المحتوى

• خطوات
• نصائح

النظام الأساسي هو أداة في غاية الأهمية ، وغالبا ما تسمى "دليل التشغيل". لهذا السبب ، فهي مورد معترف به قانونًا ، تستخدمه المنظمات والمؤسسات لتأسيس عملها. إذا كنت مسؤولاً عن كتابة ميثاق مؤسستك ، فقم ببناء نفسك وابدأ في قراءة هذا المقال.

خطوات

جزء 1 من 4: تخطيط النظام الأساسي

1. 

   افهم ما هو النظام الأساسي. هذا هو المستند الذي يحتوي على قواعد المنظمة ، وهو مهم لحل المشاكل والصراعات. لنفترض أنك على خلاف مع موظف ؛ ستعلمك قراءة القانون بالخطوات التي يمكنك اتخاذها للخروج من المأزق. الموضوعات الأخرى للنظام الأساسي هي:
   • اسم المنظمة ؛
   • الهدف؛
   • متطلبات العضوية ؛
   • حقوق وواجبات الموظفين ؛
   • طرق التوظيف.
   • كيف ومتى ستعقد الاجتماعات.

2. 

   
   
   اختر الأعضاء الذين سيكتبون النظام الأساسي. بادئ ذي بدء ، استشر كل من شارك وساهم في وجود المنظمة - اختر اثنين أو ثلاثة منهم واطلب منهم مساعدتك في كتابة المستند.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء منظمة غير حكومية ، فسوف تحتاج إلى تحديد من سيكون المديرون وطلب أفكارهم في صياغة اللوائح. سيغطي العمل كفريق جميع وجهات النظر والتأكد من اتباع كل قاعدة.
   • يجب أن تعكس لجنة اللوائح المقطع العرضي للمنظمة. من المهم ألا يكون لديك قسم أو مستوى هرمي فقط لإنشاء المستند - استشر الأشخاص من جميع العمليات.

3. 

   
   
   تجميع المعلومات. فهم المنظمة قبل كتابة مسودة النظام الأساسي ؛ يجب أن تعرف أشياء مثل الأهداف والموظفين الذين يجب أن يعملوا لتحقيق أهداف معينة وكيفية الوصول إلى الهدف النهائي للمؤسسة. قابل الأعضاء وناقش رؤيتهم للأغراض ، بالإضافة إلى المواقف التي ستكون مطلوبة للوصول إليهم.
   • يجب أن يكون لدى المنظمة مستندات مهمة أخرى متوافقة مع اللوائح ، مثل سياسة الحوكمة والعقد الاجتماعي والمبادئ التوجيهية التشغيلية الأخرى. احصل على تلك المستندات وابدأ في الرسم.
   • من المهم بشكل خاص أن يكون عدد ووصف المناصب هو نفسه في جميع الوثائق ؛ يجب أن تكون أيام الاجتماع هي نفسها دائمًا ، من بين تفاصيل أخرى. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك منصب في كيان آخر ، مثل إدارة التعليم بالولاية على سبيل المثال ، فيجب أن تكون حالتك متوافقة مع توقعاتهم ومتطلباتهم.

4. 

   
   
   ابحث عن قوالب الحالة. اقرأ المستند من مؤسسات مشابهة لمؤسستك للحصول على فكرة - هذا لا يعني أنه يجب عليك نسخه ، ولكن استخدمه كأساس لكتابة المستند الخاص بك.
   • اتصل بهذه المنظمات واسأل عما إذا كان يمكنك الحصول على نسخة من النظام الأساسي.

5. 

   تحدث إلى محام. ابحث عن متخصص متخصص في المنظمات غير الربحية لمعرفة ما إذا كنت قد غطيت جميع الجوانب الضرورية ، وكذلك ما إذا كانت متوافقة مع تشريعات الدولة. قد تتضمن القوانين المتعلقة بالمنظمات غير الربحية والمنظمات غير الحكومية حظرًا وقيودًا على التصويت بالوكالة ، ويجب أن تكون على دراية بها قبل أن تبدأ. سيتم اعتبار المقالات التي لا تتوافق مع التشريع باطلة.
   • اتصل بنقابة المحامين البرازيلية (OAB) واطلب توصيات من محام متخصص في هذه المجالات.
   • إذا كانت التكاليف مصدر قلق ، فابحث عن مؤسسة مجانًا يمكن أن تقدم المشورة القانونية. المهنيين مجانًا غالبًا ما يقدمون الدعم للمشردين والمعوزين ، لكن يمكنهم أيضًا مساعدة المنظمات غير الربحية. اتصل بـ OAB واكتشف ذلك.

6. 

   حدد هيكل الحالة. يجب أن يحتوي الهيكل الأساسي للوثيقة على فقرات ، والتي ستسمى أقسام ، مع عناوين تسمى المقالات. يضمن هذا الهيكل أن القوانين متوافقة مع بعضها البعض ، بالإضافة إلى تسهيل تحديد موقع القضايا مثل قواعد التصويت واللجان والقضايا الأخرى التي تؤثر على طريقة إدارة المنظمة.

7. 

   ابدأ كل العناوين بكلمة "مقالة". يجب أن تكتب الكلمة دائمًا بأحرف كبيرة وجريئة ؛ يجب ترقيم المقالات بأرقام رومانية في وسط الصفحة.
   • على سبيل المثال ، يمكن أن تكون المقالة الأولى "المادة الأولى: التنظيم". يمكن أن يكون الثاني "المادة الثانية: الغرض".

8. 

   قم بترقيم كل قسم في المقالات. أعط كل قسم رقما واضحا وصفه بإيجاز ، كلمة أو كلمتين.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "القسم 1: الاجتماعات العادية" ، متبوعًا بوصف موجز للبروتوكولات التي سيتم اعتمادها في هذه الاجتماعات. بعد ذلك ، يمكنك كتابة "القسم 2: الاجتماعات الاستثنائية" ، متبوعًا أيضًا بوصف قصير لكيفية إجرائها.

9. 

   استخدم لغة بسيطة وواضحة. النظام الأساسي هو مستند ذو قيمة قانونية ويجب أن يبدو احترافيًا. عند البحث عن قوالب لكتابة قالب خاص بك ، انظر إلى المفردات المستخدمة. اضبط نبرة صوتك واستخدم مصطلحات مفهومة.
   • على الرغم من كونه مستندًا قانونيًا ، إلا أنه لا يحتاج إلى كتابة "قانوني". تفضل اللغة اليومية ، سهلة الفهم.
   • يجب أن تكون التفاصيل للسياسات التنظيمية ، وليست مدرجة في اللوائح. إنها بمثابة دليل لتنفيذ سياسات محددة ، ويجب أن تكون مرنة وسهلة الفهم إذا تم تحليلها مع سياسات أكثر تفصيلاً. في النظام الأساسي يجب أن تحافظ على نبرة أكثر عمومية.

10. 

    تطوير النظام الأساسي وفقًا لمنظمتك. العديد من النماذج والتعليمات القانونية سطحية عن قصد ، لأن هذا يجعل من السهل تكييفها مع واقع كل منظمة. يجب أن يكون لديك احتياجات محددة تتطلب عناصر لا يحتاجها الآخرون.
    • كتابة قانون الكنيسة: في هذه الحالة ، يتم تضمين قسم عن خدمة الجماعة ، مثل مؤهلات الكاهن ، وعلاقته مع المصلين ، وعمليات الترحيل والتجنيد. مثال على ذلك "القس هو الزعيم الديني والروحي للكنيسة ، وهو عضو رسمي سابق في مجلس الإدارة وجميع اللجان ، باستثناء لجنة الترشيح. يتمتع بحرية المنبر والتعبير.
    • كتابة النظام الأساسي للشركة: في هذه الحالة ، يمكنك تضمين أقسام تتناول اجتماعات المساهمين ، والقضايا المتعلقة بإجراءات المنظمة ، وما إلى ذلك.

جزء 2 من 4: كتابة مقالاتك

1. 

   اكتب المقال باسم المنظمة. يجب أن يحتوي على بيان موجز بالاسم الذي يحدد مؤسستك ، ولكن يمكنك أيضًا تضمين موقع المقر الرئيسي. بالطبع ، هذا ليس ضروريًا إذا لم يكن هناك عنوان مادي (كما هو الحال مع المجموعات عبر الإنترنت).
   • في هذا القسم ، يمكنك كتابة "اسم المنظمة سيكون XYZ Parent and Teacher Organization".

2. 

   اكتب المقال الذي يحتوي على اقتراح المنظمة. سيغطي موضوعات مثل بيان مهمة المنظمة ونظرة عامة. القرار بين كتابة فقرة رائعة أو سطرين أبسط هو قرارك.
   • مثال على الاقتراح هو "تأسست المنظمة بغرض دعم تدريب وتعليم الأطفال الذين يدرسون في مدرسة XYZ من خلال علاقة دائمة بين المدرسة والمعلمين وأولياء الأمور".

3. 

   حدد المقال حول الانضمام إلى المنظمة. يجب أن يحتوي على عدة أقسام ، مثل الأهلية للعضوية وكيفية القيام بذلك ، سواء كانت هناك رسوم مالية شهرية أو ربع سنوية أو سنوية ، وما إلى ذلك ، وتصنيف الأعضاء (بين نشط وغير نشط ، على سبيل المثال) ، ومتطلبات الحفاظ على لقب العضو وكيفية الانفصال عن المؤسسة.
   • مثال على ما يجب معالجته وكيف ينبغي وصفه: "يتم تشجيع الالتزام على جميع أولئك الذين يتماهون مع قيم ومبادئ المنظمة ، بغض النظر عن العرق أو العقيدة أو الجنس أو التوجه الجنسي أو العمر أو الأصل أو الوضع الاجتماعي ، الحالة الجسدية و / أو العقلية وما إلى ذلك ".
   • انتقل إلى الأقسام التالية التي تصف الرسوم ومتطلبات الحفاظ على اللقب وكيفية الانفصال عن المؤسسة.

4. 

   اكتب المقال عن الموظفين. في هذا الجزء سوف تقوم بتضمين أقسام تغطي كل شيء عن الموظفين ، مثل قائمة بكل مكتب ، والواجبات والممارسات لكل مكتب ، وكيفية تعيين الموظفين وانتخابهم ، والمدة التي يمكنهم خلالها خدمة المنظمة ، وكيفية تنظيم الإجازات.
   • على سبيل المثال ، اكتب في القسم الأول "موظفو المنظمة هم رئيسها ونائب الرئيس والأمين وأمين الصندوق وثلاثة مديرين". المضي قدما في الأقسام الأخرى ذات الصلة ، وهي إدراج الموظفين ، واجبات الوجه الخ.

5. 

   اكتب المقال عن الاجتماعات. يجب أن تغطي عدة أقسام حول كيفية عقد الاجتماعات ، وتواترها (أسبوعيًا ، كل شهرين ، سنويًا ، إلخ) ، ومكان انعقادها وكيف سيعمل نظام التصويت.
   • بالإضافة إلى هذه المعلومات ، يجب أن تتضمن هذه المقالة الرقم اللازم لاستيفاء النصاب، أو الحد الأدنى لعدد الأعضاء في الاجتماع للتصويت للإجراءات المقترحة. لنفترض أن منظمتك لديها تسعة أعضاء على السبورة ؛ يمكن إثبات أنه يجب أن يكون هناك ما لا يقل عن ستة أعضاء حاضرين حتى يتم اقتراح الأسهم والتصويت عليها ، وتتطلب اللوائح الداخلية أن يكون لدى ثلثي أعضاء مجلس الإدارة النصاب القانوني. وهذا يعني أنه يجب حضور ستة أعضاء على الأقل لاتخاذ القرارات. اتصل بحكومة ولايتك لمعرفة القواعد التي يجب اتباعها.
   • يمكنك أن تكتب ، على سبيل المثال ، "يجب عقد اجتماعات المنظمة العادية في أول ثلاثاء من كل شهر." تواصل مع الأقسام الأخرى من هذه المقالة.

6. 

   اكتب مقال اللجنة. ستكون هذه خاصة بمؤسستك ، ولكنها قد تشمل لجنة المتطوعين ولجنة جمع التبرعات وما إلى ذلك. صف بإيجاز كل لجنة وتابع هذا القسم ، وتحدث عن كيفية تشكيل اللجان ، إذا تم انتخابها من قبل مجلس الإدارة ، إلخ.
   • على سبيل المثال ، اكتب: "ستتألف المنظمة من اللجان التالية" واستمر بقائمة بها ووصف موجز لكل لجنة يتم إنشاؤها.

7. 

   رسم مقال التمويل. يجب عليك تحديد وقت وضع الميزانيات ، ومن سيكون مسؤولاً عن الحفاظ على المستندات المالية (والذي يكون عادةً أمين الصندوق) ، وكيف ستتم الموافقة على النفقات وماذا سيحدث للأموال التي يتم جمعها إذا تم حل المنظمة.
   • فيما يلي مثال: "سيتم وضع الميزانيات في بداية السنة المالية التالية ويجب الموافقة عليها بأغلبية الأصوات في مجلس الإدارة."
   • بعد ذلك ، عهد إلى أمين الصندوق أو أي موظف آخر بالمسؤوليات المالية ، مثل الاحتفاظ بالسجلات والمستندات: "سيكون أمين الصندوق مسؤولاً عن حفظ السجلات المالية بالترتيب ، وتدوين أشياء مثل المدفوعات والائتمانات والتدفقات النقدية الواردة ، بالإضافة إلى المعلومات المصرفية حول المؤسسة" .

8. 

   اكتب كتاب السلوك للاجتماعات التشاورية. إنه دليل مع إرشادات توجه العمليات التنظيمية للمنظمة. الفكرة هي أن يكون لديك دليل حول كيفية عقد الاجتماعات بحيث يتم الاستماع إلى جميع الأصوات المشاركة والنظر فيها ؛ الوثيقة الأساسية الجيدة هي كتاب الممارسات الجيدة لاجتماعات المساهمين ، الصادر عن IBGC - المعهد البرازيلي لحوكمة الشركات.
   • تشير هذه الوثيقة أيضًا إلى المصادر التي تحكم اللوائح وإجراءات التشغيل الخاصة بالمنظمة.
   • على سبيل المثال: "يجب أن تستند الاجتماعات إلى كتاب IBGC للممارسات الجيدة لاجتماعات المساهمين ، باستثناء حالات التعارض بين الدليل ولوائح المؤسسة".

9. 

   قم بتضمين مادة التعديلات والأحكام الأخرى. يهدف النظام الأساسي إلى التماسك والمنفعة مع أنواع مختلفة من المواقف التي قد تحدث ، ولكن من المستحيل عمليًا التنبؤ ببعض الأحداث. بالنسبة لهذه الحالات ، يوصى بتضمين أحكام أخرى في محاولة للإشارة إلى أن مؤسستك مرنة ومنفتحة على التغيير.
   • لا تجعل من الصعب تضمين أحكام إضافية في اللوائح. يفضل تبني عملية مناسبة لثقافة وسياسات المنظمة. قد يتم أيضًا تضمين قسم منفصل أو مقال يذكر السنة المالية.
   • وإليك مثال: "يمكن تغيير هذا النظام الأساسي أو استبداله في أي اجتماع بحضور ثلثي الحضور والأصوات. ويجب تضمين التغييرات المقترحة والمصوتة في محضر الاجتماع".

10. 

    اكتب مقالة تضارب المصالح. يجب أن تحمي مؤسستك نفسها من تضارب المصالح الشخصية أو المالية من جانب أعضاء مجلس الإدارة والموظفين أيضًا ، ويجب أن تملي ما سيحدث في هذه الحالات.
    • على سبيل المثال: "عندما يكون للموظف أو المدير مصالح شخصية أو مالية فيما يتعلق بأي مسألة في المنظمة ، يجب عليه مخاطبة مجلس الإدارة و أ) الإبلاغ عن طبيعة اهتمامه بالكامل ، و ب) الانسحاب من المناقشة والاجتماع والتصويت على هذه المسألة. يجب الموافقة على أي وجميع المعاملات أو التصويت التي تنطوي على تضارب محتمل في المصالح بتوافق الآراء فقط من قبل أغلبية الأعضاء الذين لا يشاركون في النزاع ، مع تحديد أن هذا القرار يصب في مصلحة المنظمة ككل. يجب تسجيل البيان الناتج عن التصويت على الموضوع حسب الأصول في محضر الاجتماع ، بما في ذلك الأصوات المحتملة ضد ، والامتناع عن التصويت والاعتبارات التي تؤدي إلى الموافقة ".

11. 

    قم بتضمين بند الحل. يحدد القانون البرازيلي قواعد حل الشركة إذا حدث ذلك. هذا هو أفضل حل للانقسامات الداخلية لمجلس الإدارة ، لأنه سيحمي مصالح المنظمة.
    • وإليك مثال: "سيتم حل الشركة بأغلبية ثلثي أصوات أعضاء مجلس الإدارة والموظفين الحاضرين في الاجتماع ، ويجب أن يتم ذلك بعد إشعار مدته أسبوعين".
    • ابحث عن مزيد من المعلومات حول التشريعات البرازيلية فيما يتعلق بحل المجتمع لمعرفة المزيد.

جزء 3 من 4: وضع اللمسات الأخيرة على النظام الأساسي

1. 

   قم بتجميع مستند مع جميع المقالات التي تم إنشاؤها. تنسيق المستند بطريقة منظمة وموجزة ؛ استخدم خطًا وحجمًا رسميًا (مثل Times New Roman 12) لتسهيل القراءة وجعل النص أكثر رسمية. قم بتضمين صفحة عنوان مع اسم المنظمة وتاريخ آخر مراجعة وتاريخ دخول القواعد حيز التنفيذ.

2. 

   اطلب من المحامي قراءة لوائحك الداخلية. يهدف النظام الأساسي إلى إعلام الإجراءات التي تدير المنظمة ، وتسيير الاجتماعات ، وانتخاب أعضاء مجلس الإدارة ، وإنشاء اللجان ، إلخ. يجب أن يستند كل هذا إلى القوانين الفيدرالية ، والتي تشير إلى ما يجب القيام به أولاً ، وعدد الأشخاص الذين يحتاجون للتصويت للنظر في الإجماع ، والذين يمكنهم التصويت بالوكالة ، من بين أمور أخرى. يمكن للمحامي المرخص والمتخصص في هذا الموضوع مساعدتك في صياغة القواعد والإجراءات.
   • تواصل مع نقابة المحامين البرازيلية - OAB واطلب الإحالات من محترف في منطقتك. خيار آخر هو إجراء بحث على الإنترنت.

3. 

   عقد اجتماع لاعتماد اللوائح. يجب أن يتم قبولها من قبل المنظمة بأكملها قبل اعتمادها رسميًا ويجب أن يكون المدير هو السلطة لمعاقبتها.
   • في نهاية القانون ، قم بتضمين جملة تنص على إنشاء واعتماد الوثيقة والتاريخ الذي سيحدث فيه. يجب على سكرتير المنظمة التوقيع عليها أيضًا.

4. 

   سجل الحالة في كاتب عدل. يجب أن تكون المؤسسة مسجلة لدى كاتب عدل وأن يتم تسجيل النظام الأساسي أيضًا. تعرف على المستندات اللازمة لتسجيلهم وانتقل إلى مكتب السجل المدني للكيانات القانونية.
   • في وقت لاحق ، يجب أن تذهب إلى مصلحة الضرائب للحصول على CNPJ.

جزء 4 من 4: أرشفة وتطبيق اللوائح

1. 

   اترك المستند في مكان يسهل الوصول إليه داخل المؤسسة. ضعه في ملف مع عقد التأسيس ومحاضر الاجتماعات وقوائم بأسماء وعناوين المديرين وغيرهم من كبار أعضاء المؤسسة ، بالإضافة إلى ملفات تسجيل الأعضاء ، إلخ.
   • يجب أن يكون النظام الأساسي في متناول الأعضاء. قم بإتاحة نسخة في متناول اليد من المكتب وأيضًا على موقع المنظمة على الويب. إن ترك الوضع العام ليس إلزاميًا ، ولكن هذا بالتأكيد سيعطي مؤسستك صورة من الشفافية والملاءمة.

2. 

   خذ اللوائح إلى جميع الاجتماعات مع الأعضاء والمديرين. سيكون وجودها في متناول اليد مفيدًا جدًا للاجتماعات ؛ استشرها كلما كان هناك تصويت لاتخاذ القرار من قبل مجلس الإدارة والأنشطة الأخرى ذات الصلة ، المذكورة في اللوائح. وبالتالي ، ستكون الاجتماعات مثمرة وسلسة ، وسيعرف الأعضاء أنهم ممثلون جيدًا ، وأن آرائهم ستسمع وأخذها في الاعتبار.

3. 

   قم دائمًا بإعادة قراءة النظام الأساسي وتحديثه. مع نمو المؤسسة وتطورها ، يجب أيضًا تغيير النظام الأساسي وفقًا لكل تغيير. السر هنا هو كتابتها بحيث تكون قابلة للتكيف منذ البداية. على سبيل المثال ، عند كتابة عدد الأشخاص على السبورة ، قم بذلك ضمن هامش بدلاً من إنشاء رقم ثابت. بعد ذلك ، يمكنك تضمين تغييرات طفيفة ومراجعة اللوائح وإجراء تغييرات أكثر أهمية.
   • من الممكن إجراء تغييرات طفيفة ، مثل إنشاء لجنة جديدة ، على سبيل المثال.
   • قبل إجراء أي تغييرات على اللوائح ، حدد موعدًا للقاء الأعضاء الآخرين في المنظمة. أبلغ الجميع برغبتك في مناقشة ومراجعة بعض النقاط ودعهم يقدمون آرائهم.
   • يمكن (وينبغي) إجراء المراجعات من قبل لجان فرعية معينة ؛ قد يكون أحدهم مسؤولاً عن كتابتها ، وآخر قد يبحث عن التناقضات في المحتوى والثالث سيكون مسؤولاً عن تصحيح القواعد اللغوية والهجاء. ثم اعرض التغييرات النهائية على الأعضاء واتصل بالتصويت.

نصائح

• هناك قوانين من جميع الأنواع والأحجام ، ولن تكون واحدة تقريبًا هي نفسها. استشر عدة نماذج للحصول على أفكار ، بشكل أساسي من المؤسسات التي لها نفس أغراضك.
• تواصل مع المنظمات الأخرى للتعرف على عملية إعداد وتحسين الأنظمة الأساسية الخاصة بكل منها.
• تعيين لجنة فرعية محددة لمراجعة اتساق الوثيقة. قد يفوت المسؤولون عن كتابته بعض الأخطاء ، لكن هذا أمر طبيعي للعيون التي خلقت النص. سيساعدك وجود فريق منفصل للتحقق من الحالة في جعلك متماسكًا ومتسقًا.