المحتوى

• خطوات

يمكن أن تكون دعوات الكتابة جزءًا مرهقًا من التخطيط لحدث وتنظيمه. ومع ذلك ، إذا كنت تقضي وقتًا أطول قليلاً في قائمة الضيوف ، إذا اخترت وسيلة الاتصال المناسبة ، وقم بتخصيص الدعوات وجمع الردود ، يمكنك إرسال الدعوات بسرعة وسهولة ومراقبة قائمة الضيوف المتزايدة.

خطوات

جزء 1 من 3: عمل قائمة الضيوف

1. 

   ضع قائمة أساسية. يجب أن تتضمن هذه القائمة جميع الأشخاص الذين لا يمكنهم تفويت الحدث ، مثل أقرب العائلة وأصدقائهم المقربين. إذا كان حدثًا احترافيًا ، فقم بتضمين شركاء العمل في القائمة. قد تشمل حفلات التخرج أو الاحتفالات الأكاديمية الأخرى الموجهين والمعلمين المفضلين. يجب أن تأخذ حفلات الزفاف والمناسبات الأخرى مع مضيفين متعددين في الاعتبار الأشخاص المهمين لكل مضيف.

2. 

   
   
   ضمِّن أصدقاء وأقارب آخرين. بعد الانتهاء من القائمة الأساسية ، قارنها مع الحد الأقصى لعدد الأشخاص الذين يمكنك دعوتهم إلى الحفلة أو الحدث. في هذه المرحلة ، يمكنك البدء في إضافة أفراد آخرين من العائلة والأصدقاء غير المقربين. إذا انتهى بك الأمر بوجود عدد من الأشخاص أقل من الحد الأقصى المسموح به ، فلا توجد مشكلة ، ولكن حاول ألا تتجاوز هذا العدد.

3. 

   
   
   فكر في المجاميع. إذا كنت ستسمح للضيوف بإحضار شخص آخر إلى الحفلة ، فستحتاج إلى أخذ هذا الرقم في الاعتبار عند تحديد القائمة النهائية. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك تضمين معلمات الدعوة. على سبيل المثال ، إذا كنت لن تضم أطفالًا في الحدث ، فاكتب بأدب لتذكير الضيوف بأنه لا ينبغي لهم إحضار أشخاص آخرين دون سن معينة.
   • يمكنك كتابة شيء مثل ، "السيد. تمت دعوة جواو ألميدا وعائلته بحرارة إلى حفل زفافنا. نطلب أن يكون عمر جميع الضيوف أكبر من 18 عامًا ".

4. 

   
   
   راجع القائمة. من المهم عدم إهمال أي شخص. اطلب من صديق أو أحد أفراد الأسرة مراجعة القائمة معك وتقديم اقتراحات حول إضافة أو حذف شخص ما. تذكر دائمًا الحد الأقصى لعدد الضيوف وتجنب دعوة الكثير من الأشخاص. ومع ذلك ، إذا كنت تعتقد أن بعض الضيوف لن يتمكنوا من الحضور ، فقم بدعوة بضعة أشخاص آخرين.
   • إذا كنت قلقًا بشأن عمليات الإلغاء ، فحاول إرسال جزء من الدعوات مبكرًا. ثم أرسل جولة ثانية من الدعوات إذا لم يتمكن العديد من الأشخاص من الحضور.

جزء 2 من 3: إنشاء الدعوات

1. 

   قم بعمل الدعوات الخاصة بك. يمكنك استخدام Microsoft Word أو برامج Adobe أو برامج تصميم أخرى. إذا كان لديك خط جميل ، يمكنك أيضًا كتابة كل شيء يدويًا. استخدم ورقًا عالي الجودة بنسيج من الورق المقوى أو أي شيء أكثر تشويقًا.
   • خيار آخر هو إنشاء طبقات متعددة في الدعوات. ابدأ بطباعة بحجم البطاقة وأضف قطعة من الورق المقوى الملون أكبر قليلاً من الخلف. استخدم الغراء أو الشريط اللاصق على الوجهين.
   • إذا كنت تريد تخصيص الوقت وتوفيره ، فاستخدم الطوابع المخصصة.يمكنك تحويل قصاصة أو صورة شخصية إلى طابع ونسخ كل بطاقة بسرعة للضيوف.

2. 

   قم بشراء دعوات مخصصة لتوفير الوقت مقارنةً بـ DIY. تختلف الأسعار على نطاق واسع وفقًا للأسلوب ونوع الورق واللون أو الطباعة بالأبيض والأسود والمتغيرات الأخرى ، لذا احصل على فكرة عن الكيفية التي تريد بها الدعوة للحصول على عرض أسعار دقيق.
   • هناك العديد من القرطاسية ومتاجر اللوازم المكتبية التي تطبع دعوات مخصصة.
   • يمكنك أيضًا العثور على العديد من مواقع الويب التي تقوم بهذا النوع من الدعوات.

3. 

   قم بعمل دعوات إلكترونية. إذا كان ضيوفك أكثر حداثة أو إذا كان حدثك أقل رسمية ، فلديك خيار استخدام تطبيقات متعددة لدعوة الأشخاص بسهولة وسرعة أكبر عبر البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي. تسمح لك معظم البرامج بتضمين تصميماتك الخاصة أو استخدام قالب قياسي لتسهيل الدعوة. بالإضافة إلى تسريع عملية إنشاء التصميم ، ستتمكن أيضًا من الإرسال الفوري عبر ملف رقمي وتلقي الإجابة بشكل أسرع ، وهي فكرة رائعة لمن لديهم موعد نهائي أقصر.

4. 

   اكتب شيئًا شديد الاستجابة. قم بتضمين المناسبة والتاريخ والموقع ووقت الحدث. من المهم أيضًا السماح للضيوف بمعرفة ما إذا كان يمكنهم إحضار أشخاص آخرين أم لا. اطلب أيضًا إجابة باستخدام بطاقة مرفقة أو عنوان بريد إلكتروني أو تطبيق أو هاتف ، حسب تفضيلاتك. اجعل الدعوة قصيرة ولطيفة ، ولكن قم بتضمين طلبات مهذبة مثل: "يرجى الحضور" أو "نطلب حضورك" حتى يشعر الضيوف بالترحيب.
   • على سبيل المثال ، اكتب شيئًا مثل: "من فضلك تعال إلى حفلة عيد ميلادي. سيكون الحدث يوم 16 أكتوبر في منزلي. ستكون الحفلة من 3 إلى 2:30 مساءً. الرجاء الرد باستخدام البطاقة أو بريدي الإلكتروني أو بالاتصال بي ".
   • يجب عليك أيضًا تضمين توجيهات خاصة لحدثك أو تعليمات أخرى ، مثل الزي أو المعلومات الأخرى ذات الصلة.

5. 

   استخدم التسمية الصحيحة للضيف. أهم شيء هو النية ، وخطتك هي إظهار الاحترام للضيوف ، لذا احرص على تذكر هذه التفاصيل وتضمينها. إذا كنت تدعو امرأة غير متزوجة ، فاستخدم "Miss" أو "Ms." ، أو إذا كانت الدعوة لرجل واحد ، فاستخدم "السيد". للزوجين ، استخدم "Mr." و "السيدة". ومع ذلك ، يمكن أن تصبح الأمور أكثر تعقيدًا إذا كنت تدعو أصدقاء أو أقارب بألقاب خاصة ، مثل "د." أو بعض العناوين الهامة الأخرى.
   • إذا استخدمت تسمية خاطئة في دعوة ، اعتذر عبر الهاتف أو شخصيًا أو كتابيًا. هذه طريقة جيدة لتخليص نفسك من الزلة.

6. 

   قم بتضمين المستلم وعنوان المرسل. في الزاوية العلوية اليسرى من المغلف ، قم بتضمين اسمك والشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي. في المركز ، اكتب نفس المعلومات مثل الضيف. يمكنك أيضًا إرسال معلومات الاتصال الخاصة بك داخل الدعوة أو على بطاقة الرد. وبالتالي ، إذا فقد الضيف الظرف ، فسيظل بإمكانه الوصول إلى معلوماتك.

7. 

   وقع بأدب. يجب اختيار جملتك الأخيرة وتوقيعك وفقًا للجمهور. على سبيل المثال ، إذا كنت تدعو رئيسك في العمل ، فإن "التفكير" المهذب هو أفضل طريقة لتوديعه. إذا كان ذلك لوالديك ، فاكتب "بحب". هذه فرصة جيدة لمنح دعواتك لمسة شخصية سريعة وسهلة.
   • استخدم نكتة داخلية لجعل الدعوة أكثر شخصية. على سبيل المثال: "شكرًا لك على شرائي دائمًا مشروبًا يا روبرتو". هذه رسالة شخصية للغاية يمكنك كتابتها إلى زميل في الغرفة في دعوة زفافك. لكن اعلم أنه لن يكون من المناسب جدًا كتابة هذا إلى والديك.

8. 

   تزيين الدعوات. يمكنك العثور على مجموعة متنوعة من العناصر الزخرفية البسيطة ، مثل الحدود ، والعناصر الأكثر تعقيدًا ، مثل الكروم والورود والقرع. إذا كان لديك صديق أو قريب فنان ، فاطلب منه تخصيص دعوتك. هذه أيضًا فرصة أخرى لتضمين أسلوبك الشخصي عند الصنع. ومع ذلك ، تذكر أن التصميم يجب أن يتناسب مع أسلوب الحدث. على سبيل المثال ، قد تكون الجمجمة والعظمتان المتقاطعتان رائعتين في دعوة حفلة عيد الهالوين ، لكنها لن تبدو جيدة في دعوة زفافك.

جزء 3 من 3: جمع الإجابة

1. 

   مراقبة الردود يدويًا. إذا طلبت من الضيوف الرد باستخدام بطاقة قمت بتضمينها في الدعوة أو عبر الهاتف ، فقد يكون من الأسهل إنشاء قائمة يدوية بالردود. يمكن أن تكون بسيطة مثل قائمة مطبوعة للضيوف مع علامات التأشيرة التي تشير إلى وجود أو علامة "X" التي تشير إلى الغياب. هناك خيار آخر وهو إنشاء نظام مراقبة أكثر تقدمًا باستخدام جدول بيانات Excel مع العدد الإجمالي للتأكيدات والضيوف الإضافيين وعدد البالغين أو الأطفال ونوع الطبق وعوامل أخرى محددة مسبقًا.

2. 

   استخدم نظامًا افتراضيًا. إذا قررت أن الدعوات الرقمية هي الخيار الأفضل لحدثك ، فمن المحتمل أن يكون لديك حق الوصول إلى برنامج مراقبة الاستجابة والتأكيد. هذا هو أحد الأسباب التي تجعل الناس يختارون الدعوات الإلكترونية. ومع ذلك ، إذا كنت قد أرسلت دعوات ورقية تقليدية ، فلا يزال من الممكن نقل قائمة الضيوف والمعلومات إلى أنظمة المراقبة الرقمية للتحكم في العملية. هناك العديد من الموارد على الإنترنت رخيصة أو مجانية.

3. 

   استعد للعدد المناسب من الضيوف. عندما تكون لديك فكرة جيدة عن عدد الضيوف الذين يمكنهم حضور الحدث ، رتب المكان والبوفيه وأماكن الإقامة الأخرى لتلبية احتياجات الحاضرين. تحقق مرة أخرى من عدد الوجبات التي طلبتها ، والحد الأقصى للإشغال في المكان وعوامل أخرى لتوفير تجربة جيدة لجميع الحاضرين.

4. 

   أرسل بطاقات شكر. لا يهم ما إذا كنت قد تلقيت هدايا من الضيوف أم لا ، فمن المهم إظهار أنك ممتن لأنهم أضافوا الحدث الخاص بك إلى تقويمهم. استخدم قائمة بالتوقيعات أو اطلب من شخص ما البقاء عند الباب لمراقبة من حضر. ثم أرسل بطاقات شكر.
   • يمكن أن تحتوي البطاقة على رسالة بسيطة مثل: "شكرًا لك على حضورك إلى حفلة عيد ميلادي!"
   • إذا تلقيت هدية ، فقم بتضمين إشارة محددة على البطاقة تقول شيئًا مثل ، "شكرًا جزيلاً لك على حضور حفل التخرج. إنني أتطلع إلى استخدام مجموعة الأقلام التي قدمتها لي في حياتي المهنية المستقبلية! "
   • مثل الدعوات ، يمكن طباعة هذه البطاقات رقميًا أو تقليديًا ، اعتمادًا على موقفك المحدد.