المحتوى

• خطوات
• نصائح
• تحذيرات

التحدث على الهاتف مختلف تمامًا عن التحدث شخصيًا. بالنسبة لبعض الناس ، إنه أمر سهل ، بالنسبة للآخرين يجب تعلمه. يشعر البعض بالقلق عندما يحتاجون إلى التحدث على الهاتف لأنهم يجدون أنه من الغريب سماع صوت شخص ما دون رؤية لغة الجسد. إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك ، فإليك بعض النصائح حول ما يجب عليك فعله للاستعداد لمكالمتك التالية.

خطوات

طريقة 1 من 3: التحدث إلى الأصدقاء أو العائلة

1. 

   قبل التقاط الهاتف للاتصال بشخص ما ، ضع في اعتبارك بعض الأشياء. اكتب على الورق إذا كان ذلك يساعدك. لا تكتب الجملة بأكملها ، فآخر شيء تريده هو قراءة السيناريو! اكتب بضع كلمات ، فقط لتذكر ما تريد قوله. إذا لم يكن لديك أي موضوع معين تريد التحدث عنه ، فإليك بعض الأفكار:
   • اقرأ الجريدة أو شاهد الأخبار لمعرفة ما يحدث في العالم ، حتى تتمكن من التحدث عن الأحداث الجارية.
   • تحدث عن فيلم أو برنامج تلفزيوني شاهدته أنت والشخص الآخر. ناقش ما إذا كنت تحبها أم لا ، إبداء رأيك في ذلك.
   • تحدث عن حادثة طريفة حدثت لك. قد يكون شيئًا حديثًا أو شيئًا حدث منذ بعض الوقت.
   • اسأل عما إذا كان هناك شيء مثير للاهتمام يحدث في حياة الشخص ، أو إذا حدث شيء جيد مؤخرًا.

2. 

   
   
   تحديد وقت المكالمة. يمكن أن تستمر المكالمات الهاتفية غير الرسمية لفترة طويلة ، اعتمادًا أيضًا على من تتحدث إليه. إذا كان الشخص الذي لم تتحدث معه منذ فترة طويلة ، أو أنك لا تراه كثيرًا ، فمن المحتمل أن تكون المحادثة أطول. إذا كان صديقًا تراه كل أسبوع ، فلن يكون لديك الكثير لتتحدث معه بشأنه ، لذا لن تستمر المكالمة لفترة طويلة.
   • ميزة التفكير في الأشياء مقدمًا ، وافتراض المدة التي يجب أن تستمر فيها المكالمة ، هي أنه يمكنك تجنب محادثة قصيرة جدًا أو طويلة جدًا.

3. 

   
   
   لا تتحدث كثيرا. إذا لم يكن لديك ما تقوله ، فدع الشخص الآخر يتحدث أكثر ، واستمر في المحادثة. لا تقاطعها عندما تتحدث. يعد الاستماع جزءًا مهمًا من إجراء محادثة هاتفية جيدة.
   • يمكن أن يساعدك أيضًا وجود بعض الأسئلة الجاهزة ، خاصة في لحظات الصمت تلك. بعض الأفكار عما يمكنك طرحه:
     • كيف كان يومك؟
     • كيف هو العمل؟
     • كيف كانت عطلة نهاية الاسبوع؟
     • هل تعمل في مشروع؟
     • هل شاهدت أي أفلام جيدة مؤخرًا؟

4. 

   
   
   تعرف متى تنهي المكالمة. أنت لا تريد محادثة جيدة أن تبلى. الهدف هو إنهاء ترك الشخص الآخر مع شعور "يا لها من محادثة جيدة ، سأتصل بك مرة أخرى في وقت ما".
   • أفضل وقت لإنهاء مكالمة هاتفية هو عندما تبدأ فترات الراحة في التكرار ولا يكون لديك موضوع. العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها هي شخصية الشخص الآخر وتكرار رؤيته أو التحدث إليه.
   • عندما تشعر أن المحادثة ستنتهي ، قم بإنهاء المكالمة بشكل طبيعي كما لو كنت تتحدث إلى شخص ما شخصيًا واضطررت إلى المغادرة. يجب أن يكون هيكل نهاية الهاتف: عبارة إيجابية عن المحادثة ، توضح ما ستفعله بعد ذلك (اختياري) ، وتقول إنك ترغب في التحدث إلى الشخص مرة أخرى ، وأخيراً قول وداعًا. على سبيل المثال: "كان من الرائع التحدث إليك. أريد تحضير العشاء الآن ، لكن لنتحدث مرة أخرى. أراك لاحقا". دع الشخص يتحدث بين جملة وأخرى.

الطريقة 2 من 3: إجراء مكالمة رسمية

1. 

   ضع في اعتبارك الغرض من المكالمة. يمكن أن تكون المكالمة الرسمية أي شيء ، مثل تحديد موعد مع طبيب الأسنان أو الاتصال بعميل كجزء من وظيفتك. الغرض هو ما سيحدد كيفية الاستعداد للمكالمة. يمكن تصنيف الأكثر رسمية إلى الفئات التالية:
   • اتصال العملاء: يحتاج موظفو الاستقبال والممثلون ومجموعة من الوظائف الأخرى إلى إجراء مكالمات للعملاء الحاليين والعملاء المحتملين.
   • الجدولة: من وقت لآخر ، تحتاج إلى إجراء مكالمة هاتفية لتحديد موعد ، سواء كان موعدًا مع طبيب الأسنان أو تغيير زيت السيارة.
   • مكالمة العمل: يمكن أن تكون مكالمة هاتفية لإعلامك بمرضك أو الاتصال بالرئيس للتحدث عن مشروع قيد التنفيذ.

2. 

   خطط كلماتك الرئيسية. بمجرد تحديد الغرض من المكالمة ، فإن الخطوة التالية هي تحديد ما يجب قوله. هناك بعض المشكلات والأسئلة التي ستحتاج إلى طرحها أثناء المكالمة ، لذا من المهم الاستعداد مسبقًا.

3. 

   تواصل ببساطة وإيجاز. من الأفضل السماح للشخص الآخر بقيادة المحادثة ، خاصةً إذا كان عميلاً أو رئيسك. تذكر أن ما يجعل المكالمة ناجحة هو الحوار وليس مجرد التحدث. اسمح للشخص الآخر بالرد على تعليقاتك وأسئلتك ، واتبع الردود بعناية ، بدلاً من مجرد الانتقال إلى الموضوع التالي.

4. 

   كن مهذبًا وأكثر رسمية. للمكالمات الهاتفية الرسمية ، يجب أن تكون نبرة صوتك أكثر جدية من المكالمة غير الرسمية. إنه نفس الاختلاف في النبرة عندما تتحدث مع الأصدقاء وعندما تتحدث في اجتماع عمل ، على سبيل المثال. بعض النصائح الأساسية:
   • لا تستخدم كلمات عامية أو غير رسمية.
   • استخدم عنوان الشخص المناسب عند التحدث إليه.
   • إذا كنت بحاجة إلى تعليق أحد العملاء ، فاطلب الإذن أولاً.
   • تحدث ببطء ووضوح.
   • إذا لم تفهم أو تسمع ما قاله الشخص الآخر ، فلا تقل "ماذا؟" قل ، "عذرًا ، لا أفهم" ، أو "آسف؟"

طريقة 3 من 3: تقليل القلق

1. 

   انتبه للغة جسدك. فقط لأنك لا تستطيع رؤية لغة جسد الشخص الآخر ، فهذا لا يعني أن لغتك ليست مهمة. إذا كان ذلك مفيدًا ، تجول في الغرفة أثناء التحدث على الهاتف ، أو قم بالإيماءات بيدك الحرة. سيساعدك الابتسام أثناء التحدث على أن تبدو أكثر تقبلاً وودًا.
   • يحب بعض الناس النظر في المرآة أثناء التحدث في الهاتف.

2. 

   الاسترخاء. قبل إجراء مكالمة أو الرد على الهاتف ، خذ أنفاسًا عميقة وعينيك مغمضتين. إذا كان لديك روتين لمساعدتك على الاسترخاء ، فافعل ذلك قبل المكالمة أو خلالها.

3. 

   ممارسة. مثل كل شيء في الحياة ، فإن الممارسة تجعلها مثالية. إذا كنت تريد حقًا تحسين هاتفك دون أن تشعر بالتوتر ، احصل على وظيفة تتضمن إجراء مكالمات. بمرور الوقت ، ما يجعلك قلقًا اليوم سيصبح شيئًا تفعله دون التفكير كثيرًا. هناك طريقة أخرى للتدرب وهي الاتصال بالأصدقاء أو العائلة للدردشة. خطط لمحادثات قصيرة ، حتى لا تقلق بشأن الوقت الذي ستستغرقه.

4. 

   استخدم عبارات جاهزة. إذا كان عليك إجراء مكالمات بشكل متكرر بسبب العمل وتشعر بالقلق ، فحاول تحضير بضع جمل مسبقًا. ليس من المثير للاهتمام أن تثق بهم فقط ، لكنها نقطة بداية. علاوة على ذلك ، إذا لم تكن متأكدًا مما ستقوله أثناء المحادثة ، فيمكنك إلقاء نظرة.
   • عند التحدث إلى العملاء ، يمكنك قول أشياء مثل ، "أتمنى أن تكون راضيًا عن التعامل معنا" أو "شكرًا على الاتصال ، * الاسم * ، كيف يمكنني مساعدتك؟"

نصائح

• لا تنهي المكالمة مع الشخص ، وإذا أغلقت المكالمة بالخطأ ، عاود الاتصال على الفور.
• مدح الشخص يجعله يتكلم أكثر.

تحذيرات

1. إذا كنت تتصل من هاتفك الخلوي ، فاحرص على عدم الوصول إلى الحد الأقصى للدقيقة.
2. تجنب الاتصال بالشخص كل يوم إذا لم تكن هناك حاجة. لديها أيضا وظائفها.