع وجهًا لوجه ، قل شيئًا مثل "أراك قريبًا!".

2. 

   
   
   استخدم الظل المناسب. فكر في مستوى قربك من الشخص والغرض من الرسالة. يجب أن يكون البريد الإلكتروني إلى المدير أو عميل مهم أكثر رسمية بطبيعته مما لو كنت تكتب رسالة إلى زميل تربطك به علاقة أوثق.
   • هل تحتاج إلى تحديد موعد مع عميل؟ راجع هذا المثال لإكمال البريد الإلكتروني: "أتطلع إلى اجتماعنا في 24. إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال 555-555-5555".
   • من ناحية أخرى ، إذا كنت تخطط للقاء زميل في العمل ، يمكنك الرد بطريقة غير رسمية ، مثل: "تم وضع علامة! أراك غدا! :) ”.

3. 

   
   
   لا تقم بتضمين الإغلاق إذا كان بريدك الإلكتروني جزءًا من سلسلة. إذا كان هذا هو أول بريد إلكتروني في سلسلة من الرسائل يتم تبادلها ، أو إذا كان بريدًا إلكترونيًا مهمًا للغاية ، فربما تكون أفضل فكرة هي إنهاء رسالة شكر أو "دعوة للعمل". ضع في اعتبارك أنه من الحكمة الحفاظ على الإيجاز في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. إذا كانت رسالتك جزءًا من تسلسل ، فلا تقم بتضمين أي شيء بخلاف المعلومات الأساسية.
   • بعد تبادل عدة رسائل حول إحدى الخدمات ، هل تحتاج إلى إنهاء الأمر بإرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك؟ قل ببساطة ، "حسنًا ، فهمت. بحلول نهاية بعد ظهر يوم الجمعة ، أقوم بالتوصيل. ماركوس ".

جزء 2 من 3: اختيار الاشتراك

1. 

   
   
   اختر تحية تتبع نفس نغمة بقية الرسالة. للحصول على بريد إلكتروني أكثر رسمية ، من الأفضل أن تنتهي بعبارة "مع أطيب التحيات" أو "ودي". يمكن أن يجلب الأسلوب غير الرسمي تحية ختامية أخف ، مثل "العناق" أو "أراك لاحقًا".
   • وفقًا لما كتبه الشخص في رسائل البريد الإلكتروني السابقة ، يمكنك محاكاة نفسك لتعيين نفس نغمة رسائلك. هل تنهي البريد الإلكتروني دائمًا بقول "مع أطيب التحيات"؟ اكتب شيئًا على نفس المستوى.

2. 

   قم بإنهاء البريد الإلكتروني بناءً على هدفك. تمامًا مثل الفقرة الأخيرة أو الجملة من المحتوى نفسه ، يجب أن يتبع الامتثال نفس السطر. إذا كنت تقدم طلبًا أو تعبر عن امتنانك لشيء ما ، فقم بإغلاقه بعبارة "شكرًا جزيلاً لك" أو "شكرًا لك على اهتمامك".

3. 

   تجنب إظهار العاطفة. ما لم تكن قريبًا من المتلقي ، تجنب استخدام الكلمات العامية أو العاطفية. بشكل عام ، يجب تجنب "القبلات" و "بالحب" في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

4. 

   تجنب التحيات في الرسائل التسلسلية. إذا كان بريدك الإلكتروني جزءًا من سلسلة أو إذا كنت تحاول التواصل بسرعة ، فاترك التحيات.
   • إذا كنت لا تريد التوقف عن التوقيع ، فبعد كتابة النص القصير ، أدخل اسمك الأول ببساطة.

جزء 3 من 3: توقيع البريد الإلكتروني

1. 

   قم بتضمين معلوماتك الأساسية. ستعتمد كمية البيانات المراد إدخالها في الاشتراك على ارتباطك بالمستلم ووتيرة المراسلات معه.
   • عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما لأول مرة ، يجب أن يحتوي توقيعك ، بالإضافة إلى اسمك الأول واسم عائلتك ، على المنصب الذي تشغله والشركة ورقم الهاتف.
   • فيما يتعلق بالرسائل المتبادلة مع زملائك في العمل الذين تتواصل معهم طوال الوقت ، فإن اسمك الأول أكثر من كافٍ.

2. 

   قم بإنشاء توقيع بسيط. تجنب ملء توقيعك بنصوص وصور غير ضرورية. يجب ترك عبارات الالتقاط والرسومات والعديد من الروابط.

3. 

   قم بإنشاء توقيع تلقائي. لتجنب الاضطرار إلى كتابة نفس المعلومات في كل مرة يتعين عليك فيها إرسال بريد إلكتروني هام ، قم بإنشاء توقيع لإضافة بياناتك تلقائيًا في نهاية الرسالة.
   • تسمح بعض البرامج ، مثل Outlook ، للمستخدم بإنشاء توقيعات متعددة. بهذه الطريقة ، يمكنك اختيار أفضل ما يناسب الرسالة التي تكتبها.

نصائح

• يجب أن يبدو توقيعك كما يلي:
  • أطيب التحيات،
  • جوانا دياس ، محلل سوق
  • ميجا كورب
  • 214-444-1234
• في خدمات البريد الإلكتروني مثل Outlook ، يمكنك إضافة توقيع تلقائيًا ، فقط قم بتهيئة التطبيق بشكل صحيح.

تحذيرات

• اطلب من شخص ما مراجعة ما كتبته. على الرغم من جودة لغتك البرتغالية ، فمن الجيد دائمًا أن يكون لديك مجموعة ثانية من العيون للقيام بالمراجعة.
• راجع وقم بإجراء التغييرات المناسبة قبل إرسال الرسالة. قم بتحليل القواعد النحوية والإملائية بعناية وصحح أي أخطاء قد تكون كتبتها. كن واضحًا في النص ، وتجنب الرسائل الغامضة التي قد تؤدي إلى سوء التفسير.
• المدقق الإملائي ليس معصومًا عن الخطأ ، حيث يمكنه استبدال كلمة بأخرى صحيحة إملائية ، ولكن خارج السياق. تغيير "مؤخرًا" إلى "استياء" ، على سبيل المثال ، يغير السياق تمامًا. معرفتك الخاصة هي أفضل أداة.