المحتوى

• خطوات
• نصائح
• تحذيرات

تعد معرفة كيفية كتابة الرسائل أمرًا أساسيًا في المواقف التي تنطوي على العمل والأعمال المدرسية وحتى العلاقات ، حيث تعمل هذه المستندات على نقل المعلومات وإظهار المودة. تقدم هذه المقالة بعض النصائح الأساسية حول كيفية نقل أفكارك إلى الورق بالتنسيق الصحيح.

خطوات

الطريقة 1 من 2: كتابة خطاب رسمي

1. 

   اعرف متى تكتب خطابًا رسميًا. تتطلب المواقف التي تتضمن عملًا الحصول على مستندات من هذا النوع ، وكذلك عندما تريد التحدث إلى أشخاص أو منظمات غير معروفة.
   • اكتب الحرف على الكمبيوتر واطبعه. للقيام بذلك ، استخدم محرر نصوص ، مثل Microsoft Word أو OpenOffice.بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت الرسالة عاجلة أو كان المستلم يفضل ذلك ، فأرسل رسائل بريد إلكتروني.
   • ليس عليك أن تكون رسميًا جدًا عند التعامل مع رئيسك أو زميلك الحالي في العمل. قد يكون من المقبول إرسال رسائل بريد إلكتروني - بدون العنوان أعلى الصفحة.

2. 

   
   
   اكتب عنوانك وتاريخك في الزاوية اليسرى العليا من الصفحة. إذا كان المستند احترافيًا ، فاستخدم المعلومات أو ترويسة الشركة التي تعمل بها. تذكر دائمًا تخطي سطرين وكتابة تاريخ اليوم المعني.
   • اكتب التاريخ الكامل. 19 سبتمبر 2016 إنه أفضل بكثير من 19 سبتمبر. 2016 أو 19/09/16، فمثلا.
   • لا تقم بتضمين التاريخ إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا.

3. 

   
   
   اكتب اسم وعنوان المستلم. تخطي سطرين ودوِّن معلومات الاتصال بالشخص الذي سيتلقى الخطاب - إلا إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني. افصل البيانات كما يلي:
   • ضمير العلاج والاسم.
   • اسم الشركة (إذا لزم الأمر).
   • العنوان الكامل (إذا لزم الأمر ، استخدم سطرين أو أكثر).

4. 

   
   
   اكتب تحية. تخطي سطرًا آخر وأضف شيئًا مثل "Dear" و "Dear" وما إلى ذلك. قبل اسم الشخص. إذا كنت ترغب في ذلك ، فاكتب الاسم الكامل ، وإذا لزم الأمر ، قم أيضًا بتضمين اسم مهني أو ضمير في شكل مختصر.
   • إذا كنت تعرف اسم المنصب ، ولكنك لا تعرف من هو المسؤول ، فاكتب "Dear Health Inspector" أو ما شابه. قبل ذلك ، قم ببحث على الإنترنت لمحاولة العثور على المزيد من بيانات المستلم.
   • إذا لم يكن لديك جهة اتصال محددة ، فاكتب "سيدي أو سيدتي" أو "لمن في القانون" أو "لمن يهمه الأمر". ومع ذلك ، حاول تجنب هذه الأشكال من النهج ، لأنها تبدو قديمة الطراز.

5. 

   اكتب الحرف نفسه. يجب أن يبدأ كل خطاب رسمي بفقرة واضحة وموضوعية. استخدم المعيار البرتغالي المكتوب وكن حذرًا جدًا في اختيارك للكلمات. إذا لزم الأمر ، يرجى الرجوع إلى المتلقي باستخدام ضمائر العلاج مثل "Lord" و "Lady" وما إلى ذلك. راجع المستند نحويًا أو اطلب المساعدة من صديق.
   • إذا كنت تكتب الرسالة لأغراض تجارية ، فكن موجزًا ​​ودقيقًا. إذا كان المستلم قريبًا أو أحد المعارف الذين تربطك بهم علاقات اجتماعية ، فكن أكثر تساهلاً - حاول إبقاء المحتوى في أقل من صفحة واحدة.

6. 

   أنهِ الخطاب بتحية أخرى. هذه هي أفضل طريقة لإنهاء المستند ، لأنها تنشئ اتصالاً بالمستلم. للقيام بذلك ، تخطي سطرين بعد الفقرة الأخيرة واكتب شيئًا مثل "مع أطيب التحيات" و "الاحترام" و "الود" وما إلى ذلك. قم بالتوقيع بعد فترة وجيزة ، باتباع التعليمات: المرجع> http://site.uit.no/english/writing-style/letters/
   • إذا أدخلت الخطاب الرسمي ، اترك حوالي أربع مسافات بين التحية الأخيرة واسمك (مكتوبًا أيضًا). اطبع المستند ووقعه بقلم أزرق أو أسود في ذلك المكان.
   • إذا كان بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، فأدخل اسمك بالكامل بعد التحية الأخيرة.
   • إذا كنت ترغب في ذلك ، أغلق المستند باستخدام بعض ضمير العلاج لنفسك. على سبيل المثال: "Senhor João da Silva".

7. 

   اطوِ الحرف (اختياري). إذا كنت سترسله بالبريد ، قم بطيه إلى ثلاثة أجزاء. ابدأ بأخذ الجزء السفلي من الورقة لأعلى ، ثم حرك الجزء العلوي لأسفل. قم بإنشاء طيات محددة جيدًا بأصابعك. وبالتالي ، فإن الورق سوف يتناسب مع أي مظروف تقريبًا.

8. 

   اكتب معلومات المستلم في منتصف الظرف بالضبط. سيتم استخدام هذه البيانات في تسليم المستند. نظرة:
   • (سيدي) جواو دا سيلفا.
   • Av. Paulista، 123، CEP xxxxx-xxx.
   • ساو باولو ، SP ، البرازيل.

9. 

   اكتب عنوانك الخاص على الظرف (اختياري). إذا لم يتمكن مكتب البريد من تسليم الرسالة لأي سبب من الأسباب ، فسيعيدها مجانًا إلى ذلك الموقع. أدخل بياناتك باتباع النموذج أعلاه ؛ الاختلاف الوحيد هو أين ستكتبها.

الطريقة 2 من 2: كتابة خطاب غير رسمي

1. 

   فكر في مستوى الشكل الرسمي الذي يجب أن تتمتع به الرسالة. ستعتمد طريقة كتابته على علاقتك بالمتلقي. ضع في اعتبارك ما يلي:
   • كن رسميًا نسبيًا إذا كنت تكتب شيئًا لقريب أو معارف بعيدة أو أقدم. إذا أرسل لك هذا الشخص بريدًا إلكترونيًا من قبل ، فقم بالرد عليه بنفس الطريقة. إذا لم يكن كذلك ، فمن الأفضل الالتزام بالوثيقة المكتوبة.
   • إذا كنت تكتب إلى صديق أو قريب ، فستعمل كل من البريد الإلكتروني والرسالة المكتوبة بخط اليد.

2. 

   ابدأ الرسالة بتحية. سيعتمد هذا على علاقتك بالمستلم ، وكذلك شكليات المستند. فيما يلي بعض الاحتمالات:
   • إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا نسبيًا ، فاستخدم "Dear" أو "Hello" على سبيل المثال. استخدم اسم الشخص إذا كنت معتادًا على التحدث إليه على هذا المستوى الأكثر حميمية. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاستخدم ضمير العلاج ("سيدي").
   • إذا كنت تكتب خطابًا غير رسمي ، فيمكنك استخدام "Dear" أو "Hello" أو أي شيء أكثر استرخاءً ، مثل "Hi" متبوعًا باسم الفرد.

3. 

   ابدأ بكتابة الرسالة في السطر التالي. إذا كان الأمر شخصيًا ، فابدأ بالحديث / السؤال عن حال الشخص: "أتمنى أن تكون بخير" أو "كيف حالك؟" فكر في كيفية تفاعلك مع ذلك المستلم.

4. 

   تذكر أن تقول كل ما تريد توصيله إلى المستلم. بعد كل شيء ، هدفك الرئيسي هو إيصال الرسالة. تحدث عن حياتك بالتفصيل. لا يكفي أن تقول "شكرا على الهدية" لجدتك ، على سبيل المثال ؛ أظهر أن الإيماءة تعني شيئًا ما بالنسبة لك: "كنت أنا وأصدقائي نلعب لعبه التي أعطيتني إياها طوال الليل. شكرًا لك! "بغض النظر عن الموضوع ، تذكر دائمًا تقديم الكثير من المعلومات.
   • احصل على فكرة عما لا يجب اكتب. إذا كتبت الرسالة بغضب أو بمشاعر سلبية أخرى ، فلن تجني نتائج جيدة. إذا كان المستند جاهزًا ، ولكنك ما زلت لا تعرف ما إذا كنت تريد إرساله ، اترك الورقة جانبًا لبضعة أيام قبل نقلها إلى مكتب البريد - قد تتغير فكرتك.

5. 

   قم بإنهاء الرسالة. إذا كنت غير رسمي ، قم بإنهاء النص بالحديث عن علاقتك بالمتلقي. إذا كان هذا الشخص زوجًا أو صديقًا مقربًا أو فردًا من العائلة ، فاستخدم شيئًا مثل "عناق" أو "قبلة" أو "بحب" وما إلى ذلك. إذا كنت رسميًا نسبيًا ، فاختم بعبارة "تحيات ودية" و "تحيات الصداقة" وما إلى ذلك.
   • إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك استخدام المزيد من التراكيب والعبارات القديمة لإنهاء الخطاب (على الرغم من أنها كانت أكثر شيوعًا في الماضي في المستندات الرسمية) ، حيث توضح كيف تشعر تجاه المستلم.
   • إذا كنت تريد إضافة شيء ما بعد الانتهاء من نص الرسالة ، فاستخدم "ملاحظة" ، مما يعني النص اللاحق ("مكتوب لاحقًا" ، في ترجمة مجانية).

6. 

   أرسل الرسالة. للقيام بذلك ، ضعه في المغلف ، والصق ختمًا ، وأخيرًا اكتب تفاصيل المستلم.

نصائح

• عند كتابة الرسالة ، ركز على الموضوعات التي قد تهم المستلم.
• عادة ، يتم استخدام الفاصلة بعد كلمة "عزيزي" وغيرها من التحيات والتحية. في البطاقات الرسمية ، يمكنك أيضًا اختيار نقطتين.
• كن منطقيًا ومهذبًا حتى عند كتابة خطاب شكوى - ستتلقى ردًا لطيفًا بنفس القدر.
• إذا كنت تطبع رسالتك الرسمية ، فاستخدم ورقًا أكثر سمكًا من A4.
• لا ترسل رسائل افتراضية رسمية أو رسمية نسبيًا إلا إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني حسن السمعة. إذا كان لديك شيء مثل "joãodasilva1993" ، على سبيل المثال ، فلن يتم التعامل معك بجدية مثل شيء مثل "joão.silva".
• اكتب الرسالة باستخدام الحبر الأزرق أو الأسود.
• اكتب عنوانك بشكل صحيح.
• تبدأ الفقرات بمسافة بادئة.
• تذكر مراجعة الرسالة مرتين على الأقل.

تحذيرات

• لا ترسم على مظروف الخطاب ، وإلا فقد يتداخل مع التسليم. إذا كنت تريد تزيين الملصقات أو لصقها ، فما عليك سوى القيام بذلك على الظهر.