المحتوى

• خطوات

الجرد مهمة مهمة في العديد من الشركات. وهي تشمل الكمية الإجمالية للسلع الموجودة وعملية عدها. تقوم العديد من الشركات بإجراء فحوصات دورية للتأكد من عدم نفاد العناصر الشائعة ، بينما تقوم شركات أخرى بدمج إجمالي كمية البضائع المطلوبة مع العدد الفعلي. إذا نتج عن العملية زيادة أو نقصان ، فسوف تنبهك إلى مشكلة مثل تتبع المخزون غير الصحيح أو السرقة المحتملة.

خطوات

طريقة 1 من 3: تحضير مستويات المخزون

1. 

   اكتشف الفئات الأربع للمخزون. وهي تتكون من كل ما تستخدمه لإدارة عملك وتقديم خدمتك أو إنتاج منتجاتك ، ويمكن تقسيمها إلى أربع فئات. يحدد نوع المخزون المقدار الذي يجب أن يكون لديك منه.
   • المواد الخام والمكونات هي العناصر التي تستخدمها لإنتاج البضائع.
   • العمل الجاري هو مخزونك من السلع الموجودة في منتصف الإنتاج. إنهم ليسوا جاهزين.
   • البضائع النهائية هي منتجات جاهزة للبيع.
   • المواد الاستهلاكية هي المواد التي تستخدمها لإنجاح عملك ، مثل عناصر المكتب أو الوقود.
2. فهم مزايا وعيوب الالتزام بالمخزون. يمكنك اختيار الاحتفاظ بكميات صغيرة من المخزون في متناول اليد وتسليمها حسب الحاجة ، أو قد تفضل أن يكون لديك الكثير من المخزون في متناول اليد والاحتفاظ بما لا تستخدمه حاليًا. كل طريقة لها محاسنها ومساويها.
   • إن وجود مخزون ضئيل أو معدوم يوفر المال على تكاليف التخزين ويسمح لك دائمًا باستخدام أحدث المكونات. ومع ذلك ، يجب أن يكون لديك موردون موثوق بهم كما أنك تخاطر بنفاد المواد في منتصف الإنتاج.
   • وجود الكثير من المخزون في متناول اليد يعني أنه يمكنك توفير المال عن طريق شراء المواد بالجملة ولا داعي للقلق بشأن نفادها. ومع ذلك ، قد تحتاج إلى الدفع مقابل التخزين ، وقد تنتهي صلاحية العناصر أو تكون قديمة قبل أن تتمكن من استخدامها.
3. افهم تكاليف إجراء الجرد. يتضمن تحديد أفضل مستوى للمخزون موازنة النفقات المختلفة المرتبطة بالتخزين وشراء المخزون. تتضمن تكاليف المخزون شراء وصيانة ونفاد المخزون.
   • تتضمن تكاليف الشراء دفع تكاليف النقل والموظفين الذين سيتلقون جودة المواد ويخزنونها ويتحكمون فيها ، بالإضافة إلى الموظفين الإداريين الذين سيقومون بإعداد الطلبات ووضعها وإدارة العملية
   • تشمل تكاليف الصيانة التخزين خارج الموقع والتأمين والرسوم والتكاليف الرأسمالية ودفع الموظفين للتعامل مع المواد.
   • تشير تكاليف نفاد المخزون إلى مقاطعة الإنتاج إذا نفدت المواد لديك.
4. تعرف على كيفية تأثير نوع المخزون على مقدار ما تحتاج إلى تخزينه. قد تختلف المستويات التي يجب الحفاظ عليها حسب نوع المخزون. لكل فئة ، ضع في اعتبارك مدى موثوقية مورديك. السعر أيضًا شيء يجب التفكير فيه ، حيث تتقلب قيمة بعض المواد ، ويمكنك الحصول على خصومات عن طريق شراء بعضها بكميات كبيرة.
   • في حالة المواد الخام ، تؤثر الجدولة ومقدار الوثوق بالموردين على مقدار ما لديك. من الجيد أن يكون لديك مصادر بديلة للمواد في حالة حدوث مشكلة مع المورد. بالإضافة إلى ذلك ، إذا تذبذب سعر المواد ، فقد يكون من الضروري جدولة عمليات الشراء للاستفادة من أفضل القيم.
   • يمكن أن يكون الاحتفاظ بمخزون من العمل قيد التقدم مفيدًا إذا كانت هناك مشكلة في تسليم المواد الخام التي تعيق الإنتاج.
   • احتفظ بمخزون من المنتجات الجاهزة في متناول اليد فقط إذا كنت تنتج عناصر على دفعات أو في منتصف إنتاج طلب كبير.
   • يعتمد مستوى مخزون المواد الاستهلاكية على مقدار استخدامها ، والخصومات على مشتريات الجملة ومدى موثوقية مورديك.
5. تحديد المستوى الأدنى. يجب ألا ينخفض ​​المخزون اليدوي أبدًا عن هذا المستوى ، وتؤثر عليه فترة الاستبدال. يشير إلى المدة التي يستغرقها تجديد المخزون المستخدم. بالإضافة إلى ذلك ، يحدد معدل الاستهلاك المستوى الأدنى. تعرف على مدى سرعة استخدامك للمواد والمقدار الذي ستستخدمه خلال فترة الاستبدال.
   • تمثل فترة الاستبدال مقدار الوقت اللازم لتجديد المخزون. هو عدد الأيام بين الطلب واستلامه.
   • يشير معدل الاستهلاك إلى مقدار ما تستخدمه من عنصر في فترة زمنية معينة.
   • لنفترض ، على سبيل المثال ، أن لديك مكتبًا وتحتاج إلى تحديد الحد الأدنى لعدد رزم ورق السندات للاحتفاظ بها في المخزون.
   • أنت تعلم أنه يمكن للمورد الخاص بك تسليم طلب ورقي إليك في غضون خمسة أيام عمل. هذه هي فترة الاستبدال الخاصة بك.
   • أنت تعلم أيضًا أن مكتبك يستخدم ما معدله ثلاث رزم من الورق يوميًا. هذا هو معدل استهلاكك.
   • نظرًا لأنك تعلم أن فترة الاستبدال الخاصة بك هي خمسة أيام ، فلا يجب عليك أبدًا السماح لمخزون الورق الخاص بك بالانخفاض عن المبلغ المطلوب لتلك الفترة. إذا كان مكتبك يستخدم ثلاث رزم من الورق يوميًا ، فسيكون المخزون لمدة خمسة أيام 15 رزمة.
   • 15 رزمة من الورق هو الحد الأدنى لمستوى المخزون لديك.
6. تحديد مستوى إعادة التخزين. عندما يصل السهم إلى هذا المستوى ، فقد حان الوقت لتقديم الطلبات. عادة ما يكون بين الحد الأقصى والحد الأدنى. عند الوصول إليه ، يحتاج عضو الفريق إلى تقديم طلب شراء لبدء عملية استعادة المخزون بمواد جديدة.
   • باستخدام المثال أعلاه ، قد لا يكون من أفضل الممارسات السماح دائمًا لمخزون الورق الخاص بك بالوصول إلى المستوى الأدنى قبل تقديم الطلب. يمكن لظروف لا حصر لها أن تؤخر التسليم وتتركك بلا أوراق في المكتب.
   • لتحديد مستوى إعادة التخزين ، عليك التفكير في مدى موثوقية المورد الخاص بك. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تعلم أنه في بعض الأحيان ، خلال الأشهر الممطرة ، أدى سوء الأحوال الجوية إلى تأخير التسليم لبضعة أيام.
   • بناءً على تاريخك مع هذا المورد ، قررت إعادة الترتيب عندما ينخفض ​​مخزون الورق لديك إلى ما يعادل 10 أيام ، أو 30 رزمة.
   • سيكون مستوى إعادة تخزين الورق 30 رزمة.
7. حدد الحد الأقصى للمستوى. هذه هي كمية المواد التي يجب ألا تحتفظ بالمخزون فوقها. يتأثر هذا المستوى بالعديد من العوامل ؛ على سبيل المثال ، تحتاج إلى التفكير في مقدار المساحة المتوفرة لديك وتكلفة التخزين. بالإضافة إلى ذلك ، بناءً على نوع المخزون لديك ، قد تحد المتطلبات الحكومية من الكمية التي يمكنك تخزينها. يمكن أن تؤثر الاحتياجات الموسمية أيضًا على الكمية التي تحتاجها في متناول اليد. أخيرًا ، اعتمادًا على مجال عملك ، يمكن أن تؤثر التغييرات في الموضة أو الطلب على المستوى الأقصى لمواد معينة.
   • تستخدم بعض الشركات صيغة لحساب الحد الأقصى لمستويات المخزون. الصيغة هي: المستوى الأقصى = مستوى إعادة التخزين - معدل الاستهلاك × وقت الاستبدال + كمية الأمر الاقتصادي.
   • كمية الأمر الاقتصادي (EOQ) هي عملية حسابية تستخدم لتحديد كمية ثابتة عند استعادة المخزون. تمت مناقشته لاحقًا في هذه المقالة. في هذا المثال ، لنفترض أن EOQ عبارة عن 30 رزمة من الورق.
   • باستخدام المعلومات الواردة أعلاه ، يمكن حساب الحد الأقصى لمستوى المخزون باستخدام الصيغة.
   • الحد الأقصى لمستوى الورق سيكون 945 رزمة.

طريقة 2 من 3: التحكم في المخزون

1. فهم الغرض من مراقبة المخزون. إنه يفهم الطرق المستخدمة للحفاظ على أفضل مستوى للمخزون. يمكنك استخدام مجموعة من الأساليب التي تناسب شركتك. الخطوة الأولى هي تحديد أولويات المخزون لتحديد العناصر الأكثر أهمية لإدارتها.
2. تحديد أولويات المخزون باستخدام طريقة ABC. هذه منهجية للتحكم في مستويات المخزون تقسم المخزون إلى ثلاث فئات. يُعرف أيضًا باسم منحنى ABC أو طريقة 80-20. الغرض هو تحديد الأولويات لإدارة المواد. يساعد استخدام هذه الطريقة الشركات على تقليل تكاليف التخزين والحفاظ على المواد باهظة الثمن.
   • تتكون المجموعة أ من عناصر باهظة الثمن. وهي تمثل بشكل عام 10 إلى 20٪ من إجمالي المخزون ، ولكنها تمثل 50٪ من قيمة المخزون. سوف تستثمر معظم جهودك في السيطرة على هذه العناصر.
   • تمثل المجموعة ب 20 إلى 30٪ من إجمالي المخزون وحوالي 30٪ من قيمته. تتطلب هذه العناصر إجراءات تحكم معتدلة.
   • تمثل المجموعة ج ما بين 70 إلى 80٪ من إجمالي المخزون ، ولكنها تمثل حوالي 30٪ فقط من القيمة. يمكن استخدام الإجراءات الروتينية للتحكم في هذه الفئة.
3. الحفاظ على المخزون بنظام مستمر. يعني طلب كمية ثابتة في وقت يصل فيه المخزون إلى مستوى محدد مسبقًا. تستخدم هذه الطريقة مع العناصر المدرجة في الفئة A ، المنتجات باهظة الثمن التي يجب عليك مراقبتها بعناية. لا ترغب في إنفاق الكثير من المال على الصيانة ، ولكنك أيضًا لا تريد الاستغناء عنها ، لذلك تحتاج إلى مراقبة المبلغ الذي لديك بشكل مستمر.
4. احسب كمية الأمر الاقتصادي (EOQ) لتحديد قيمة كمية الأمر الثابت. تستخدم هذه الصيغة الرياضية لتحديد أفضل مستوى للمخزون. هذه طريقة مراقبة مخزون مستمرة تُستخدم لتحديد الكمية الثابتة التي يجب طلبها في كل مرة تقوم فيها بتقديم طلب لهذه العناصر. يجب عليك استخدامه مع المواد من الفئة أ من المخزون.
   • صيغة EOQ هي.
   • في الصيغة ، Q = الكمية لكل طلب ، A = الكمية السنوية المطلوبة لهذا الصنف ، S = التكلفة لكل طلب و I = التكلفة السنوية للاحتفاظ بالمخزون لكل وحدة ، بالريال.
   • على سبيل المثال ، لنفترض أنك تبيع كرات سلة. تبلغ تكلفة كل طلب R $ 400.00 ، وتكلفة الصيانة R $ 10.00 سنويًا لكل وحدة ، ولديك طلب على R $ 20،000.00 كرة سلة سنويًا.
   • أفضل طلب متوسط ​​سيكون 1،265 كرة سلة. إذا كان الطلب السنوي 20،000 ، فستحتاج إلى تقديم 16 طلبًا في عام واحد ().
5. الحفاظ على مستويات المخزون بنظام دوري. يعني إعادة ترتيب العناصر بعد فترة زمنية محددة. يتم طلب مبلغ متغير بعد مرور فترة زمنية محددة. على سبيل المثال ، تطلب صنفًا مرة في الشهر تختلف كميته حسب الكمية التي تم استخدامها في الشهر السابق. تعمل هذه الطريقة جيدًا مع العناصر الموجودة في الفئتين B و C ، حيث لا تحتاج إلى الاحتفاظ بمثل هذه الرقابة الصارمة عليها ويمكن أن تقبل مخاطر طلب الكثير من البيع بالجملة.

طريقة 3 من 3: تتبع مخزونك

1. عمل جرد منتظم للمخزون. كجزء من عملية المحاسبة ، تحتاج إلى إجراء عملية جرد سنوية لتحديد قيمة مخزونك ، مما يعني إنشاء قائمة ، أو مخزون نفسه ، من المخزون ، مع الإشارة إلى موقعه وقيمته. تساعدك الأدوات مثل الرموز الشريطية أو علامات تحديد تردد الراديو على التحكم في مخزونك. يمكنك القيام بالعملية يدويًا ، مع قيام الموظفين بعد العناصر فعليًا ، أو إلكترونيًا ، باستخدام برنامج التحكم.

2. 

   
   
   استخدم طريقة يدوية. الأنظمة اليدوية هي الأنسب للشركات الصغيرة مع القليل من العناصر في المخزون. يمكنك الاختيار بين طريقتين للتحكم اليدوي في المخزون. يُعرف الأول بنظام من صندوقين. الثاني يتضمن إنشاء فهرس واستخدام بطاقات مراقبة المخزون.
   • في نظام الصندوقين ، يتم تحديد دورة شراء للأصناف والكمية المشتراة في كل دورة. على سبيل المثال ، يمكن للمكاتب شراء اللوازم أسبوعيًا أو شهريًا. للبدء ، قم بشراء ما يكفي من العنصر لآخر دورتين شراء. قسّم المقالات إلى مجموعتين.عند استخدام الأول ، فقد حان الوقت لطلب ما يكفي لدورة شراء. يتم استخدام المواد من المجموعة الثانية بينما يتم طلب المواد الأخرى.
   • بالنسبة للنظام الثاني ، قم بإنشاء فهرس يسرد جميع العناصر الموجودة في المخزون وملف بطاقة لكل عنصر. سجل وصف عنصر على كل بطاقة. عندما يتم شراء مادة أو طلبها مرة أخرى ، يسجل شخص ما الكمية المستلمة والسعر لكل وحدة ومعلومات أخرى مثل وصف الطلب أو رقم الكتالوج أو الرقم التسلسلي.

3. 

   
   
   استخدم البرامج. برامج إدارة المخزون تتبع مستويات المخزون وتسجيل المشتريات والتسليمات والمبيعات للأصناف الموجودة في المخزون. يمكن للمصانع أيضًا استخدامه لإنتاج المستندات المتعلقة بالإنتاج ، مثل أوامر العمل والفواتير. يمكنه إجراء تحليل EOQ لمخزونك لمساعدتك في الحفاظ على أفضل المستويات.
   • تشمل مزايا استخدام برامج مراقبة المخزون انخفاض تكاليف الصيانة والأوامر ، وزيادة الكفاءة في إدارة المخزون ، وتحسين التنظيم والسلامة ، ومعلومات عن الاتجاهات في كيفية استخدام المواد.
   • تتمثل العيوب في أن البرنامج قد يكون مكلفًا ومعقدًا للاستخدام.