المحتوى

• خطوات
• نصائح
• تحذيرات

لقد تم انتخابك للتو أو تعيينك سكرتيرًا للجنة التي تنتمي إليها. تهانينا! هل تعرف كيف تسجل وتحضر وتقدم المحاضر؟ لا يهم إذا كنت تتبع الكتاب المقدس التشريعي تم تحديث قواعد طلب روبرت أو كتابة المحاضر في أماكن أقل رسمية ، فإليك الطرق المهمة التي يجب اتباعها.

خطوات

جزء 1 من 4: تحضير مسبق

1. 

   تعرف على قواعد اجتماعات منظمتك. إذا كان من المتوقع أن يقوم السكرتير بعمل محضر رسمي ، اسأل عما إذا كانت المجموعة تتبع قواعد روبرت للنظام أو أي دليل رسمي آخر. في الأماكن غير الرسمية ، اسأل عما يجب تضمينه في المحضر أو ​​كيف سيتم استخدامه.
   • لا تحتاج إلى التعرف على قواعد النظام المحدثة بالكامل ، ولكن الحصول على نسخة أو استعارة واحدة يمكن أن يكون مفيدًا في الإجابة على أسئلة محددة.
   • اعرف دورك أيضًا. لا يحضر بعض أمناء الدقائق الاجتماع ، بينما يأخذ البعض الآخر محاضرًا ويساهمون في المناقشة. بغض النظر عن الحالة ، يجب ألا يكون السكرتير شخصًا له دور مهم آخر ، مثل الميسر أو الرئيس.

2. 

   
   
   قم بإعداد النموذج أولاً. تكرر محاضر كل اجتماع بعض المعلومات ، لذلك سيُنشئ القالب تنسيقًا متسقًا للرجوع إليه بسهولة. على الأقل قم بتضمين مساحة للمعلومات التالية:
   • اسم المنظمة.
   • نوع الاجتماع: هل هو اجتماع عادي أم أسبوعي أم سنوي أم اجتماع لجنة ثانوية أم اجتماع لغرض خاص؟
   • التاريخ والوقت والمكان. اترك مساحة لأوقات البدء والانتهاء (المخطط لها والمؤجلة).
   • اسم رئيس أو رئيس الاجتماع والسكرتير (أو البدلاء).
   • قائمة "الهدايا" و "الغائب". لاحظ ما إذا كان النصاب القانوني موجودًا (عدد كافٍ من الأشخاص للتصويت).
   • مساحة لتوقيعك. بصفتك الشخص المسؤول عن المحضر ، ستوقع دائمًا على عملك ، وقد يلزم توقيع إضافي بعد الموافقة على المحضر ، اعتمادًا على سياسة مؤسستك.
   • جدول أعمال ، إذا تم توفير واحد. إذا لم يطلب منك رئيس الاجتماع أو ميسره صياغة جدول أعمال ، فيجب أن يكون لديه جدول متاح للمساعدة في تنظيم ملاحظاتك حول الاجتماع.

3. 

   
   
   خذ مفكرة أو دفتر ملاحظات معك. اختر شيئًا تشعر بالراحة معه. إذا كنت ستكتب الدقائق بشكل متكرر ، فخصص دفتر ملاحظات لهذا الغرض أو أنشئ مجلدًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
   • إذا كنت قد أخذت محاضرًا في اجتماع سابق ولم يتم تقديمها بعد للموافقة عليها ، اصطحبها معك أيضًا.
   • على الرغم من أن المسجل يمكن أن يساعدك في نسخ الدقائق لاحقًا ، إلا أنه ليس بديلاً عن تدوين الملاحظات. إذا كنت ستسجل الاجتماع ، فتحقق مما إذا كان جميع الحاضرين يوافقون عليه ولا تستسلم لإغراء نسخه كلمة بكلمة.
   • سيؤدي اختزال التعلم إلى تسريع عملية تدوين الملاحظات ، ولكن ليس من الضروري أن تكون قادرًا على تدوين كل كلمة لإنتاج دقائق. في الواقع ، يجب تجنب القيام بذلك.
   • إذا طُلب منك تدوين الملاحظات علنًا أثناء الاجتماع ، فاستخدم جهاز عرض أو حامل عرض تقديمي وسجل الملاحظات في المنزل بعد ذلك دون تشويشها ، حتى تتمكن من استخدامها لإدخال المحضر.

جزء 2 من 4: تدوين ملاحظات حول الاجتماع

1. 

   
   
   وزع قائمة الحضور. بمجرد حضور الجميع ، وزع قطعة من الورق (أو أكثر ، للاجتماعات الأكبر) مع مساحة لكل شخص لكتابة اسمه ومعلومات الاتصال الخاصة به. يمكنك استخدام هذه القائمة بعد الاجتماع لملء قسم الهدايا في نموذجك أو إرفاق تلك القائمة نفسها بالدقائق الكاملة.
   • إذا كنت لا تعرف الكثير من الحاضرين ، فقم برسم جدول للأماكن واملأه أثناء مطالبة كل واحد بتقديم نفسه. اجعله في متناول يدك عند تدوين ملاحظة حتى تتمكن من الاتصال بالأشخاص بأسمائهم عند الاقتضاء ، كما سيتم مناقشته أدناه.

2. 

   املأ أكبر قدر ممكن من القالب الخاص بك. أثناء انتظارك لبدء الاجتماع ، اكتب اسم المنظمة وتاريخ ومكان الاجتماع والنوع (على سبيل المثال ، اجتماع اللجنة الخاص الأسبوعي ، وما إلى ذلك). عندما يبدأ ، سجل وقت البدء.
   • إذا لم يكن لديك قالب ، فقم بتسجيل هذه المعلومات في الجزء العلوي من ملاحظاتك.
   • إذا تمت الدعوة إلى الاجتماع لغرض خاص أو في وقت خاص ، فاحفظ الملاحظة التي تم إرسالها لإخطار الأعضاء وإرفاقها بالمحضر بعد تدوينها.

3. 

   اكتب نتيجة الحركة الأولى. ستبدأ معظم الاجتماعات الرسمية باقتراح لاعتماد جدول الأعمال ، لذا ستستخدم هذه الخطوة هذا الإجراء كمثال. إذا بدأ الاجتماع باقتراح مختلف ، فاكتب جميع المعلومات ذات الصلة به:
   • عادة ما يتم توضيح الحركة بداية من "أنا أقترح". عادة "أقترح اعتماد جدول الأعمال هذا".
   • اسم مقدم الطلب (الشخص الذي اقترح الاقتراح).
   • نتيجة التصويت. إذا كانت موجبة ، اكتب "اقتراح مقبول". خلاف ذلك ، اكتب "اقتراح مرفوض".
   • يمكنك طلب إرسال الاقتراحات الأطول كتابةً إذا لم تتمكن من كتابتها بشكل صحيح. إذا كانت هذه المشكلة متكررة ، اسأل بين الاجتماعات عما إذا كان يمكن جعل هذه السياسة رسمية للاقتراحات التي تحتوي على أكثر من عدد معين من الكلمات.
   • إذا كنت قد قمت بصياغة جدول الأعمال ، فيمكنك أن تكون مؤيدًا لذلك الاقتراح وسكرتير المحضر. لا توجد مشكلة في تسجيل أفعالك ، طالما أنك موضوعي.

4. 

   اكتب أي اقتراحات أخرى تطرأ أثناء الاجتماع. استمع بعناية لجميع المناقشات ، ومع ذلك ، لا تسجلها ما لم يُطلب منك خلاف ذلك. عند إجراء اقتراح جديد ، اكتب المعلومات ذات الصلة.
   • تذكر أن كل اقتراح يجب أن يتضمن كلماته بالضبط واسم مقدم الاقتراح ونتيجة التصويت.
   • يجب دعم بعض الاقتراحات قبل الشروع في التصويت. إذا قال أحدهم "أنا أؤيد الحركة" أو شيئًا مشابهًا ، فاكتب اسم ذلك الشخص كمؤيد.
   • إذا كنت لا تعرف اسم مقدم الاقتراح أو كنت بحاجة إلى تكرار الاقتراح ، فقاطع الاجتماع بأدب واسأل. تدوين المعلومات بشكل صحيح مهم بما يكفي لتبرير مقاطعة صغيرة.
   • إذا تلقى اقتراح ما تعديلاً ، فقم فقط بتغيير كلمات الاقتراح في ملاحظاتك. ليس من الضروري ملاحظة حدوث تعديل ما لم يكن مثيرا للجدل وأثار الكثير من النقاش.

5. 

   استمع إلى التقارير واحصل على نسخ منها. عند قراءة تقرير أو خبر أو ما شابه ذلك بصوت عالٍ ، قم بتدوين اسم المستند ومن يقرأه أو اللجنة الفرعية التي صاغته. إذا اتبعت الحركة القراءة ، فقم بتسجيلها كما تفعل مع أي حركة أخرى.
   • من الأفضل الحصول على نسخة في نهاية الاجتماع. قم بتدوين ملاحظة لتطلب من القارئ أو رئيس الاجتماع الحصول على نسخة لاحقًا وإرفاق تلك النسخة بالمحضر المكتوب.
   • في حالة عدم توفر نسخ ، لاحظ مكان الاحتفاظ بالمستند الأصلي. قد تحتاج إلى طلب هذه المعلومات بعد الاجتماع.
   • إذا قدم أحد الأعضاء تقريرًا شفويًا بدلاً من قراءة مستند ، فاكتب ملخصًا موجزًا ​​وموضوعيًا للتقرير دون الخوض في التفاصيل أو الاقتباس من المتحدث حرفيًا.

6. 

   سجل الإجراءات المتخذة أو التي تم الإبلاغ عنها. يتضمن ذلك التحقق من المهام المعينة في الاجتماع الأخير والإجراءات الجديدة. هل بقي أحد لكتابة رسالة؟ اكتب اسم الشخص والتعليمات.
   • اعتمادًا على شكلية الاجتماع ، قد تندرج العديد من هذه الإجراءات تحت تصنيف "الاقتراحات". في الاجتماعات الأقل رسمية ، قد يكون من الضروري إبقاء أذنيك مفتوحتين لاتخاذ قرارات أقل وضوحًا في التنظيم أيضًا.
   • اذكر بإيجاز الأسباب الكامنة وراء القرار ، إذا تم تقديمه.

7. 

   سجل جميع نقاط النظام والقرارات. عند تقديم اعتراض على إجراء ما ، قم بتدوين الاعتراض الكامل وأسسه ، بالإضافة إلى القرار الكامل الذي اتخذه الرئيس.
   • قم بتضمين أي إشارات إلى قواعد النظام الخاصة بـ Robert أو سياسات المنظمة أو بروتوكول الشركة.

8. 

   اكتب ملخصات المناقشات فقط عند الطلب. رسميا ، المحضر يسجل ما كان انتهى، ليس ما كان قالتومع ذلك ، قم بتلبية أي طلبات محددة تقدمها لك المنظمة.
   • عند تسجيل المناقشات ، كن موضوعيًا قدر الإمكان. قم بتضمين نقاط محددة ، وليس الآراء ، وتقليل استخدام الصفات والظروف. هدفك هو الكتابة بطريقة جافة وواقعية ومملة!
   • لا تعطي أسماء لأشخاص خلال ملخص المناقشة. من المهم بشكل خاص عدم القيام بذلك في المناقشات الساخنة التي قد تسيء إليك.

9. 

   اربط النهايات في نهاية الاجتماع. اكتب الوقت الذي انتهى فيه الأمر وتذكر الحصول على نسخ من التقارير أو تذكير شخص ما بإرسالها إليك.
   • ألق نظرة على ملاحظاتك لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء مفقود أو يحتاج إلى توضيح. إذا كنت بحاجة إلى سؤال شخص ما عن شيء ما ، فافعل ذلك قبل أن يغادر.

جزء 3 من 4: تدوين المحضر

1. 

   ابدأ هذه العملية بأسرع ما يمكن. من الأفضل تدوين المحضر الرسمي بعد الاجتماع مباشرة ، حيث ستظل الأحداث جديدة في ذهنك.

2. 

   استخدم الكمبيوتر لكتابة ملاحظات للاجتماع. ربما تكون قد قمت بذلك بالفعل إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر محمول. احفظ ملاحظاتك وابدأ مستندًا جديدًا للدقائق ، بحيث يمكنك مقارنة الأمرين جنبًا إلى جنب.

3. 

   نسّق ملاحظاتك في فقرات منظمة. يجب أن يكون كل اقتراح أو قرار أو نقطة نظام جديدة في فقرتها الخاصة. عند تنسيقها ، تأكد مما يلي:
   • لقد استخدمت الإملاء والنحو الصحيحين. استخدم المدقق الإملائي إذا كنت بحاجة إلى ذلك.
   • لقد استخدم نفس الزمن في النص. استخدم الزمن الماضي التام أو المضارع ، لكن لا تقم بالتبديل بينهما في نفس المستند.
   • كان موضوعيًا قدر الإمكان. يجب ألا يظهر رأيك في المحضر ، لأنك تتطلع إلى إنشاء سجل موضوعي يمكن للجميع استخدامه.
   • استخدم لغة بسيطة ودقيقة. يجب استبدال أي لغة غامضة بكلمات دقيقة ، ويجب إزالة الأوصاف المزخرفة.
   • لقد اشتملت فقط على الإجراءات المتخذة ، وليس المناقشات. ما لم يُطلب منك تدوين المناقشات ، ركز على ما كان انتهى، ليس ما كان قالت.
   • قام بترقيم الصفحات للرجوع إليها بسهولة.

4. 

   وزع مسودة المحضر على الأعضاء. أرسل نسخة إلى كل واحد باستخدام معلومات الاتصال الموجودة في ورقة الحضور. إذا لم تكن لديك هذه المعلومات ، فيجب أن يتمكن قائد الاجتماع من الاتصال بك.

5. 

   الحصول على الموافقة على المحضر. قد يُطلب منك قراءتها بصوت عالٍ في الاجتماع التالي وإرسالها للموافقة عليها. إذا تم تمرير الاقتراح ، اكتبه.
   • إذا تم تصحيح المحضر قبل قبوله ، فقم بإجراء تغييرات على المستند وأشر في النهاية إلى أنه تم تصحيح المحضر دون وصف التصحيحات المحددة.
   • إذا تم تقديم اقتراح لتصحيح الدقائق التي تلي الموافقة عليها ، فقم بتضمين الكلمات الدقيقة لتلك الحركة في الدقائق ذات الصلة وما إذا تمت الموافقة عليها أم لا.

جزء 4 من 4: استخدام نموذج لمحضر الاجتماع

1. 

   انتقل إلى موقع قالب الاجتماع. ستوفر هذه القوالب المعدة مسبقًا الوقت لتنظيم الدقائق وتساعد على منع الأخطاء.

2. 

   قضاء الوقت في النظر في كل موقع. استخدم ميزات البحث الخاصة بهم وتصفح الخيارات للعثور على الأفضل لك.
   • إذا كنت بحاجة إلى طراز معين ، مثل عام أو قياسي ، فابحث في مواقع الويب عن احتياجاتك الخاصة وقم بتنزيل النماذج من خلال النقر على الأزرار المناسبة. احفظهم في مكان يسهل العثور عليه حتى لا تفقدهم.

3. 

   افتح الملف. بعد تنزيله ، قم بفك ضغطه وافتحه في Microsoft Word أو Excel. لتحسين الجودة وسهولة الاستخدام ، استخدم أحدث إصدار من Microsoft Word ، حيث أن تحديثه سيجعل الأمور أسهل ويسمح لك بالاستفادة من الميزات الجديدة.

4. 

   أضف شعار شركتك وحقوق النشر الخاصة بك في العنوان. احذف نموذج الشعار ، ولكن ليس قبل قراءة شروط الاستخدام التي حصلت منها على النموذج. بعد كل شيء ، ليست هناك حاجة لمشاكل قانونية ، أليس كذلك؟

5. 

   غيّر العنوان. في منطقة العنوان ، قم بتمييز الكلمات "اجتماع / مجموعة" واكتب عنوان محضر الاجتماع.

6. 

   قم بتغيير الموضوع (اختياري). لجعل نموذج المحضر الخاص بك أكثر جمالًا واحترافية ، فكر في تغيير الألوان أو اختيار سمة جاهزة. الأمر سهل: ابحث عن علامة التبويب "تخطيط الصفحة" واتبعها إلى قسم "الألوان والسمات". هناك ، يمكنك تخصيص مظهر النموذج الخاص بك وحتى جعله يطابق ألوان شعار شركتك.

7. 

   قم بتسمية أقسام النموذج. يجب أن يكون هناك العديد من أسماء الحقول في جميع أنحاء النموذج. قد تحتاج إلى أكثر أو أقل ، أو لا تزال لا تحب كيفية تسمية الأقسام. قم بتخصيصها لتلبية احتياجات اجتماعك.

8. 

   احفظ القالب في دفتر ملاحظاتك حتى تتمكن من اصطحابه إلى الاجتماعات والبدء في عمل دقائق. إذا واصلت استخدام Microsoft Office ، فستكون الأمور سريعة وسهلة ويمكنك متابعة الاجتماع بشكل أكثر تنظيماً ودقة من ذي قبل. بدلاً من ذلك ، يمكنك طباعة النموذج الخاص بك لتدوينه يدويًا ، مع الاحتفاظ بارتفاعات الحقول حتى تتمكن من وضع أكبر قدر من المعلومات حسب حاجتك.

9. 

   راجع نموذجك. تهانينا! قالب محضر الاجتماع الخاص بك كامل. من المتوقع أن ترتفع إنتاجيتك ودقتك أثناء الاجتماعات بشكل كبير ، الآن بعد أن أصبح لديك نموذج لإرشادك وتنظيم أفكارك. كما هو الحال مع أي مشروع ، راجع التفاصيل لمعرفة ما إذا كان هناك شيء مفقود أو محير. بمجرد أن تتأكد من أن كل شيء على ما يرام ، ستكون قد انتهيت من النموذج الخاص بك وستكون جاهزًا للاجتماعات التالية.

نصائح

• أدخل الدقائق مباشرة بعد انتهاء الاجتماعات ، لأنه من الأفضل الاحتفاظ بها بينما لا تزال الأحداث جديدة في الاعتبار. من المهم أيضًا أن يحصل المشاركون على نسخة من الإجراءات التي يتعين عليهم اتخاذها في أقرب وقت ممكن بعد انتهاء الاجتماع.
• اجلس في أقرب مكان ممكن من رئيس الاجتماع حتى تتمكن من سماع كل شيء وطلب التوضيح دون الحاجة إلى رفع صوتك.
• احتفظ بالدقائق في ملف في مكان آمن.
• اطلب من الناس تدوين اقتراحاتهم حتى لا يضطروا إلى تسجيلها على الفور.
• لا تخف من المقاطعة وطلب التوضيح في أي وقت.
• الدقائق مهمة جدًا: يتم الاحتفاظ بها ويمكن استخدامها بعد سنوات. إذا كانت المشكلة قانونية ، على سبيل المثال ، فقد تعتمد سمعة شخص ما على دقائق.
• اقرأ بعض أجزاء من تم تحديث قواعد طلب روبرت، ولا سيما القسم الذي يتحدث عن كونه سكرتيرًا.
• اكتب الأشياء فور حدوثها. إذا تم طرح نفس الموضوع مرتين ، فلا تقم بتجميعه معًا.

تحذيرات

• لا تضع الكثير من التفاصيل في الدقائق. حتى إذا طُلب منك تسجيل المناقشات ، اجعلها مختصرة وموضوعية قدر الإمكان. قصر نفسك على الإبلاغ فقط عن النقاط الرئيسية التي تظهر ، أو سوف تغمر نفسك وتملأ المستندات بتفاصيل غير ضرورية.
• يجب ألا تدخل التفسيرات والمشاعر الشخصية للشخص المسؤول عن المحضر في السجلات.
• إذا كان جزء من الاجتماع سريًا ، لا للإبلاغ. بدلاً من ذلك ، اكتب أن "المجلس أفاد بأن المناقشة كانت سرية. وبالتالي لم يتم تسجيلها".
• إذا طُلب منك تسجيل مناقشة سرية ، مثل لقاء بين محام وموكلك ، فقم بذلك في غضون دقيقة فصل واحتفظ به بعيدًا عن محضر الاجتماع العام. قم بتمييزها على أنها سرية ووضّح من يمكنه الوصول إليها.