المحتوى

• خطوات
• أسئلة وأجوبة المجتمع

أقسام أخرى

يعد إجراء اجتماع فعال أمرًا بالغ الأهمية لوظيفة أي شركة أو منظمة. إنه يوفر فرصة للتنظيم ومشاركة المعلومات والتعاون مع أعضاء الفريق المتنوعين ومعالجة الأهداف بكفاءة. يعد الاستعداد وتولي القيادة عند الحاجة والتفويض الفعال عناصر مهمة للاجتماعات الفعالة. بالإضافة إلى ذلك ، عند إجراء الاجتماعات ، تأكد من تعزيز طاقة الفريق والمشاركة قدر الإمكان.

خطوات

جزء 1 من 3: عقد اجتماع

1. 

   كن مستعدا. تأكد من أن لديك جدول الأعمال في متناول اليد ، وإحساس بالنقاط الرئيسية التي يجب التأكيد عليها ، وفهم النتائج التي يجب تعزيزها قبل انتهاء الاجتماع.
   • تظهر في الوقت المحدد. الإدراك في مكان العمل مهم. إذا حضرت إلى الاجتماعات قبل موعدها بـ 15 دقيقة ، فسيفترض الأشخاص أنك تفتقر إلى الإنتاجية أو أنك تستخدم الاجتماع لتخصيص وقت بعيدًا عن المهام الأخرى.
   • احصل على نسخة من جدول الأعمال في متناول اليد. في حين أن معظم الأشياء رقمية هذه الأيام ، فإن أفضل ما يمكنك فعله في بعض الأحيان هو طباعة نسخة من جدول الأعمال حتى تتمكن من تدوين ملاحظات سريعة حسب الحاجة.

2. 

   
   
   قيادة الاجتماع. وهذا يعني اتخاذ خطوات لضمان حل جميع أعمال جدول الأعمال وسماع جميع الأصوات. فيما يلي اقتراحات للمساعدة في ذلك:
   • هل نداء الأسماء. الاجتماعات هي وسيلة لنشر المعلومات بكفاءة إلى مجموعة وكذلك السماح بالمناقشة للتأكد من أن جميع الأشخاص يفهمون دورهم في النتائج المتوقعة. يضمن إجراء نداء الأسماء أنك تعرف من لم يحضر الاجتماع حتى يمكن الاتصال بهم لاحقًا وملءهم. كما يوضح أيضًا أنك جاد بشأن المعلومات الواردة في الاجتماع.
   • راجع جدول الأعمال. يساعد ذلك المشاركين على تركيز انتباههم وفهم ما هو مطلوب منهم. يحضر العديد من الأشخاص الاجتماعات واحدًا تلو الآخر ويمكن أن يكون توفير منظم مسبق مفيدًا للتركيز.

3. 

   
   
   قم بتأكيد خطة العمل. خطة العمل هي ملخص نهائي يؤكد الإجراءات التي يجب أن تتبع الاجتماع. كما يقدم خطة للمضي قدمًا تؤثر على جميع أعضاء الاجتماع. فيما يلي بعض الاقتراحات لإنشاء خطة عمل:
   • تأكد من أن كل هدف له "شخص محدد": لا يُتوقع أن يكمل الشخص المعني الهدف بشكل شخصي ؛ بدلاً من ذلك ، يعملون كمدير مشروع يربط بين الأشخاص الذين يحتاجون إلى المشاركة ويوفر الموارد اللازمة.
   • تعيين تقارير التقدم: يمكن أن تكون هذه التقارير رسمية أو غير رسمية ، ولكن الفكرة هي أن الشخص المعني يعرف أنه يجب عليه تسجيل الوصول بعد فترة زمنية معينة لتأكيد التقدم في النتائج.

4. 

   
   
   ابق على الموضوع. بعد كل بند من بنود جدول الأعمال والمناقشة المقابلة له ، قم بتلخيص النتائج باختصار لكل مناقشة المجموعة ، وطرح الأسئلة والمضي قدمًا.

5. 

   حدد موعد الاجتماع القادم. من خلال جدولة اجتماع أثناء وجود كل شخص لديك ، فإنه يضمن أنه يمكنهم الاستجابة فورًا مع وجود تعارضات في الجدول. بالإضافة إلى ذلك ، فهذا يعني أيضًا أنه سيتم تحديد موعد اجتماعك مسبقًا قدر الإمكان ، مما يمنع التعارض مع الاجتماعات الأخرى.
   • جمع بنود جدول الأعمال عبر البريد الإلكتروني. عند انتهاء الاجتماع ، أشر إلى أنك ستستخدم جدول الأعمال الحالي كمسودة للاجتماع التالي وشجع الحاضرين في الاجتماع على إرسال بنود جدول الأعمال إليك ذات الصلة بالأهداف الحالية.

جزء 2 من 3: التحضير لاجتماع

1. 

   قرر من سيكون الرئيس. يقع هذا الدور عادة على عاتق المديرين ؛ ومع ذلك ، هناك طريقة رائعة لخلق فرص قيادية لأعضاء الفريق الصاعدين والقادمين وهي تكليفهم بدور رئاسة اجتماعات الإدارات.

2. 

   اطلب من المتحدثين للمشاركة. عادة ما يكون المتحدثون هم الموظفون الرئيسيون للأهداف الفردية. لقد كانوا ينظمون الأشخاص والموارد لإنجاز المهمة ويمكنهم وصف العملية والنتائج بشكل أكثر فعالية. يمكنهم أيضًا التعبير عن مخاوفهم بشأن الصعوبات غير المتوقعة والحاجة إلى المزيد من الموارد.
   • إن إشراك أشخاص آخرين وجعلهم يقدمون التحديثات أثناء الاجتماع سيجعلك لا تتحدث فقط في مقدمة الغرفة طوال الوقت.

3. 

   تنسيق الجداول. قم بجدولة الاجتماعات لاستيعاب التوافر والقيود الواقعية. على سبيل المثال ، بينما قد يكون الجميع متاحين في وقت متأخر من بعد ظهر يوم الجمعة ، فقد لا يكون هذا هو أفضل وقت لمناقشة القضايا الصعبة.
   • إذا لم يتمكن الجميع من عقد الاجتماع ، فقم بتقييم من هم اللاعبون الرئيسيون في المشروع ، مع التأكد من تطابق الاجتماع مع جداولهم الخاصة.
   • تدوين المندوبين الملاحظات والتأكد من نشر تفاصيل الاجتماع لأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور.

4. 

   قم بإعداد جدول أعمال. يجب أن يحدد جدول الأعمال ، على الأقل ، قائمة بالموضوعات ، ويفوض واجبات العرض التقديمي ، ويضبط الوقت المخصص لكل بند من بنود جدول الأعمال. فيما يلي بعض الاقتراحات المفيدة لصياغة جدول أعمال الاجتماع:
   • اطلب اقتراحات. يعد البريد الإلكتروني مصدرًا جيدًا لذلك ، لأنه يمكنك الحصول على طلبات كتابية. اقبل اقتراحات جدول الأعمال حتى يومين قبل الاجتماع.
   • لخص جميع طلبات جدول الأعمال في جدول به أعمدة للموضوع والمتحدث والوقت المخصص. إذا كانت هناك طلبات معينة في نطاق الموضوع العام ، فاتصل بالشخص واقترح تحويل الطلب إلى مذكرة منفصلة ، أو مناقشته في اجتماع مستقبلي.
   • كن واقعيا. لا تحاول حشر 30 دقيقة من الوصف والمناقشة في 15 دقيقة. بدلًا من ذلك ، تجاوز الوقت المحدد للاجتماعات وانتهِ مبكرًا إذا لزم الأمر.

5. 

   ضع قواعد الاجتماع. لا يجب أن يكون هذا رسميًا أو عقابيًا ، ولكن من المفيد اقتراح بروتوكول لضمان سير الاجتماع بسلاسة وحصول الجميع على أفكارهم.
   • يمكن القيام بذلك في بداية الاجتماع. ما عليك سوى ذكر "حرصًا على الوقت ، احتفظ بالأسئلة والتعليقات حتى بعد تقديم كل متحدث. إذا لم نصل إلى تعليقك خلال وقت المناقشة المخصص ، أرسل لي بريدًا إلكترونيًا لاحقًا ويمكننا التحدث."

6. 

   حدد الأطر الزمنية. كجزء من جدول أعمالك ، قم بتضمين المدة التي سيستغرقها الاجتماع بالإضافة إلى مؤشرات حول المدة التي سيتحدث فيها المتحدثون الأفراد ، ومدة المناقشة العامة بعد كل نقطة من جدول الأعمال.
   • يمنح هذا المشاركين إحساسًا بالتوقيت الذي يساهمون فيه ويمكن أن يقلل من نقاط النقاش غير الضرورية أو الدخيلة.
   • القاعدة العامة الجيدة هي تخصيص 10 دقائق على الأقل بعد كل نقطة نقاش للمناقشة.

7. 

   تعميم جدول الأعمال. في اليوم السابق للاجتماع ، قم بتوزيع جدول أعمال الاجتماع. يضمن ذلك حصول كل شخص على نسخة ، وأنه مستعد لما يمكن توقعه من الاجتماع نفسه. يمنحهم هذا أيضًا الفرصة للتواصل معك إذا كانت هناك معلومات غير صحيحة في جدول الأعمال.

8. 

   إرسال تذكير. إذا كان هذا اجتماعًا جديدًا أو غير متكرر ، فأرسل تذكيرًا قبل الاجتماع بساعة لتذكير الجميع بالحضور.

جزء 3 من 3: أن تكون رئيسًا فعالاً

1. 

   تكون رائدة. تحمل مسؤولية الاتصال في الاجتماع. تأكد من أنه يلبي جميع أهداف جدول الأعمال. تفويض مسؤوليات القيادة ذات الصلة للمتحدثين الذين لهم دور في الاجتماع. إظهار المشاركة في جميع مراحل المناقشة.

2. 

   تشير إلى التقدم وعدم إحراز تقدم. إذا كان هذا الاجتماع يتناول سلسلة مستمرة من الأهداف ، فاذكر أين حدث التقدم ومن المسؤول عنه.
   • إذا كانت هناك أهداف لم تتقدم منذ الاجتماع الأخير ، فقم بتحديد السبب.
   • إذا كان هذا بسبب نقص الوقت أو الموارد ، فتحدث إلى الشخص المعني حول كيفية معالجة هذا الأمر ، ربما خارج الاجتماع نفسه.

3. 

   أعد تركيز المناقشة التي خرجت عن صلب الموضوع. هناك أوقات يمكن أن يؤدي فيها الحماس أو الإحباط إلى دفع المناقشات عن مسارها. ابقَ منتبهًا وتأكد من إعادة المناقشة البعيدة إلى التوافق مع أهداف جدول الأعمال. فيما يلي بعض الأساليب المقترحة:
   • ضع إطارًا للاجتماع على أنه "مهمة جمع حقائق": عندما نقوم بذلك ، فهذا يعني أن الجميع بحاجة إلى الاستماع إليهم من أجل تجميع أكبر قدر ممكن من المعلومات. هذا يمكن أن يشجع لقاء المحتكرين على انتظار دورهم.
   • جرب Cyberstorming: يستخدم Cyberstorming الدردشة الإلكترونية أو بنية المنتدى لمشاركة الأفكار ويمكن تسخيرها لغرض الاجتماعات غير الرسمية. نظرًا لأن كل ما يتم إدخاله يمكن رؤيته من قبل جميع أعضاء الفريق الآخرين ، فإنه يزيل المنافسة فيما يتعلق بمن يتم الاستماع إليه.
   • تحييد التجوال: إذا كان أحدهم يتجول ، فقل "هذه نقطة جيدة ، بوب ، ويسعدني أنك طرحتها. فلنتحدث عن ذلك لاحقًا ، حسنًا". في كثير من الأحيان لا يدرك الناس أنهم يتجولون ، ولكن إذا كانت النقطة مهمة بما فيه الكفاية بالنسبة لهم ، فسوف يأتون إليك بشكل مستقل للتحدث بإسهاب.
   • الظلال الضابطة: في بعض الأحيان ، لا تكمن المشكلة في أن الفرد يطول أكثر من اللازم ولكن في محاولة إعادة تركيز المناقشة على نقطة خارجية خارج جدول الأعمال. عندما يحدث هذا ، أقر بما يقال واعرض إضافة نقاط المناقشة إلى جدول أعمال الاجتماع التالي ، ولكن حافظ على ثبات أن الاجتماع يجب أن ينتقل إلى الأهداف المذكورة.
   • لديك واحد لواحد. تحدث مع المحتكر حول ما حدث. افعل هذا بشكل خاص. تأكد من استخدام نبرة القلق بدلاً من الانزعاج. تأكد من التركيز على ما لاحظته وإتاحة الفرصة للشخص الآخر لشرح رده. اعرض مساعدة هذا الشخص على منع الاحتكار في المستقبل.

4. 

   الانتقال بين النقاط بشكل فعال. كن حازما عند الحفاظ على ضيق الوقت. هذا لا يعني أن تكون فظا. ومع ذلك ، فهذا يعني السماح للأشخاص بمعرفة أن الاجتماع يمضي قدما وأنه يمكنهم مواصلة مناقشتهم الحالية مع الأطراف ذات الصلة بعد الاجتماع.
   • لا تقم بالتدحرج: على الرغم من أهمية إبقاء الاجتماع في المسار الصحيح ، إلا أنه قد يؤدي إلى نتائج عكسية لزيادة السرعة بين بنود جدول الأعمال. قبل المضي قدمًا ، اسأل دائمًا عن أسئلة أو مخاوف. تأكد من أن الفريق على متن الطائرة ومستعد للمضي قدمًا معك ، بدلاً من تركه في الخلف.

5. 

   قم بتمييز النقاط المهمة. يجب التأكيد على الأهداف الرئيسية ، والتأكيد على علاقتها بالأهداف الأقل أهمية.
   • ساعد أعضاء الاجتماع على فهم نطاق المشروع وكيف أن كل جزء على حدة هو جزء مهم في كل أكثر أهمية بكثير.

6. 

   ساعد في تدوين الملاحظات إذا لزم الأمر. عادة ما يكون هناك شخص مكلف بتدوين الملاحظات في كل اجتماع ؛ ومع ذلك ، إذا أصبحوا مرتبكين ، فإن مهمة القائد هي التدخل وتكليف نفسه أو نفسها.

7. 

   وضح أي سوء فهم. في نهاية كل نقطة ، يقدم قائد الاجتماع ملخصًا يمكن للحاضرين أخذه بعيدًا عن الاجتماع. تقدم ملخصات الحد الأقصى أيضًا فرصة للأشخاص للتناغم عندما لا يكونون واضحين بشأن شيء ما.
   • بصفتك قائد الاجتماع ، كن مستعدًا لشرح الأفكار التفصيلية حتى يفهمها أعضاء الفريق.

8. 

   تقديم ملخص شامل في نهاية الاجتماعات. تتجنب القيادة الحازمة الركود والتذبذب ، مما يبقي العمال في مهمة وتحفزهم ، بينما يتصرفون أيضًا بشكل مستجيب للتغيير والمعلومات الجديدة. فيما يلي ميزات القيادة الحاسمة:
   • وضوح الغرض: يضمن مواءمة جميع القرارات مع الأهداف والأخلاق التنظيمية.
   • المشاركة: تتيح للقادة العيش بالقدوة ، وتجسد المشاركة مع قيم الشركة التي تسمح باتخاذ قرارات فعالة وفعالة.
   • الشفافية: لا تسمح بالمصلحة الذاتية. بدلاً من ذلك ، يوضح كيف تساعد القرارات لصالح الشركة الجميع على الازدهار.
   • خلق ثقافة من الفشل الصادق: الفشل الصادق هو نقاط التعلم التي تعمل كنقاط انطلاق لاتخاذ قرارات أفضل. تحتضن القيادة الحاسمة تلك الأوقات التي ترتكب فيها الأخطاء.
   • التواصل المفتوح والفعال: يضمن التوافق مع قيم الشركة عدم وجود أي تضارب أو تناقض عند التواصل مع الإدارة العليا أو أسفل التسلسل الهرمي للموظفين المُدارين.

أسئلة وأجوبة المجتمع

كيف أتأكد من تلبية متطلباتي؟

تدرب أمام أفراد الأسرة واطلب نقدهم. يمكنهم إخبارك ما إذا كنت تقوم بعمل جيد أم لا.

ما أنواع الأسئلة التي سأطرحها في مقابلة عمل؟

يسألونك عادةً عن نقاط قوتك وضعفك ، وخبرتك ، ولماذا تريد العمل في تلك الشركة ، ولماذا تركت / تركت وظيفتك الأخيرة ، وما هي متطلبات راتبك.